Eksperternes tips: Sådan får du en effektiv to-do liste

Kender du det?

• Din papirudgave af Empire State Building vakler faretruende på kanten dit skrivebord
• Opgaverne hagler ned over dig i et stigende tempo
• Din liste med ubesvarede e-mails vokser som ukrudt
• Dit overblik er en fjern prik ude på horisonten

Det er der en god chance for, at du gør.

Vi har spurgt over 200 ledere, hvad deres største udfordring er. En femtedel fremhævede manglende tid. De savnede overblik i arbejdsdagen, tid til fordybelse og tid til at være en hamrende god leder. En af dem svarede:

“Mine dage drukner i driften. Jeg mangler virkelig noget overblik, så jeg har tid til reelt at lede mine medarbejdere.”

Heldigvis kan den udfordring løses. En effektiv to-do liste er et stort skridt på vejen. Vi har spurgt syv eksperter, hvordan de bruger en to-do liste til at blive mere effektiv. Læs med her.

Her får du eksperternes bedste tip til to-do lister

Jeg har valgt de syv eksperter, så der både er indspark fra dem, der lever af at lære andre om personlig effektivitet med to-do lister og dem, som bruger listerne hver dag, når de jonglerer med deres mange projekter.

Konceptet er simpelt. Jeg har stillet alle syv de samme fire spørgsmål:

• Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?
• Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?
• Hvor har du din to-do liste?
• Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

Og deres svar er listet op herunder. Vær så artig og tag for dig af guldkornene.

Mikael Rieck

Mit navn er Mikael Rieck Kousgaard, alder 36 år. Har arbejdet i online industrien siden 2001 og driver i dag online marketing forummet Marketers.dk, blogger på Antphilosophy.com og podcaster.
Jeg elsker struktur og effektivitet, at opbygge en indkomst via nettet og at hjælpe andre med at gøre det samme. Er aktiv på Twitter (@mikaelrieck) og på Google+ (mrplus.dk).

Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?

Jeg bliver nødt til at komme med to tips her, for det ”bedste” vil du ikke synes er godt nok.

1. tip
Det vigtigste omkring to-do lister er nemlig at ”tage action” på de ting, der er på listen.

Du kan lave alverdens flotte lister og skemaer, analysere, måle og bruge en masse smarte stykker software, men hvis du aldrig kommer videre end at få sat ting på listen, så kan du lige så godt lade være. Det vigtige er at tage action og udføre tingene på listen.

Den bedste liste du overhovedet kan have, er den liste hvor alle opgaverne er streget ud, fordi du har lavet dem.

2. tip
Så tip nummer 2 bliver, at du skal skabe den liste, som giver dig de bedste chancer for at kunne strege tingene fra listen. Derfor er min varmeste anbefaling at få brudt alle opgaver ned i små og overkommelige bidder, som du kan løse hurtigt og derfor strege hurtigt.

Lad mig give dig et eksempel:

Du kan vælge at skrive ét punkt på listen: ”Lav et nyt website”, men du kan også vælge at skrive en helt masse små punkter:

• Find domæne
• Køb domæne
• Find webhost
• Køb webhost
• Installer WordPress
• Find nyt Theme
• Installér nyt Theme
• Oversæt Theme til dansk
• Få designet et logo
• Få sat logo på siden….
• Osv.

Hver gang du kan strege noget på listen, så får du det godt med dig selv og får et lille ekstra boost til at arbejde videre (eller holde en kort pause som belønning).

Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?

Der er 4 grunde til at lave to-do lister:

1. Du kan ikke huske alt, så det er vigtigt at skrive ting ned
2. Det giver dig et langt bedre overblik over arbejdet, du står overfor
3. Du vil have langt lettere ved at prioritere og flytte rundt på rækkefølgen, end hvis du forsøger det i hovedet
4. Du får muligheden for at strege ting på listen og opleve glæden ved at have udrettet noget (du må aldrig undervurdere effekten af at kunne strege en udført opgave ud)

Hvor har du din to-do liste?

Jeg har mine lister på papir. Og det er der nogle grunde til:

• De løber aldrig tør for strøm
• Jeg kan strege ting ud (fysisk fornøjelse)
• De kan ligge på bordet foran mig hele tiden (går aldrig i dvale funktion)
• Jeg kan hurtigt tegne, farve, sætte stjerner og alt andet. Kreativiteten er næsten ubegrænset.

Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

Jeg har ikke lige bestemte steder hvor man kan lære mere om to-do lister, for i bund og grund mener jeg det handler om et større emne.

Nemlig emnet ”Time Management”.

