--> To-do: Læs 7 eksperters staldtips til en effektiv arbejdsdag =>

Kommentarer

  1. God artikel, og det er undervurderet hvad en god to-do-liste kan gøre for din arbejdsdag. Selv bruger jeg Clear (iPhone) til mine private lister og Wunderlist til arbejdsmæssigt og større projekter.

  2. Fedt emne, jeg har også netop logget lidt om to-do-lister 🙂

    Ihh jeg elsker to-do-lister 🙂 Men det er en kæmpe udfrdring at arbejde 100% fokuseret på dem, synes jeg, så jeg øver mig 😀 😀 😀

    Der hvor to-do-lister virkelig sparker røv for mig, er når jeg bruger dem til “gentagne” projekter.
    f.eks. når jeg skal holde et webinar eller markedsføre en begivenhed.
    Første gang jeg arbejder med processen noterer jeg hvert enkelte lille bitte skridt jeg foretager mig i projektet. Når det hele er på plads, så renskriver jeg min liste og får den sorteret så jeg næste gang får gjort alle tingene i en optimal rækkefølge… (Det er bare enormt meget spild af tid at skulle sætte annoncer op, have glemt at lave grafik til dem, så til at åbne photoshop, finde alle delene til grafikken, google efter dimensioner til layoutet, gemme og så endelig vende tilbage til opsætningen af annoncerne).

    Jeg noterer alle relevante informationer i projektets to-do list, så jeg ikke skal sidde og lede efter praktiske detaljer næste gang jeg skal køre det samme projekt.

    -og næste gang jeg skal køre er lignende projekt, så hiver jeg en kopi frem af den gamle to-do-liste, så er der lavet en plan i løbet af 2 sekunder og det er bare nogle få ting der skal rettes til i planen.

    Jeg har valgt at bruge https://app.asana.com/ til at styre mine projekter, da jeg netop kan kopiere to-do-listerne der i frem for at skulle lave en ny liste hver gang.

    Bonus er også at når jeg engang skal ud at have ansat en assistent, så bliver det ekstremt nemt at sætte hende til at overtage noget af mit arbejde, da alle opgaverne er skrevet ned og lige til at gå til 🙂

    Kh. Mette

    • Ja. Gentagne processer bliver virkelig effektive, når de er godt beskrevet.
      Jeg har også flere ting, der kører på den måde. Jeg kører det så som dokumenter, jeg printer ud og streger over på.

      Når jeg så går gennem processen noterer jeg, hvis der er noget, som lige skal evalueres i processen og så optimerer jeg løbende.

      Jeg vil dog skelne mellem to-do lister i daglig brug til at tømme hovedet for opgaver og så den her type af procesbeskrivelser. Det er for mig to forskellige værktøjer. Men begge to er stærke værktøjer.

      • Jeg er helt enig… jeg kører også mine processer og to-do lister hver for dig.
        -og hvor er det bare rart at få tømt hovedet for alle opgaverne 🙂

  3. Der er mange sandheder . Herligt at opdage at jeg bruger lidt fra hver af de 5 første besvarelser …. 7 besvarelser blev lige lidt for meget for mig at læse ….min vigtigste læring 1. Vi bruger to dolister og tidsstyring forskelligt 2. at min egen personlige måde når den virker er bedst uanset hvad andre mener. . 3. At brug af tidsstyring forandre sig over tid og i perioder og må rettes og ændres 4. at det der står på den daglige to do liste skal stå i aktivt sprog og i del opgaver . Det virker psykologisk godt til at få handlet

    • Ja. Jeg er også blevet mere hardcore omkring, at det er mit eget system. Jeg suger stadig masser af inspiration til mig og deler gerne ud af mine erfaringer. Men hvis du overtager en andens system, så er min erfaring i hvert fald, at det lynhurtigt falder sammen igen.

  4. Tak for en interessant og inspirerende artikel!

    Jeg er enig med Jacob Saaby Nielsen i, at to-do lister i høj grad handler om, at få opgaverne ud af hovedet. Mange af læserne af denne artikel er nok bekendt med, at vores hjerne ikke kan holde styr på flere end 7 +/- 2 informationer ad gangen. Ved at få opgaverne ud af hovedet, og ned på f.eks. et stykke papir, er vi i stand til at fjerne de forstyrrende tanker, om hvad man skal huske at få gjort – og istedet bevare fokus og bruge energien på at udføre én enkelt opgave adgangen.

    Formålet med en to-do liste er at skabe et overblik, som flere af jer nævner, og hjælpe med at prioritere opgaverne på listen. Formålet med en to-do liste er også, at du kan holde fokus på at få udført opgaver og skabe fremdrift. Og for mange mennesker skaber netop denne fremdrift en følelse af succes!

    Men disse to-do lister bliver ofte lange, uoverskuelige, et mix mellem private opgaver og arbejdsrelaterede opgaver etc. Og dermed begynder listerne, at blive mindre brugbare. Jeg kender det fra mig selv fra tidligere. Men det er der nu lavet om på!

