7 alternative råd til bedre møder

I denne lille føljeton af artikler vil du få gode råd og inspiration til, hvordan du opnår et ”Effektivt Møde”. Herunder både hvordan du forbereder og afholder et effektivt møde, men også, hvordan du følger op på aftalerne, så der sker noget. Ofte er det jo først efter selve mødet, at opgaverne løses. Derfor kan klare aftaler og en venlig påmindelse gøre en stor forskel på udbyttet af mødet.

Kort sagt, så får du gode råd til, hvordan du holder møder, der giver værdi for deltagerne, dig og virksomheden!

I de to første artikler fik du tips til forberedelsen af mødet og rollen som mødeleder. I tredje artikel var fokus på din rolle som aktiv mødedeltager, og hvordan du kan bidrage til at skabe et effektivt møde i samarbejde med mødelederen.
Det sker ved, at du som mødeleder:

• startermødet til tiden, og slutter mødet til den planlagte tid.
• træder i karakterved at skære igennem, når samtalen ikke længere gavner mødets formål.
• sikrer at der træffes beslutninger og får dem ned på skrift.
• sørger for at der er et tydeligt hvem, hvadog hvornår for alle opgaver.

Som aktiv mødedeltager, kan du bidrage til et effektivt møde ved at du:

• kommer til tiden– eller informerer mødelederen om eventuelle forsinkelser. 
• er forberedt til mødet– du har læst og forholdt dig til det modtagne materiale.
• tager dine egne noter. Derkommerofte detaljer, som er vigtige for dig, men som ikke fremgår af et kort beslutningsreferat.

[golearn-box id=”6957″]

De 7 alternative råd til bedre møder

I fjerde del af føljetonen får du 7 gode og- alternative råd til at gennemføre bedre møder. Nogle af rådene kan føles som vidtgående alternativer – men se det som inspiration, og brug det, der giver mening for dig og dine kollegaer.

1.Hvis én af mødedeltagerne kommer for sent til mødet er straffen…

Som du kan læse i Mødeledelse – Sådan gennemfører du et effektivt møde bør du, som mødeleder, starte mødet til tiden, også selvom alle – inklusiv chefen – ikke er kommet.

Hvis mødedeltagerne stadig kommer for sent, kan du vælge at låse døren, så det bliver nødvendigt at banke på døren for at komme ind. Det skaber endnu mere fokus på personen, der kommer for sent. Ulempen er dog, at der kommer et afbræk i mødet.

Alternativt kan I lave en aftale om, at såfremt én mødedeltager kommer mere end 5 minutter for sent, er der en straf. Det kan være, at I skal give kage, smide 20 kroner i personalekassen eller synge en sang for de andre. Kun fantasien sætter grænser, men det kræver naturligvis, at I er enige om betingelserne for straffen, og hvad straffen skal være.

2. Er mødet uproduktivt, må du forlade det

Det er andet og noget utraditionelt råd. Men såfremt du og dine kollegaer virkelig ønsker at ændre mødekulturen til det bedre, kan det være et alternativt. Ian Hughes fra Consumer Intelligence var træt af at halvdelen af de møder, som han deltog i var spild af tid. Derfor indførte han muligheden for, at deltagerne kunne forlade et møde, såfremt de halvvejs inde i mødet, vurderede at mødet var uproduktivt.

I kan vælge at starte med en mildere variant, hvor I aftaler, at såfremt mødet vurderes at udvikle sig i en forkert retning og/eller ikke længere er produktivt, er det tilladt (eller måske ligefrem en regel) at spørge mødelederne: ”Er dette punkt eller denne diskussion relevant?”

3. P-pladsen – til alle de gode input som ikke er en del af dagens møde

Ofte kommer der mange gode input og idéer til emner, der ikke er på dagsordenen. For at holde fokus på dagens agenda (og overholde tiden), er det en god idé at ”parkere” punktet til et senere møde, eller drøfte det efter mødet er færdigt.

En P-plads kan være et ”P” i hjørnet på et whiteboard eller en flipover. Det virker ofte godt, at de andre mødedeltagere kan, se emnet er parkeret. Hvis punktet bliver bragt op igen, kan du blot pege på P-pladsen og afslutte dialogen.

