Det effektive møde kræver aktiv mødedeltagelse

I denne lille føljeton af artikler, vil du få gode råd og inspiration til, hvordan du opnår et ”Effektivt Møde”. Herunder både hvordan du forbereder og afholder et effektiv møde, men også, hvordan du følger op på aftalerne, så der sker noget. Ofte er det jo først efter selve mødet, at opgaverne løses. Derfor kan klare aftaler og en venlig påmindelse gøre en stor forskel på udbyttet af mødet.
Kort sagt, så får du gode råd til, hvordan du holder møder der giver værdi for deltagerne, dig og virksomheden!
I de to første artikler fik du tips til forberedelsen af mødet og rollen som mødeleder. En vigtig pointe var, at når du indtager rollen som mødeleder, så har du gode muligheder for at gennemføre et effektivt møde.

Det sker ved at du:

• Starter mødet til tiden – også selvom chefen ikke er kommet endnu.
• Slutter mødet til den planlagte tid.
• Starter mødet med at opridse formålet med mødet og kort gennemgår dagsordenen.
• Sørger for, at alle deltagerne bliver hørt.
• Træder i karakter som mødeleder ved at skære igennem, når samtalen ikke længere gavner mødets formål.
• Sikrer at der træffes beslutninger og får dem ned på skrift.
• Sørger for at der er et tydeligt hvem, hvad og hvornår for alle opgaver.

I tredje del af føljetonen fokuserer vi på, hvordan du aktivt deltager i et møde og hjælper mødelederen til et effektivt møde. Det giver både dig og dine kollegaer større udbytte af mødet.

[golearn-box id=”6957″]

Mødedeltager – du har også et medansvar for mødets succes

Her i artiklen får du først 3 gode råd, du nemt kan bruge, når du vil hjælpe mødelederen med at gennemføre et effektivt møde. Og så får du tre konkrete værktøjer, som I kan bruge til mere effektivt at komme gennem dagsordenen.

3 tips, der gør dig til en bedre mødedeltager

Møder bliver effektive, når I alle deltager fokuseret. Her får du tre simple tips, der hurtigt gør dig til en mere effektiv mødedeltager. De kan opsummeres sådan her:

1. Kom til tiden
2. Forbered dig
3. Undgå gentagelser

Det vigtigste er, at du selv kommer til tiden. Er du forsinket, så skal du informere mødelederen, inden mødet starter. Det sparer mødelederen for en masse bekymringer i starten af mødet.

Du har forberedt dig inden mødet. Det er essentielt for et effektivt møde, at du har forberedt dig i forhold til punkterne i den fremsendte dagsorden. Det betyder, at du har læst og forholdt dig til det modtagne materiale, du har forberedt eventuelle spørgsmål og du har – det her er vigtigt – gjort dig tanker om forhold, der bør tages med i betragtningen, inden en beslutning tages.

Når du er velforberedt, er det også lettere for dig, at formulere dig kort og præcist. Det er en vigtig egenskab. Du får kommunikeret dine budskaber klart og præcist til de andre deltagere. Og du hjælper med at overholde tiden på mødet.

Undgå gentagelser. Mange har en tendens til at gentage, hvad der allerede er blevet sagt – måske bare med lidt andre ord. Det skyldes eksempelvis, at de gerne vil bekræfte det fremsatte synspunkt. Men det er spild af tid, og det får de andre deltagere til at miste fokus. Er du enig, så er det nok, at du bare siger netop det: “Jeg er enig.”

“Bordet rundt” – en klassiker der kræver forberedelser

Der er mange holdninger til ”bordet rundt”. Et punkt på dagsordenen, hvor alle bliver spurgt, om de har nyt at orientere om. Det kan være udbytterigt med en kort og velforberedt status på diverse tiltag og mindre udfordringer. Udfordringen er bare, at det kræver forberedelse. God forberedelse. Du skal have en klar idé om, hvilke informationer der er relevante for de andre mødedeltagere.

Det er ofte en god idé, hvis I sætter en tidsramme på de enkelte opdateringer under “bordet rundt”. Folk kommer hurtigt til at fortælle om alt muligt, der føles irrelevant for de andre. Du har måske endelig fået taletid, så nu skal du helst fremlægge så mange punkter som muligt. Du vil jo også gerne vise, at du har gang i mange ting. Men det bliver hurtigt ufokuseret, uklart og langt i spyttet, hvis du ikke har forberedt dig godt.

Men får du styr på forberedelsen, så er “bordet rundt” en værdifuld måde at dele informationer i mødegruppen på.

Hold fokus på dagsordenen. Ikke på personen

Hjælp mødelederen til at holde fokus på formålet og dagsordenen. Du bør vise det gode eksempel ved selv at holde dig til ét punkt ad gangen. Du kan med fordel også hjælpe mødelederen med at påpege det under mødet, hvis nogle af de andre deltagerne kommer til at ”skifte retning” eller snakke om andre punkter på dagsordenen. Det kan være svært at påpege i starten, men er I enige om spillereglerne, og at det dermed faktisk forventes af hinanden, er der lettere at påpege. I kan evt. aftale på forhånd, hvad I skal sige når det sker, noget ala; “..så er vi vist på tur igen.”

Det er vigtigt, at alle synspunkter og holdninger kommer frem på mødet. Men det er mindst lige så vigtigt, at det er holdninger og synspunkter i relationer i forhold til dagsordenen, som I taler om. Det sker desværre en gang imellem, at nogle udfordrer personen, frem fo selve idéen eller beslutningen, der bliver drøftet. Den uheldige bivirkning er en ukonstruktiv dialog, hvor fokus flytter sig fra de forretningsmæssige aspekter til de mere personlige holdninger.

Og det er sjældent et stærkt beslutningsgrundlag.

Lav noter og gi’ slip på mobilen

Det er altid en god idé at tage dine egne noter under mødet, selvom du ved, at der kommer et referat efterfølgende.

Det er en god idé, fordi du får:

• Detaljer, der ikke kommer med i referatet.
• Detaljer, der er særligt vigtige for dig og dine kollegaer.
• Du husker mødet bedre bagefter, når du skriver noter undervejs.

Og må du så bruge mobiltelefonen til at tage noter med, eller er smartphonen helt bandlyst under mødet?

Mobiler og møder er et af de punkter, der skiller vandende allermest. Nogle bruger smartphone eller tablet til at tage noter undervejs i mødet. Det skal de have lov til. E-mails, SMS og surf under mødet, det er simpelthen tegn på manglende respekt. Du gør mødet bedre og mere effektivt for både dig selv og de andre deltagere, hvis du lader internettet og verden udenfor vente lidt.

Har du et vigtigt opkald, der ikke kan vente 30 min., så sig det ved mødets start. Sig, at du bliver nødt til at tage det, men at du nok skal forlade mødet, så de andre kan fortsætte. Og at du selvfølgelig har sat mobilen på lydløs.

Jo det virker.

Prøv selv.