Du har stensikkert hørt budskabet utallige gange før: “Stop nu med at tjekke din e-mail hele tiden!”. Nu siger vi det så igen. Du snyder kun dig selv, hvis du spilder tiden på at være slave af din indbakke. Her får du tre guldkorn, der kurerer din indbakkeafhængighed og gør dig mere effektiv, glad og fuld af overskud.
h
Er du afhængig af din indbakke?
E-mail indbakkens karakteriske pling får alt andet til at gå i stå. Et par klik med musen og du er klar. Mon det er en vigtig e-mail denne gang. Desværre. Det var bare endnu en mail, der sagtens kunne vente til senere. Men nu er du alligevel afbrudt, så du læser den. Og sådan går tiden lige så stille.
Din e-mail er med dig overalt. Den er et pling på din arbejdscomputer, smartphone og tablet. Og det bliver til mange pling på sådan en arbejdsdag. Der bliver sendt et astronomisk antal e-mails hver dag. Det kan faktisk virke helt umuligt at skulle afsætte et tidspunkt på dagen til at svare dem.
Men! Videnskaben er endnu engang uomgængelig. Du skal lukke og slukke for din indbakke, hvis du vil være produktiv på arbejdet, være nærværende med familien og lade op sammen med vennerne.
Du skal motionere dit fokus, ellers forsvinder det
Daniel J. Levitin og Vinod Menon har vist, at vores hjerner konstant skifter mellem to tilstande. En opgave-positiv tilstand (hvor du fokuserer aktivt på din primære opgave i en given situation) og den opgave-negative tilstand (hvor tankerne bare flyver afsted og du dagdrømmer).
Og nu er det, at det bliver spændende.
Hvis du zig-zagger for meget mellem de to tilstande, så bliver din hjerne simpelthen kørt flad. Det har den uheldige konsekvens, at du bliver rigtig dårlig til begge tilstande. Du bliver aldrig rigtig super produktiv, og du får aldrig rigtig koblet fra.
Du har sikkert allerede gættet pointen. Dine konstante ture over i indbakken smadrer simpelthen din evne til at fokusere på en arbejdsopgave.
Så i virkeligheden skal e-mail være en specifik og planlagt ting i din kalender, på din to-do liste eller lignende. Så du ikke konstant afbryder dit arbejdsflow. Det handler om at træne dit fokus, så her får du 3 guldkorn til at lukke og slukke for indbakkens pling. Det handler om at få tid til dine kerneopgaver.
1. guldkorn: Slå alle notifikationer fra
Der popper e-mails op overalt. Det stjæler din opmærksomhed. Det får dig til at tjekke e-mails på tidspunkter, hvor du faktisk ikke har tiden til dedikeret at svare dine medarbejdere, kollegaer, samarbejdspartnere, familiemedlemmer eller kunder ordentligt. Har du overhovedet lyst til at svare andre mennesker halvhjertet?
Nej vel. Så slå alle push notifikationerne fra. Det er både på din smartphone (iPhone), din tablet (iPad) og computer.
Så tjekker du fremover kun e-mails, når du er dedikeret til at svare dem, får dem sat på to-do listen eller på anden måde skippet videre gennem systemet på den rigtige måde. Det handler om fokus.
2. guldkorn: Sæt tid af til at tjekke e-mails
Ligesom du blokerer tid i din kalender til et vigtigt møde eller en frokostaftale, så skal du sætte tid af hver dag til at tjekke dine e-mails. Her gælder det stadig om at holde fokus. Luk alle andre programmer ned. I den tid du har sat af til e-mails må du kun gøre det.
3. guldkorn: Brug gode værtkøjer og skab stærke rutiner
Der findes fantastisk mange små værktøjer derude, som hjælper dig til at organisere og strukturere din indbakke super effektivt. Et stærkt princip er Inbox Zero (et mål jeg personligt nåede for to måneder siden og har holdt lige siden), hvor du aldrig har e-mails i selve indbakken. Du sørger altid for at sætte dem på din to-do liste, få dem besvaret eller på anden måde skippet den rigtige vej videre i systemet. Det giver en ro i indbakken og et mentalt overskud, når der ikke er 1043 ulæste e-mails hver morgen.
Hvis er iPhone ejer, så kan vi anbefale http://getboxer.com – det er intet mindre end en genial app.
Har du spørgsmål?
Vi vil gerne hjælpe med guides til, hvordan du kan implementere de tre guldkorn i lige præcis dit arbejdsliv. Skriv i kommentarsporet herunder eller via kontaktformularen, hvilke udfordringer du har, og hvilke programmer du bruger nu, så hjælper vi dig med guides til lige netop dit setup.
Skriv et svar