Det effektive møde

I denne føljeton af artikler vil du få gode råd og inspiration, til hvordan du gennemfører det ”Effektive møde”. Hvordan du forbereder og afholder det effektive møde. Men også hvordan du lettest udarbejder mødereferat og følger op på aftalerne, så der sker noget efterfølgende. Ofte er det jo først efter selve mødet, at opgaverne løses. Derfor kan klare aftaler og en venlig påmindelse gøre en stor forskel på udbyttet af mødet.

Kort sagt: Du får gode råd til, hvordan du holder møder, der giver værdi for dig, deltagerne og virksomheden.

Hvad kendetegner et effektivt møde?

Et effektivt møde er et møde, hvor mødeleder og deltagerne får en fornemmelse af, at udbyttet er større ved at holde mødet, fremfor at alle deltagerne individuelt arbejder videre med deres egne opgaver.

Vi kan også vælge at se på modsætningen (til det effektive møde). Du kan måske nikke genkendende til den her situation.

Hvor du sidder i et møde, men tripper for at komme videre. Videre med dagens arbejde. Møder hvor du undrer dig over, hvorfor du deltager og er usikker på, hvad der er besluttet, og hvem gør hvad bagefter. Møder du føler er spild af tid.

[golearn-box id=”6957″]

Møder, der:

• Resulterer i beslutninger
• Har en rød tråd
• Tager kortere tid

Effektive møder, der giver dig og dine kollegaer mere tid til dagens andre opgaver.

I første del af føljetonen fokuserer vi på, hvordan du forbereder dig selv og dine kollegaer til et effektivt møde.

Er du klar på at gå forrest?

Der er altid én, der skal gå forrest. Og da du læser med her, kan det passende være dig, der tager bolden, og viser det gode eksempel.

Først og fremmest skal du afklare dit formål med mødet: Hvorfor skal I egentligt mødes?

Et møde skal afholdes primært for at beslutte noget. Beslutte, så du kan komme videre med dit projekt eller opgave. Det kan være i form af godkendelse af fremsendte oplæg, tildeling af ønskede midler til projektet eller prioritering af ressourcer på tværs af organisationen.

Du ved bedst hvad formålet er, og det skal stå helt tydeligt i din mødeindkaldelse og dagsorden.

Start med en god dagsorden

Efter du har afklaret dit formål, skal du beslutte hvilke punkter, der skal på dagordenen.

Din dagsorden bør ikke indeholde ord som: informere, gennemgå eller præsentere. Det er langt mere effektivt, hvis du sender informationerne til deltagerne inden mødet. Det giver deltagerne mulighed for at ”sove på det” og stille afklarende spørgsmål inden mødet. Dermed har alle deltagerne de bedste forudsætninger for at træffe beslutninger. Velinformerede beslutninger!

Overvej også hvem der skal deltage, og om alle inviterede skal deltage på hele mødet. Der er sjældent behov for, at alle inviterede er involveret i alle beslutningerne.

Lav din dagsorden således, at folk kan komme/gå til deres del af mødet. Ja, det kræver mere af dig og dine forberedelser. Men det er en stor fordel for dine kollegaer, at de ikke behøver deltage i hele mødet, blot for at givet et kort indlæg.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt én af dine kollegaer bør deltage eller ej, så undlad at invitere ham.

Brug hellere 10 minutter på at få de ønskede informationer fra din kollega før mødet.

Du kan med fordel allokere tid til hvert punkt på selve dagsordenen. Dermed ved mødedeltagerne hvor meget tid der er afsat, og du kan – som mødeleder – bruge det som styringsværksværktøj under mødet.

Derudover er det vigtigt, at du har tydeliggjort hvilke forberedelser, du forventer folk har gjort inden mødet. Dette bør ligeledes fremgå af mødeindkaldelsen og (på) dagsordenen – hvis muligt.

Dagsorden og informationer bør sende ud til alle deltagerne seneste 2 dage før mødet.

Tænk ud af boksen og begræns varigheden af mødet

Møder der afholdes som traditionelle vi-sidder-i-mødelokalet varer ofte længere, end hvis du afholder et stå-op-møde. Årsagen er blandt andet, at det bliver for komfortabelt at sidde i de bløde stole og nyde kaffen mens mødet afholdes.

Overvej derfor hvor mødet skal afholdes. Det kan sagtens være ved et cafe-bord, et whiteboard eller mens i går en tur i den dejlige danske natur. Hvis du/I arrangerer en ”walk-and-talk”, peger forskningen på, at mødet både bliver kortere og langt mere effektivr. En af årsagerne er, at både venstre og højre hjernehalvdel aktiveres, men også at de traditionelle rammer brydes. Derudover får du frisk luft og motion, som giver energi. Også efter mødet.

Overvej også længden på mødet, inden du indkalder. Der er ingen grund til at indkalde til én time møde, hvis du vurderer, at mødet kan afholdes på 40 minutter. Det er en klar fordel, hvis du signalerer, at tiden er knap, og fokus derfor skal være på dagsordenen (og ikke hyggesnak).

Det er ofte set at ”at et møde udvider sig til at passe til netop den tid, der er sat af til det’”. (Det fænomen kaldes Parkinsons lov). Og det giver IKKE et effektivt møde.

Godt begyndt er halvt fuldendt

Måske en kliche og en overdrivelse. Men ikke desto mindre, kan du med stor fordel forberede yderligere et par ting inden mødet.

Såfremt I afholder mødet i et mødelokale, kan du på forhånd samle alle filer i én folder på dit ”skrivebord”, enten som ”shortcuts” eller ved at tage en kopi af filerne. Dermed skal du ikke lede efter filerne under mødet. Alternativt kan du åbne alle dokumenterne inden mødet. Her er der dog en risiko for, at det bliver uoverskueligt – alt efter hvor mange filer du skal bruge.

Hvis mødet afholdes et sted, hvor der ikke er en skærm eller projekter, kan du printe udvalgte sider f.eks. i A4/A3 format, der kan hænges op på tavlen. Hvis der er behov for mange sider fra et oplæg (f.eks. i PowerPoint), er det muligt at printet 6 slides på én side (se print indstillinger). Eller det kan ses på iPad eller smartphone.

Slutteligt bør du beslutte, hvilket format dit mødereferat eller opgaveliste skal have. Du kan formentlig påføre en del af de opgaver, der forventeligt skal løses og/eller beslutninger, der skal træffes inden mødet. Dermed er det ”kun” ansvarlig tovholder, deadline og evt. status/noter, der skal tilføjes (referat og opgaveliste bliver uddybet i næste del af denne føljeton).

Sidst, men ikke mindst

Hvis du vil skabe resultater, så skal du implementere rådene. Ikke bare læse dem og tænke: ’Detlyder meget smart, men det virker nok ikke i min forretning’.

Jo, det virker.

Prøv selv.