Har du oplevet medarbejdere, der ikke føler sig hørt, selvom du har givet dem din opmærksomhed? Det lyder paradoksalt, men det er faktisk en af de største udfordringer, jeg støder på, når jeg besøger virksomheder som privat socialrådgiver.
Så hvad er problemet? Det tager jeg fat på i denne artikel, hvor du også får en metode til at lytte aktivt.
Udfordringen ligger i måden, vi lytter til hinanden på. En typisk måde der lyttes på kan være:
Ansat (har taget sig mod til at åbne op):
”Jeg synes, jeg har for meget at se til, og det gør mig stresset for tiden”.
Leder (sidder lige midt i noget):
”Det overrasker mig egentlig at høre. I sidste uge meldte du dig til festudvalget og sagde ja til opgaven med Anne hos vores nye kunde, hvordan kan det så være?”
Ansat (oplever sig lidt bebrejdet):
”Har du ikke selv prøvet at have brug for variation i dine arbejdsopgaver? Du virker jo også nogen gange stresset, og når Poul så beder dig om at gøre noget, så gør du jo også det. Så kan du vel også godt forstå mig?”
Leder (prøvede at forstå, men oplever det bliver misforstået):
”Jo, det er da rigtig nok, men det med Poul som du hentyder til, det var en vigtig og stor kunde, som Poul bad mig tage af”.
Ansat:
”Det kan godt være, men det er jo lidt af det samme. Nå, men jeg skal også videre med arbejdet”.
Den ansatte forlader sin leder med en oplevelse af, at der ikke bliver lyttet.Lederen sidder med en oplevelse af, at samtalen blev prioriteret frem for det arbejde, som var i gang, og at der blev lyttet opmærksomt til den ansatte. Det var jo et paradoks, at den ansatte tog nye opgaver på sig og på samme tid oplevede, at vedkommende havde for meget at lave.
Så hvad kan du gøre i stedet for?
Aktiv lytning med parafrase-metoden
Aktiv lytning med parafrase-metoden
Jeg anbefaler, at du som leder tilegner dig en metode til aktiv lytning, som jeg kalder parafrase-metoden. Fordelen ved at have en konkret metode i baglommen er, at du hurtigt kan skifte gear og være den lyttende leder, når der pludseligt opstår et behov for klarhed og tryghed samtalen.
Parafrase-metoden handler i korte træk om, at du giver respons på det, som din medarbejder siger – en slags kvittering som viser, at du har lyttet og forstået budskabet. Lad os tage samme eksempel som før:
Alle følgende udsagn vil være en fin kvittering at give den ansatte:
”Dine arbejdsforhold er ikke lige de bedste for tiden, hva´?”
”Jeg kan høre, du har brug for at få drøftet dit arbejdspres”
”Du oplever, at arbejdsmængden gør, at du bliver stresset”
Jeg kalder metoden til aktiv lytning for parafrase-metoden, fordi ordet parafrase betyder, at du omformulerer noget eller indholdsgengiver. I kunstens verden bruges ordet som udtryk for en fri bearbejdelse af en anden kunstners værk. Du gengiver altså med egne ord det, som medarbejderen sagde.
Din parafrase er en kvittering til medarbejderen, der viser, at du som leder har hørt og forstået budskabet.
En kvittering kan være kort eller lang, detaljeret eller generel. Hvis du er usikker på, hvordan du får startet en sætning, så kan du sige: ”Jeg hører dig sige, at …” eller ”Det lyder, som om …” og så sætter du det ind, som du netop har hørt din medarbejder sige.
Den lyttende leder fokuserer på samtalen
Når du har rollen som lyttende leder, så skal du virkelig høre efter og vise respekt for det, som du hører. Ofte er en faldgrube, at du er uenig med det synspunkt som fremføres. Det afgørende for metoden er, at du viser respekt for din medarbejders synspunkt og viser, at du forstår det, som du hører – uanset hvor uenig eller urimeligt, du synes synspunktet er.
Hvad du selv tænker eller føler om synspunktet eller emnet, er ikke relevant, når du er lyttende.
En fordel ved metoden er også, at medarbejderen kan fremføre sit synspunkt og være følelsesmæssigt påvirket; vred, frustreret, ophidset, trist. Når du lytter uden at drage dine egne holdninger i spil, så holder du samtidig medarbejdernes følelser adskilt fra det, der er sagens kerne. Typisk vil medarbejderens følelse normaliseres, når vedkommende oplever, at budskabet er hørt.
(Husk: Det er i orden, at medarbejdere få gange over tid er ophidsede, men hvis det sker oftere eller føles ubehageligt, så skal vi have andre metoder ned af hylden).
Det er ikke sikkert, at din parafrase matcher det budskab, som er blevet sagt, men her vil du opleve, at din medarbejder selv korrigerer din parafrase.
- Direkte rådgivning til en ansat med sociale problemer
- Konkret rådgivning til håndtering af en bestemt ansat, en konflikt eller en bestemt personalegruppe
- Håndtering af kunder med sociale problemer
Jeg ”skræddersyer” også store og små projekter, og jeg udarbejder materialer til udlevering til ansatte og kunder. Du er altid velkommen til at kontakte mig helt uforpligtende og høre, hvordan jeg ser jeres sociale problem løst.
Når den lyttende leder skal have egne holdninger frem
”Hvordan får jeg så udtrykt mine holdninger, når jeg har samtalen med min medarbejder?”
Det er det næste skridt i en konstruktiv samtale, som jeg vil komme ind på næste gang. Indtil da vil jeg bede dig om at øve dig i at bruge parafrase-metoden. Prøv den af på din partner, dine børn eller en god ven – og gør dig fortrolig med at bruge den.
God fornøjelse med dine parafraser og aktiv lytning!
Skriv et svar