4. Hvis mødet tager længere tid end planlagt, skal alle stå op.

Hvis mødet varer længere tid end planlagt, skal alle rejse sig op, og resten af mødet gennemføres stående. Såfremt denne regel aftales, vil det med stor sandsynlighed føre til, at alle får et større fokus på at afslutte mødet til tiden.

Såfremt mødet strækker sig længere end planlagt, og I dermed skal rejse jer op, vil det ofte føre til, at sidste del af mødet bliver afsluttet hurtigere.

5. Lav to-do listen under mødet på en flipover eller et whiteboard.

Det er særdeles effektivt, hvis du eller en ”hjælper” udarbejder to-do listen i punktform under mødet.  To-do listen kan med fordel udarbejdes på en flipover eller et whiteboard, så det er synligt for alle. I kan vælge at tage et billede af det og sende det som et mødereferat.

Du kan også vælge at lave to-do listen på din bærbare computer eller tablet. Fordelene ved denne fremgangsmåde er, at det er lettere at tilføje, sende og læse for andre.

To-do listen bør både bruges som opsummering på, hvad I har drøftet, men også for at tilsikre, at der er tydeligt, hvem gør hvad til hvornår. 

6. Walk and talk

For at bryde de traditionelle vaner om afholdelse af møder i et mødelokale, kan I afholde ”walk-and-talk” møder, hvor I går en tur. Forskning viser, at mødet bliver kortere og langt mere effektivt, fordi både venstre og højre hjernehalvdel aktiveres. Derudover får du frisk luft og motion, som giver mere energi.

Hvis I ønsker at fremme brugen af walk-and-talk” møder, kan I med fordel optegne forskellige ruter på kort i jeres område. Der er virksomheder, som har lavet ruter på henholdsvis 1, 2 og 3 kilometer. 1 kilometer svarer ca. til 10 minutters gang. Disse kort kan ligge i reception, så dine kollegaer kan tage dem med rundt på turen.

Ud over at møderne bliver mere effektive, har flere af de virksomheder, som benytter sig af walk-and-talk, nævnt at deres forbrug af kaffe, kage og morgenbrød er kraftigt reduceret!

7. Brug 5 minutter på evaluering af mødet

Hvis du og dine kollegaer brænder for at skabe en bedre mødekultur, kan I bruge 5-10 minutter på en undersøgelse, hvor essensen er, at du stiller dig selv og deltagerne nedenstående spørgsmål.

• Holdt vi os til mødets dagsorden?
• Er det tydeligt for alle hvem der gør hvad og til hvornår?
• Hvad var det, vi gjorde, der fik mødet til at fungere?
• Hvad kan vi gøre bedre næste gang?

Hvorfor er det så svært at ændre den dårlige mødekultur?

Fordi vi gør, som vi plejer, og vi er fanget i en ond spiral. For hvem skal gå forrest og bryde de dårlige vaner. Hvem starter med at lave den gode dagsorden, styre mødet og sende et referat med tydelige to-do’s?

Og udfordringen bliver større ved at vedkommende, der skal gå forrest og skabe de nye og gode vaner ofte har en fornemmelse af, at det er ham/hende der skal gøre det hårde arbejde (mere tid til forberedelse, fokus på mødeledelse og referat), mens det er kollegaerne, der får gavn af dine anstrengelser.

Men det er en forkert betragtning. For du har – som mødeleder – formentlig fået et større udbytte af dit møde. Det er sket, fordi de rigtige beslutninger er taget, og det er afklaret, hvem der skal bidrage til at løse opgaven. Men også fordi mødet har været mere effektivt. Og det gavner dig, dine kollegaer og virksomheden. Og det er jo grund nok til at du skal gå forrest.

Så husk!

Hvis du vil skabe resultater med de råd, du har fået her, så skal du implementere dem. Ikke bare læse dem og tænke: ’Det lyder meget smart, men det virker nok ikke i min forretning.”

Jo det virker.

Prøv selv.