Virtuel mødeledelse

Mødet har en vigtig funktion i ledelsen af virtuelle teams, for det er ofte det eneste sted, hvor det virtuelle team interagerer på tværs af hele teamet. Det står i kontrast til et face-to-face (F2F) team, som sidder sammen, der har masser af interaktion ved siden af møderne.

Alligevel bliver virtuelle møder anset af mange for at være et nødvendigt onde. Et irriterende fartbump i en ellers produktiv arbejdsdag. Men som den dygtige virtuelle mødeleder du er, så forstår du (når du har læst artiklen her) at gøre mødet værdiskabende. Det gør du, ved at have blik for det virtuelle mødes begrænsninger, og viden om hvordan du skal håndtere dem.

God mødeledelse som basisingrediens

Guiden til det gode møde er allerede skrevet, og der anbefaler vi, at du starter. For helt grundlæggende, så handler det virtuelle møde om det samme som et F2F møde. Det bliver godt, når du, som mødeleder, formår at sætte en tydelig ramme med god forberedelse, stram styring og grundig opfølgning. Det interessante her er, hvordan du sætter dén viden i spil i en virtuel kontekst.

Hvad er særligt ved det virtuelle møde?

Virtuelle møder er underlagt nogle andre spilleregler end almindelige møder. Det bliver især tydeligt, når vi kigger på:

• Rammerne for mødet
• Indholdet i mødet

Rammerne for mødet

Rammerne, for et virtuelt møde, er markant anderledes end, når I sidder lige overfor hinanden. Ansigt til ansigt. . Rammerne kan altså variere fra kun at tilbyde lyd (eksempelvis via telefon), eller lyd med . Et møde handler som sådan ”bare” om at vi ”mødes” og har en fælles dialog om et givent emne, og det kan jo foregå på mange måder. Men det er vigtigt, at du er bevidst om rammerne (og deres begrænsninger), fordi de påvirker indholdet i det virtuelle møde.

Indholdet i mødet

handler om mødets formål; altså, dét der tales om i mødet. Indholdet kan være alt fra ugentlige teammøder med faste agendaer og små korte en-til-en-møder til store afdelingsmøder. Så indholdet kan altså være det samme som i det vi kalder almindelige F2F møder. Det særlige her er, indholdet er underlagt nogle rammer, der er afgørende for, hvordan mødet kan eksekveres.

Hvad er særligt udfordrende ved det virtuelle møde?

De særlige rammer i det virtuelle møde gør, at deltagerne står over for (mindst) to centrale udfordringer i forhold til at eksekvering af indholdet:

• Manglen på adgang til de andre deltageres kommunikative signaler
• Den begrænsede mulighed for, at alle kan deltage aktivt, på lige fod, i mødet.

Inden du får serveret pakken med gode råd til produktive virtuelle møder, så tager vi et spadestik mere og kigger på deltagernes begrænsede kommunikative ressourcer.

Deltagernes kommunikative ressourcer

Når vi kommunikerer, bruger vi en lang række kommunikative ressourcer til at udtrykke os og signalere, hvad vi mener. Skal vi fx præsentere en ny idé, så bruger vi tonen i vores stemme, vores krop til at lave fagter, vores ansigt til at lave mimik. Vi bruger fysiske objekter som whiteboards og tuscher. Forskellige ressourcer, der smelter sammen og danner vores samlede kommunikative udtryk. Et udtryk, der så igen bliver læst og tolket af dem, der er i rummet.

Når vi sidder overfor hinanden i et mødelokale, deler vi endda også sensoriske indtryk; vi kan røre de samme ting, dufte (eller lugte) det samme, se når nogen går forbi på gangen. Vi er med andre ord fælles om det, der sker omkring os.

Sådan er det ikke i virtuelle møder.

I det virtuelle møde, er vores kommunikative ressourcer begrænsede og vi mister de fælles indtryk. Begrænsningen er selvfølgelig forskellig i forhold til rammerne for det virtuelle møde.