Når jeg slog det emne op i min Evernote (kan varmt anbefales til at gemme gode artikler mv.) så kom disse to artikler frem:

• https://www.entrepreneur.com/article/229813 (obs: autoplay på reklamevideo)
• https://99u.adobe.com/articles/21815/8-things-star-wars-taught-me-about-productivity

Held og lykke med dine to-do lister og husk at tage action!

Hop tilbage til ekspertoversigten – klik her

Henrik Hillestrøm

Henrik Hillestrøm er konsulent hos Bro Kommunikation. Han arbejder blandt andet med at gøre medarbejdere og afdelinger mere effektive gennem kurser, rådgivning og online træning.

Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?

At formulere punkterne på din liste ved hjælp af bydeform – altså den korteste version af et udsagnsord. Her er et par eksempler: ”Skriv mail til Jonas”, ”Ring til Troels” og ”Køb gave til Bertil”.

Men punktet skal også være en fysisk handling. Selvom ”Overvej kvaliteten af tilbuddet” står i bydeform, hører det ikke hjemme på din liste, fordi det er en ordre, der er svær at adlyde. Du skal i stedet bryde det yderligere ned, så der fx står ”Læs tilbud”, ”Spørg Stine om hendes mening”, ”Sammenlign priser” og så videre.

Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?

Fordi det vil hjælpe dig med at fokusere på at løse dine opgaver en ad gangen i stedet for at fokusere på, at der er meget, du skal nå. Og fordi du lyver for dig selv, når du bilder dig ind, at du kan huske og overskue alle dine gøremål.

Jo mere du gemmer på i hovedet, jo mindre handlekraftig bliver du – så få tingene ud af hovedet og ned på en liste.

Hvor har du din to-do liste?

Jeg stoler på min kalender i Outlook, som jeg arbejder struktureret med. Den kan jeg også opdatere med min telefon, når jeg er på farten. Har jeg mange små gøremål, supplerer jeg med en liste på en lap papir – men den får aldrig lov at overleve til næste dag.

Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

Jeg vil naturligvis anbefale vores eget e-kursus ’Effektiv på arbejde’. Det er helt gratis og giver dig 8 lektioner over mail – blandt andet om to-do lister.

Derudover findes der en del apps til to-do lister. Her er et par stykker: https://www.fastcompany.com/3027330/5-free-apps-for-making-better-to-do-lists

Hop tilbage til ekspertoversigten – klik her

Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?

Mit bedste tip til to-do lister er at have en realistisk indstilling til dem.

Det er nemt nok at lave en liste så lang som et ondt år, men noget andet er at komme igennem listen på en god måde. Det er vigtigt at huske, at de ting, der kommer på to-do listen skal være håndterbare ting, der er lige til at gå til.

Står der f.eks. Nyt website, Betalingsløsning, Nyt produkt på listen, så er det uoverskueligt og ender med at blive det punkt, du hele tiden springer over, fordi du ikke aner, hvor du skal starte.

Jeg plejer at anbefale at pille de dele ud, som i virkeligheden er større projekter, få dem planlagt i detaljer, og så overføre de aktuelle handlinger til to-do listen.

Sørg for at sætte realistiske mål for, hvor meget du skal nå hver dag, husk ikke at booke 100% af din tid, og beløn dig selv for veloverstået arbejde!

Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?

Jeg synes, det er en god ide med en overordnet plan for, hvad du skal bruge din tid på.

Du skal bare være opmærksom på, at du ikke bruger din to-do liste til at stresse dig selv. Hvis du har en blanding af små og store, mere eller mindre veldefinerede opgaver på listen, så kan den snarere virke handlingslammende end som et godt arbejdsredskab. Du kan med fordel bruge din to-do liste til at danne dig et overblik over, hvilke opgaver der er virkelig nødvendige og hvilke, der bør streges ud eller uddelegeres.

Det er også nyttigt at lave en prioritering af din liste, så du ved, hvilke opgaver, der haster mest og hvilke opgaver, der har den højeste prioritet.

Hvor har du din to-do liste?

Jeg har min to-do liste på to måder.

Jeg har en overordnet liste i Evernote, og så har jeg næsten altid min notesbog med mig, hvor jeg noterer dagens opgaver ned.

Jeg har afprøvet forskellige aps, men jeg ender altid med en kombination af Evernote, min notesbog og min kalender. Det er fint at bruge software, men det er vigtigt, at teknologien ikke stjæler tiden i stedet for at hjælpe dig.

Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

Du kan ikke kigge isoleret på din to-do liste, da den bare er en af delene i din virksomhed. Derfor bliver du nødt til at kigge på, hvordan du arbejder med projekter og opgaver, før du begynder at finde ud af, hvor og hvordan du vil lave dine lister.