    Personligt bruger jeg kun ét værktøj (www.grouproom.com). Her håndterer jeg mine private to-dos, og samtidigt bruger jeg platformen til at samarbejde om opgaver på tværs af de teams, jeg er involveret i. Og så er løsningen også tilgængelig på min iPhone, så jeg altid kan krydse mine opgaver af på farten eller tilføje nye opgaver.

    Det fede og anderledes ved GroupRoom er, at det hjælper mig med, at foretage en knivskarp prioritering af opgaverne. Opgaverne bliver nemlig prioriteret efter følgende parametre:
    1. Deadline
    2. Arbejdsindsats (kort tid/lang tid)
    3. Effekt/værdi af den opgave der skal udføres

    Kalenderen i løsningen hjælper mig med at se, hvilke opgaver jeg skal have udført i dag. Ja, nogle opgaver skal jo bare udføres, selvom de ikke er specielt interessante:)

    Samtidig hjælper vurderingen af arbejdsindsats og effekt mig med, at vælge “de lavt-hængende frugter” (de opgaver der kun kræver en lille arbejdsindsats, men som giver en stor værdi, når opgaven er udført). Det er en form for LEAN-agtig eller 80/20-agtig prioritering af mine opgaver.

    Det har været en enorm lettelse, at få samlet alle mine opgaver ét sted, så jeg kan bevare overblikket. Og at GroupRoom, så samtidig både hjælper mig med at prioritere mine opgaver, og at jeg kan samarbejde med mine teams – ja, det er jo bare bonus!

    P.S.
    En anbefaling til alle læsere af Alt Om Ledelse. For et par år siden læste jeg en yderst spændende bog, der handler om, hvordan man kan bevare fokus i vores tidsalder, hvor vi i høj grad er præget af konstante afbrydelser. Det er en gratis e-bog af Leo Babauta, og titlen er “Focus: a simplicity manifesto in the age of distraction”. Rigtig god læselyst!

  5. Super tips der kommer rundt omkring i denne artikel. Nogle af dem bruger jeg også selv i min egen udgave.

    Jeg har selv prøvet mange forskellige måder at organisere mine idéer og todo-lister. Jeg har prøvet at skrive dem direkte ind i min kalender og afsætte tid. Men når man så først er blevet forstyrret af et telefonopkald og man er kommet bagefter planen, så synes jeg pludselig at det hele roder og er alligevel svært at overskue.

    Jeg har selv gang i mange forskellige projekter, både via mit job, i min fritid og i min egen virksomhed med forskellige projekter i gang.

    Jeg bruger Wunderlist og Evernote. I Evernote samler jeg alle mine idéer, artikler jeg synes er gode og som jeg måske vil bruge senere, idéer til blogindlæg, halvfærdige blogindlæg osv.

    Wunderlist bruger jeg til at samle alle opgaver. ALLE OPGAVER noterer jeg her. Dvs. står jeg på mit arbejde (hvor jeg underviser i musik) og der opstår en opgave, så er jeg begyndt at hive telefonen frem og skriver opgaven direkte ind i Wunderlist. Samtidig sætter jeg en dato på, for hvornår jeg vil udføre opgaven.

    Jeg har så oprettet forskellige lister inde i Wunderlist. En liste for hvert projekt. Jeg forsøger at bryde alle større opgaver ned i mindre punkter og er der mange underpunkter, så opretter jeg simpelthen en midlertidig liste til det projekt. Når projektet er overstået så sletter jeg bare den liste igen.

    Dvs. at jeg gør også det med at bryde store opgaver ned i små opgaver. Jeg skriver og arrangerer en del musik. Sådan en nodeopgave kan tage flere uger at lave. Men den er brudt ned i takter, instrumenter og delopgaver, som jeg så har sat forskellige datoer på, så jeg går frem i den proces jeg ved. Er der nogle opgaver jeg ikke når på den dag jeg har sat det til, så ved jeg at jeg er bagud og skal forsøge at speede op og indhente noget af det fortabte, da jeg ellers risikerer at levere til kunden for sent.

    I Wunderlist er der en fane der hedder “I dag” og den fane har jeg så åben på min computer (på skærm nr. 2) hele dagen, så jeg kan hakke de udførte opgaver af.

    Et lille tip her er, at jeg også godt kan lide den fysiske fornemmelse af at strege noget ud på papiret når en opgave er udført. Den giver jeg fra mig når jeg bruger et online program (som jeg synes er bedre da jeg så altid har den med mig). Men jeg har ikke slået lyden fra, når man hakker en opgave af. Jeg har nærmest lært mig selv at nyde det lille pling der kommer når en opgave hakkes af, ligeså så meget som at slå en streg med blyanten på papiret.

    Tosset? Ja, men det virker sq meget godt. En lille glædesfølelse hver gang.
    Og bryder man opgaverne ned i delopgaver godt nok, så er der mange pling i løbet af en dag 🙂

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

MENU