Bliv mere produktiv: De 5 trin fra Getting Things Done

Lær hvordan du anvender de simple vaner fra Getting Things Done® (GTD) i din hverdag til at opnå mere kontrol og perspektiv. I denne artikel giver Danmarks eneste certificerede GTD Trainer, Lars Rothschild Henriksen, forklaringen på hvorfor du har brug for et system til alle dine forpligtelser. I artiklen finder du også konkrete tips, som du direkte kan tage i brug i din vej mod både at blive mere produktiv og samtidig mindre stresset.

Du kan kun huske 4 ting

Du har sikkert oplevet at være stresset over for meget at lave. Hvad gjorde du for at få overblikket? Lavede en liste? Og du fik lidt mere ro i sindet ved at få det ned på papir? Du er ikke alene – det er det, de fleste af os gør. Og det er smart! Undersøgelser viser nemlig, at din hjerne kan håndtere omkring 4 meningsfulde ting på én gang. Mere end det, så ryger der noget andet ud.

Læs også: Personlig effektivitet for ledere

Men tænk over, hvad denne begrænsning betyder for dig? Du har jo sikkert altid flere end 4 ting, du skal klare – hvordan løser vi det? Det er egentlig simpelt: Skriv alle dine forpligtelser ned. Hvis du ikke skriver dem ned, bliver du styret af det nyeste der kommer ind i dit liv – for mange af os, de øverste mails i bunken i indbakken.
Nutidens komplekse samfund fungerer ikke godt sammen med den hjerne, der hjalp os på savannen. Vi er nødt til at finde en mere hensigtsmæssig måde at arbejde på. Vi er nødt til at have et system, der kan håndtere alle vore forpligtelser.

Brug din hjerne til at FÅ idéer

Forfatteren til GTD, David Allen, beskriver ofte essensen i GTD som Your head is for having ideas, not holding them – din hjerne er til for at få idéer, ikke til at gå og huske på dem. Metoderne i GTD blev oprindeligt beskrevet i bogen af samme navn i 2001, som blev gen-skrevet og udgivet igen her i 2015 (i 2016 på dansk). GTD bruges i dag af millioner af mennesker verden over og i stigende grad også herhjemme, hvor vi ser en stigende interesse i bogen samt i vore seminarer og gratis møder.
Det første folk lærer i vore seminarer er de 5 trin i workflowet. 5 trin, du er nødt til at mestre for at kunne håndtere alle dine forpligtelser – alt det, der sker i dit liv. Herunder finder du en beskrivelse af hvert af de 5 trin.

1. Indsamle

Hav altid indsamlingsværktøjer (telefon, notesblok eller lignende) ved hånden. Skriv alt ned, der potentielt har betydning for dig, i samme øjeblik som du får tanken. Læg det i din indbakke til senere gennemgang. Vær også opmærksom på dine digitale indbakker, som indsamler automatisk for dig.

2. Afklare

Gennemgå hver eneste af de “løse tråde” i dine indbakker og spørg dig selv: Er dette noget, jeg skal handle på? Hvis svaret er nej, er der 3 muligheder: Smid det ud, læg det i dit arkiv eller på en liste med ting, du vil på et senere tidspunkt men ikke lige nu (“rug på det”).
Hvis svaret er ja, spørg dig selv: Hvad er den næste handling jeg skal foretage mig, for at komme tættere på mål med dette? Hvis handlingen tager under 2 minutter, gør det med det samme. Hvis ikke, spørg dig selv om du er den rette person til at gøre dette og uddeleger hvis det giver mening. Ellers skriver du handlingen ned på en liste med næste handlinger. Til sidst spørger du dig selv, om det ønskede udfald tager mere end en enkelt handling – i så fald noteres dette som et “projekt”.
Skil dig derefter af med den “løse tråd” (lad eksempelvis ikke mailen blive i indbakken).

3. Organisere

Placér resultatet af Afklare-fasen i dit system – hvis du ikke skal handle på tingen, brug et simpelt arkiv-system til arkivering eller placér det på en liste til “ting, du gerne vil på et tidspunkt men lige nu” (Engang/Måske-listen). Hvis du skal handle på det, hav en liste klar til at notere dine næste handlinger. Hvis det drejer sig om et projekt, skriv dette på listen over projekter.

4. Reflektere

En gang om ugen gennemfører du en Ugentlig Gennemgang. Her tager du et skridt tilbage og vurderer alle dine forpligtelser fra et højere perspektiv – arbejder du på de rigtige ting? Til seminarerne plejer vi at beskrive det med dette citat: When you really think once a week, you’re free to trust your spontaneous choices the rest of the time.

5. Udføre

Det er tirsdag, klokken er 10:23, du har 28 minutter til du skal gå mod næste møde og energi-niveauet er på 8/10 – hvad kaster du dig over? Brug dit system til at guide dig i, så du kan arbejde på det mest hensigtsmæssige i et givent øjeblik.

Ved at mestre teknikkerne i de 5 trin har du redskaberne til at opnå kontrol over enhver situation – uanset om det drejer sig om din indbakke, overtagelsen af konkurrenten eller et rodet køkken derhjemme.

Læs også: Sådan prioriterer du opgaverne, når alt har førsteprioritet

GTD-tips til ledere

Hvad betyder GTD for dig med ledelsesansvar? Disse stillinger medfører ofte flere forpligtelser end gennemsnittet – for dig er det dermed endnu mere kritisk at have et system til at håndtere disse. Du sætter det gode eksempel for dine ansatte ved at demonstrere overblik og kontrol over dit arbejde. Og du undgår samtidig at blive en flaskehals din organisation.

Herunder følger et par idéer omkring, hvad det kan gøre for dig og nogle praktiske teknikker, du kan anvende med det samme.

• Lav en liste over de projekter, som dine ansatte arbejder på. Når du tjekker
  ind med dem, så har du agendaen til mødet og du viser at du er interesseret i,
  hvad de arbejder med.
• Lav en liste med punkter, du skal gennemgå ved førstkommende lejlighed
  med diverse personer/til diverse møder – det, vi kalder @agenda-lister. Hav en liste
  med emner til hver af dine ledere, hav en liste til hver af dine møder. Der spildes
  store mængder tid i møder, så det er enormt tidsbesparende for alle hvis du
  kommer med en klar agenda
• Lav en liste med de ting, du venter på svar fra andre omkring. Har du
  uddelegeret en opgave, som du vil følge til dørs? Har du sendt et ferieønske til din
  leder? Har du bedt om feedback fra en kollega på en rapport? Hav en liste med
  hver af disse, samt en dato for hvornår du sendte din forespørgsel, så du kan
  følge op på passende tidspunkter fremfor når det brænder på.
• Brug 2-minuttersreglen: Når du har identificeret den næste handling, så udfør
  den hvis den tager under 2 minutter at gøre. Uanset hvor vigtig den er. Hvis du “lever” i Outlook er dette måske 30-40% af dine mails. Prøv det og se, hvad det
  gør for din og din organisations samlede produktivitet.