10 tips til effektive og optimale møder

Møder fylder en stor del af kalenderåret i mange danske virksomheder. Det er som om, at vi holder møder for mødernes skyld. Og det er en rigtig dårlig idé. Møder skal være effektive og have et formål, ellers er de spild af tid, og tid er – som bekendt – penge.

Så sæt en stopper for de tidsslugende møder med vores 10 tips til mere effektive møder.

Jeg garanterer dig, at det også gør både ledere og medarbejdere i hele virksomheden meget gladere, når de ikke spilder tiden på møder, der trækker i langdrag. Her får du 10 skridt på vejen til mere effektive møder.

1: Dagsorden

En præcis dagsorden er fundamentet for et effektivt møde. Det skal fremgå om et punkt er til orientering eller til drøftelse. Det sparer jer tid på selve mødet, og det bliver lettere for alle at bruge forberedelsestiden på de punkter, hvor det er relevant. Nu ved de nemlig, hvor du forventer, at de har en mening om emnet.

Samtidig så slipper du for at afbryde diskussioner, der opstår spontant, hvis punktet egentlig bare var til orientering.

Sørg for at dagsordenspunkterne er beskrevet grundigt, så det er nemt for deltagerne at forberede sig på de enkelte punkter.

2: Kom til tiden

Det er spild af alles tid, hvis I sidder og venter på dem, der lige skal klare en

problemstilling udenfor mødelokalet, eller som lige skal gøre en telefonsamtale

færdig.

I 3. tip får du et regnestykke, der nok skal få dig til at troppe op til tiden næste gang.

3: Start mødet til tiden

Det er irriterende selv at møde op til tiden, og så opdage, at du faktisk kunne have nået endnu en opgave, hvis du havde vist at de andre heller ikke var der til tiden. Vis respekt for dem der er mødt rettiddigt.

Prøv lige at regne på det: Hvis I er 10 personer, der venter bare 6 minutter på, at mødet går i gang, så har I allerede spildt 60 min. Gør I det 4 gange på en måned, så har I spildt 4 timer. Regn ud, hvor mange timer det bliver til på et år – og så lige på, hvad en timeløn koster!

Det bliver til en del ekstra underholdning til firmaets julefrokost, hvis I sætter ind her.

4: Vær forberedt

Det sinker mødet, hvis deltagerne i mødet ikke ved, hvad der skal behandles af punkter. Forbered jer derfor inden mødet. Overvej hvilken holdning du har til de enkelte punkter, så du er klar til en debat, hvis punktet overhovedet er til debat.

Er der bilag med til dagsordenen, så sørg for at du har læst dem inden mødet.

Orienter dig også om, hvad der står i referatet fra sidste møde, og hvad der skal samles op på til dette møde.

5: Sluk mobiltelefonen

Sluk din mobiltelefon, eller sæt den som minimum på lydløs. Det forstyrrer  alle og forsinker mødet, når den ringer. Især hvis nogen giver sig til at tale i mobiltelefon under mødet.

6: Prioriter tiden

Sæt minutter på hvert punkt på dagsorden. Der er som regel afsat en fast tidsramme for mødet. Tag det antal minutter mødet er rammesat til. Tag de enkelte punkter og fordel minutterne på de enkelte punkter.

Nogle punkter kan garanteret klares på ganske få minutter (eksempelvis de punkter, der bare er til orientering), imens andre punkter skal have flere minutter, hvis de er til debat.

En prioritering af punkterne er med til at sikre, at I ikke sidder til sidst, og ikke har nået alle punkterne.

7. Byd kun ind når du har noget at sige, som ikke allerede er sagt.

Du behøver ikke ytre dig om alle punkterne på dagsordenen. Du behøver heller ikke gentage det som andre allerede har sagt, hvis du ellers er enig i deres holdninger.

Det gælder også selvom de måske ikke har formuleret sig lige præcis som du ville have gjort. Her er det nok, at du erklærer dig enig i det, en anden har sagt ved bare at sige: ”Jeg er enig”.

8: Konkluder og vær konkrete.

Vær fuldstændig specifik og konkret med konklusionerne på de enkelte dagsordenspunkter. Når punktet er slut, så få styr på hvem der gør hvad og hvornår. Skriv det i referatet med det samme. Det forebygger, at noget I har brugt tid på at aftale løber ud i sandet og ikke bliver gjort, fordi nogen troede, at det var der en anden, der skulle tage sig af.

Hent gratis tjekliste til effektive møder

Her får du en gratis tjekliste, der hjælper dig til bedre og mere effektive møder.

Hent tjekliste nu

9: Vær nærværende under mødet.

Lyt til de andre mødedeltagere og spørg ind, hvis der er noget du ikke forstår eller ønsker uddybet. Det er aldelses umotiverende at sidde og tale, hvis man fornemmer at de andre rundt om bordet slet ikke hører efter.

10: Lav ikke flere små møder undervejs

Lav ikke flere ”små møder” i det møde I er til, hvis det ikke er noget I aftaler, der SKAL styr på undervejs, og hvis det ikke har noget med punktet på dagsorden at gøre. Aftal hellere, at I finder et andet tidspunkt, at drøfte det på. Så sikrer I samtidigt, at de rigtige personer deltager på mødet, og alle er forberedte til at træffe en beslutning.

Med disse 10 tip, kan I blive mere effektive og opbygge en god mødekultur, og få mere kvalitet ud af jeres møder. Hvis du også gerne vil være en haj til effektive to do lister – så klik her