I telefonmøder er vi eksempelvis stærkt begrænset. Vi har kun vores ord til at gøre os forståelige, og dermed bliver betydningen af ordene vigtigere. I videomøder har vi derimod en større kommunikativ spændvidde. Her kan vi bruge vores ord, og til dels vores krop, ansigt og materialer. Og har du en god videoforbindelse kan du fornemme, hvad der foregår hos deltagerne på de andre lokationer. I den sammenligning er videomødet altså mere ’rigt’ på kommunikationsressourcer.

Det knytter sig igen til indholdet af mødet. Forskning har nemlig vist, at kompleks problemløsning eller krævende dialoger nødvendiggør møderammer, som tillader deltagerne at gøre brug af mange kommunikationsressourcer; nuanceret kommunikation er nødvendig for at undgå misforståelser.

Aktiv deltagelse

Den anden udfordring omhandler aktivt deltagelse og knytter sig til den første udfordring. Når vi sidder ansigt til ansigt i møder, bruger vi (mere eller mindre bevidst) både ord og blik til at vise, når vi gerne vil høre fra en mødedeltager. Ofte behøver en leder bare at se på et teammedlem for at denne person ved, at der nu forventes, at han byder ind i forhold til det pågældende emne. Ligeledes kan du lettere aflæse de andre deltageres ord og kropssprog, når I fysisk er i samme rum. Og det gør det lettere at fornemme, hvornår det er passende at byde ind i en dialog. Vi bruger altså de tilgængelige kommunikationsressourcer til at muliggøre aktiv deltagelse i mødet – både for os selv og andre.

Den aktive deltagelse er selvsagt udfordret i det virtuelle møde. Det er sværere for deltagerne at aflæse hinanden, hvilket gør det svært at komme med uopfordret input. Ligeledes bliver lederen nødt til mere eksplicit at udpege ”den næste taler” – eksempelvis med navn.

Udfordringerne med den aktive deltagelse giver ofte virtuelle møder en følelse af at være lidt mere rigide: Agendaen bliver mere styrende for mødet, aktiv deltagelse bliver ofte efter tur, og du er mere på som leder. Simpelthen fordi det virtuelle møde kræver mere styring.

Nogen oplever det som hæmmende og kedeligt, når møderne har stram styring. Andre omfavner det rigide og oplever, at det gør møderne mere effektive. Forskelligartede oplevelser kan dels kobles til personlighed, opgavens art, relationer i teamet, andre kommunikationskanaler osv., men del også mødets indhold. Noget mødeindhold fungerer nemlig godt i den rigide ramme, mens andet kræver en mere laissez faire tilgang. Samtidigt kan nogle måder at lede et møde på direkte modarbejde deltagernes aktive deltagelse.

Sådan sikrer du produktive virtuelle møder

Som virtuel (møde)leder er der en række konkrete ting, du kan gøre for, at I får gode, produktive virtuelle møder. I artiklen her dykker vi ned i:

• Match møderammer og –indhold
• Match med andre kommunikationsmedier
• Indhold i mødet (før, under og efter)
• Tænk i nye baner

Match møderammer og -indhold

Skal I have et dagligt møde om et projekt, som alle har arbejdet på længe, skal I have en kritisk diskussion af en ærgerlig situation, eller skal I sammen arbejde på en ny proces? Nogle møderammer egner sig bedre end andre. Her skal du som mødeleder sørge for at matche møderamme og indhold.

For at finde ud af, hvad der giver bedst mening i jeres situation, kan du stille dig selv tre spørgsmål:

• Hvad skal vi have ud af mødet? (dialog om simpel/kompleks opgave, rutine-opdatering, relationsopbygning osv.?)
• Hvem skal deltage? (Hvor mange, kender de hinanden?)
• Hvad har jeg brug for, at vi kan i mødet? (Dele skærm, se hinandens kropsprog, bruge online værktøjer osv.?)

