[7 guldkorn] Sådan laver du den ultimative to-do liste

Du har sikkert allerede prøvet at arbejde med to-do lister. Det er jo vildt smart, når du skal overskue en masse arbejdsopgaver, huske at svare på mails og alt det der. Men det kan også lynhurtigt blive rigtig besværligt. Det handler om at komme godt fra start. Du skal bruge din to-do liste rigtigt. Og hvad det vil sige, det dykker vi ned i lige her.

Så gør klar til at kaste den dårlige samvittighed ud af vinduet, for nu skal der laves to-do lister på den ultimative måde. I denne artikel får du 7 guldkorn og 3 action steps serveret. Så er der ingen undskyldninger.

Sæt i gang

De her 7 tricks får du til din to-do liste

1. Sådan kommer du godt fra start
2. Skriv punkterne i bydeform
3. Du skal være kortfattet & præcis
4. Brug 10 minutter hver dag
5. Sæt deadlines
6. Hav din liste lige ved hånden
7. Brug et godt værktøj

1. Sådan kommer du godt fra start

Der er en god chance for, at du læser den her artikel, fordi du føler, at det hele ramler sammen. Opgaverne flyder ind i hinanden og fokus forsvinder som en usynlig prik i horisonten. Så du har brug for brandslukning. Du har brug for overblik og ro i hovedet. Den bedste måde at skabe overblik på er faktisk at få det hele ud af hovedet. Så her er, hvad du skal bruge:

• Tusch
• Post-it notes i 5×5 cm
• Stor hvid væg

Og så går du ellers i gang med at skrive ned. Først skriver du alt, hvad du skal lave ned. Det er mails du skulle have sendt, dokumenter der skal printes og møder der skal forberedes. Simpelthen alt hvad du har af løse tråde. Få det hele ned på papirlapperne foran dig. Hver enkelt lap skal indeholde:

• Handling der skal udføres
  Ring, skriv, godkend, uddeleger, etc
• Stikord for hvad du skal gøre og hvem det involverer
• Deadline
• Tidsestimat

Når du har alle lapperne foran dig så hæng dem op på væggen i 4 kolonner:

1. Haster opgaver, der tager under 5 minutter
2. Vigtige opgaver under 10 minutter
3. Vigtige opgaver over 10 minutter
4. Ikke vigtige opgaver

Alt hvad der haster, går du bare i gang med. Få dem ud af verden med det samme.

Herefter kan du plotte de resterende gule lapper ind på din to-do liste sorteret efter deadline. Nu kan du måske allerede se, hvilke perioder der er pressede, og hvor der luft i din kalender. Så har du faktisk chancen for at planlægge nogle deadlines, så der ikke er klumper i din kalender, men du får arbejdet fordel jævnt. Og det gør jo altså ikke noget, at du er foran planen med et par deadlines.

Tilbage til indholdsfortegnelsen

2. Skriv punkterne i bydeform og vær præcis

Det her trick er så simpelt, at du måske ikke tror på effekten. Men det er altså en del af nøglen til en super effektiv to-do liste. Skriv alle dine punkter i bydeform. Du skal være kortfattet og præcis og her hjælper bydeform dig helt uendeligt meget. Så start alle punkter med en aktiv handling formuleret i bydeform, eksempelvis Løb, print, ring, skriv, uddeleger, godkendt, ret, forbered.

Det kan også hjælpe dig til at dele punkterne på din to-do liste op i mindre bidder. En typisk fejl når to-do listen drukner er, at den er fuld af projekter. Så to-do listen ser sådan her ud:

• Lav gratis e-bog om ledelse til altomledelse.dk
• Udgiv et par artikler om god ledelse
• Handle ind

Du tror måske, at eksemplet er en overdrivelse. Men der er to-do lister derude, som har det meget værre.

I stedet skal du dele dine projekter og arbejdsopgaver op i så mange bidder som muligt. Det er ikke kun fordi, at det mentalt er fantastisk at kunne krydse punkterne af på listen. Det er simpelthen også med til at øge dit overblik og dermed dit overskud.

Så din liste kunne istedet se sådan her ud:

• Skriv: Første udkast til kapitelstruktur på bogen: “Vejen til effektiv ledelse” – 1½ time – Deadline: 28. juni 2014
• E-mail: Hr. Jensen. Hør om samarbejde vedrørende workshoppen “To-do’s and dont’s” – 10 minutter – Deadline 1. juli 2014
• Godkend: “Sådan laver du den ultimate to-do liste”. Derefter send til publicering – ½ time – Deadline 3. juli 2014

Når du skriver i bydeform og er præcis i dine formuleringer, så bliver opgaverne små bidder, der er lette at gå til. Du ved præcis, hvor du skal starte og slutte. og det er en gave i en travl hverdag.