Overvej og prøv at finde et match mellem indhold og rammer. Video er ikke altid nødvendigvis det rigtige – forskelligt indhold kræver forskellige rammer. Og husk at jo flere deltagere og jo færre kommunikationsressourcer, jo mere rigidt bliver mødet ofte.

Match med andre kommunikationsmedier

Hvilke kommunikationsmedier har teamet i spil? Hvad bruger I de forskellige medier til? Hvad virker? Hvad virker det til? Er mødet er jeres primære for sociale kontakt i teamet, eller bruger I andre medier til det sociale og uformelle?

Jeres valg af forskellige kommunikationsmedier og hvilke muligheder de har har også betydning for, hvad du skal proppe ind i jeres møder.

Overvej hvad I har til rådighed af medier og sammensæt så disse, så I eksempelvis bruger daglige telefonmøder til korte opdateringer på tværs af teamet og Slack til individuel opgavekoordinering, socialt samvær osv.

Arbejder I som et team, bør mødet ikke stå alene i et virtuelt team, men bør heller ikke udelades. Som nævnt tidligere, så er det vigtigt at have minimum ét sted, hvor I alle deltager samtidigt på tværs af lokationer, for at skabe en følelse af sammenhæng i teamet – en følelse et F2F-møde naturligt får ved at sidde på samme lokation, men som skal skabes aktivt i et virtuelt team. Hvordan mødet afholdes, hvad det rigtige medie-match er, afhænger altså af mødet indhold. Der er altså ikke ét rigtigt medie-match, men du, som den virtuelle (møde)leder, bliver nødt til at være refleksiv om jeres situation og behov.

Indhold i mødet (før, under og efter)

Virtuelle møder er mere rigide. Omfavn det. Arbejd med det, og skab mødet ud fra den præmis. Det kan du eksempelvis gøre ved at inddele mødet i ”før, under og efter”. Det er en hjælpsom metode til at gøre én opmærksom på, hvad der kan forberedes på forhånd, hvordan du selv bør agere under mødet og hvad du kan forvente af andre.

Det handler i høj grad om, hvordan du som mødeleder fordeler indsatsen.

Hvor mange procent af din samlede tid bruger du eksempelvis på forberedelsen af mødet?

Rigtig mange prioriterer en masse energi til selve mødet. Og så glider det vigtige ”før mødet” og ”efter mødet” lidt i baggrunden.

Men frem for at lægge din energi 10 % – 80 % – 10 % (før, under, efter), så prøv at prioritere dem, så du bruger 30 % – 40 % – 30 %.

Før mødet skal du selvfølgelig indkalde til mødet, udarbejde en agenda, overveje hvem der skal med (husk at vi har tendens til at invitere flere end nødvendigt til virtuelle møder), og du skal matche indhold og rammer.

Under mødet skal du påtage dig eller uddelegere rollen som mødeleder. Det kan være særdeles fordelagtigt at få andre til at være mødeledere, gerne på skift, da det hjælper til aktiv deltagelse. Mødelederen skal italesætte, om mødet bliver stramt styret eller ej, samt hvad mødets formål og agenda er. Undervejs skal han/hun bevare overblikket, eksplicit opsummere beslutninger, og uddele taletid til de forskellige deltagere, samt holde øje med at ingen bliver overset – det sidste er især anderledes i det virtuelle møde, da det her er sværere at se, hvornår folk vil på banen i samtalen.

Efter mødet skal du selvfølgelig sørge for, at alle er opdaterede om, hvad der blev besluttet til mødet. Der skal være en fælles referenceramme (fx et referat, opdateringer laves i jeres projektstyringssystem, indkaldelse til aftalte videre møder osv.). Brug også 5 min. på at overveje, hvad der gik godt og mindre godt. Vi får kun bedre virtuelle møder, hvis vi tager os selv i nakken og prøver at forbedre os.

Tænk i nye baner

Tænk i nye baner og oplev, hvilken forskel det gør, når du bevidst prøver nye former af. Hold fast så længe det giver værdi. Og hav modet til at skrotte det, der ikke giver værdi.