3. Du skal sætte et tidsestimat

Hvor lang tid tager den her opgave? Det er drønsvært at svare på. Men du skal pinedød prøve. For det nytter ikke noget, hvis du 10 minutter før du egentlig skulle storme ud af døren begynder at løse en opgave, der tager to timer. Så kan du ligeså godt gå med det samme. Din tid er spildt alligevel.

Dit tidsestimat er, ganske som det lyder, kun et gæt. Men du kan gøre det til et kvalificeret gæt, hvis du tænker dig om, trækker på din erfaring og hele tiden evaluerer på tidligere opgaver. Det vil hjælpe dig, når du skal skabe et overblik og finde ud af, hvor på dagen det enkelte punkt passer bedst ind.

4. Brug 10 minutter hver dag

To-do listen er en fantastisk assistent. Men kun hvis den er opdateret og passer ind i din arbejdsdag. Så gør det til en morgenrutine, at du altid lige løber gennem to-do listen, når dagen starter. Så har du et overblik og sørger for, at listen bliver opdateret, når du opdager, at du er blevet kaldt ind til et heldagsmøde den dag du havde sat af til at arbejde med din vigtige præsentation. Så får du nemlig både tid til mødet og til at lave en skarp præsentation.

En god rutine er, at du bruger ti minutter hver morgen og så lidt længere tid én gang om ugen, hvor du kiggere længere frem i tiden med opgaverne på to-do listen.

5. Sæt deadlines

Hvis du ikke ved, hvornår du skal være færdig, hvordan ved du så, hvornår du skal gå i gang?

Hvis du har prøvet at sidde natten før en vigtig deadline fuldstændig opslugt af en ogpave, så har du også mærket hvad suget fra en deadline kan gøre ved din arbejdsindsats. Alting bliver mere presserende, når det har en deadline. Og alting bliver meget nemmere at planlægge. Så når du tilføjer en ny opgave på din to-do listen – uanset om det bare er at printe et dokument, eller hvad du skal – så skal der være en deadline.

I det øjeblik du tilføjer punkter uden en deadline til din to-do liste, så kan du lige så godt bare glemme alt om opgaven, for den vil altid havne nederst i bunken. Og selvom det ikke er vigtigt lige nu, så er det træls den dag, hvor du pludselig har glemt at bestille blomster på chefens fødselsdag.

6. Hav din liste lige ved hånden

Uanset hvor du skriver din to-do liste ned, så sørg for at gøre det et sted, hvor den altid er lige ved hånden. Det er vigtigt, fordi du hele tiden skal kunne tilføje nye opgaver til din to-do liste. Hvis du gemmer det i hovedet, så er der også en fare for, at du helt glemmer det. Og det er her du bare kan hoppe videre til næste og sidste guldkorn. For der findes virkelig nogle lækre værktøjer, der gør det nemt at have din to-do liste lige ved hånden. Vi kan især anbefale Wunderlist og Evernote.

7. Brug et godt værktøj

To-do lister på papir fungerer glimrende. Men når nu de fleste af os alligevel er omgivet af smartphones, tablets og computere det meste af dagen, så begynder det at blive virkelig smart med programmer til at styre to-do listerne for os. Listen over programmer til to-do lister er uendelig. Vi har valgt at fokusere på to programmer. Det gælder for begge, at de er meget lette at bruge. De har de nødvendige funktioner og så er de tilgængelig på alle enheder (Computer, tablet, iPad, iPhone, Android-telefon

To do lister i Wunderlist

Wunderlist er et super simpelt værktøj, der gør to-do lister til en leg. Programmet kører i din browser, på din smartphone eller din tablet. Det er simpelthen med dig overalt. Det fokuserer udelukkende på at lave to-do lister på en nem måde. Så det er en let måde at komme i gang på.

De har en pro version, hvor du kan dele lister, vedhæfte filer til dine to-dos og så videre. Men hvis du vil have de funktioner gratis, så kig lige på Evernote.

Prøv Wunderlist her >

To do lister i Evernote

Evernote er meget mere end en smart to-do liste. Det er en udvidet online notesbog, som du har med overalt. Du kan gemme artikler, filer og alt hvad hjertet ellers begærer i forskellige notesbøger. Men vigtigst af alt lige nu, så kan du lave ultimative to-do lister med Evernote. Programmet er gratis som udgangspunkt, men du kan købe dig til ekstra plads, hvis det en dag bliver nødvendig.

Det fantastiske ved at bruge Evernote til din to-do liste er, at du kan tilføje links, tekst, billeder, filer og alt muligt andet relevant information til to-do listen. Uden at du mister overblikket. Du kan stadig se din liste på den helt traditionelle måde, hvor punkterne bare er listet op under hinanden. Men når du klikker ind på den enkelte opgave, så er punktet spækket med information. Det er virkelig nemt at arbejde med og meget effektivt.

Prøv Evernote her >