Dennis Drejer har skrevet et godt indlæg med tips fra en masse forskellige iværksættere her.

I mit eget kursus Planlæg dig til succes, giver jeg opskriften på, hvordan du får styr på planlægningen, så to-do listen ikke går amok.

Hop tilbage til ekspertoversigten – klik her

Dennis Drejer

Dennis Drejer er en aktiv og inspirerende dansk iværksætter, der lige nu har fart på som #kongenafgarn. Det sker fra webshoppen Rito.dk. Men du kan også følge med på sidelinjen på Dennisdrejer.dk

Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?

Jeg bruger kun to-do lister til at have alle mine idéer på. Idéer som ikke er vigtige her og nu. Jeg bruger det som en idébank, som jeg gennemgår hver 14. dag.

Her tager jeg idéer fra listen og sætter ind i min kalender og bruger derved min kalender som rettesnor for, hvad jeg skal lave på en given dag.

Husk: Sæt tid af til hver enkelt opgave!

Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?

Hvis du ikke har en to-do liste, hvor der er afsat tid til hver opgave, så mister du hurtigt overblikket, bliver ustruktureret og kommer til at føle dig stresset, selv om du måske sagtens ville kunne nå det hele, hvis det blev planlagt korrekt.

Vi er alt for mange tidsoptimister, som tror vi kan nå meget mere på en times arbejde, end vi faktisk kan. Ved at være tidsoptimist får man altid smidt for mange opgaver på sin to-do liste, i forhold til hvad der er muligt.

Der er ligeledes alt for mange, som sætter for lidt eller ingen tid af til mails, telefoner og uforudsete opgaver. Det er de uforudsete ting, som vælter tidsplanen.

Hvor har du din to-do liste?

I min Outlook kalender.

Jeg har tidligere brugt en masse post-its, men det var uoverskueligt og gjorde mig stresset.

For et par år siden begyndte jeg så med at arbejde med tidsoptimering, for at få mere ud af min tid og få struktureret mit arbejde, så jeg minimum ved hvad jeg skal 14 dage frem i tiden.

Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

Jeg vil gerne slå et slag for at folk læser dette blogindlæg, hvor jeg har spurgt nogle super effektive mennesker om, hvad de gør for at få mest ud af deres tid: Tidsoptimering: Effektive råd til at få mere ud af din tid.

Denne kort lydfil har også giver mig rigtig meget: Et spark i røven af Martin Thorborg.

Hop tilbage til ekspertoversigten – klik her

Mikkel Kongsfelt

Mikkel Kongsfelt har en ph.d. i Nanoscience fra Aarhus Universitet, hvor han er ansat som Post Doc. Ved siden af arbejder Mikkel med online markedsføring og driver blandt andet en række informationshjemmesider gennem sit firma IN-MediaWeb ApS. Derudover er Mikkel involveret i en række andre startup projekter. Mikkel er gift og har tre børn, så fritiden bliver tilbragt sammen med familien. Du kan læse mere om Mikkel på hans blog, tagansvar.eu.

Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?

Keep it simple stupid!

Jeg har tidligere selv været meget rodet, haft bunker af papirer uden orden og kørt lidt efter hvad jeg nu lige kunne huske, jeg skulle gøre. Men for nogle år siden, da jeg fik børn, blev det klart at hvis jeg skulle nå det samme, så skulle der optimeres.

Jeg læste derfor en stak bøger, f.eks. “Getting things done” af David Allen, som beskriver et kompliceret system til at styre to-do lister. Problemet er bare, at der ikke findes et generelt system der virker. Så efter at have brugt oceaner af tid på at sætte David Allens system op, så endte jeg med stadigvæk bare at gøre det jeg lige kunne huske, jeg skulle gøre…

Ren spild af tid.

For et års tid siden besluttede jeg mig så for i stedet at starte helt simpelt. Jeg lavede en enkelt to-do liste til det hele. Det gik rigtig godt en uges tid – og så blev den alt for uoverskuelig, men jeg lærte af det.

Jeg modificerede så mit system, så jeg nu kørte med en Todo Today liste og så en bruttoliste over alle de andre opgaver der venter. Todo today blev opdateret hver aften, så den var klar til dagen efter. Det fungerede fint i en måneds tid og så blev det også for uoverskueligt.

Men den daglige liste virkede.

Det system jeg er endt på og kører med i dag efter mange småjusteringer består grundlæggende af en liste for hver af ugens dage og så en “bruttoliste” af opgaver. Hver søndag eftermiddag/aften flytter jeg så opgaver fra bruttolisten til de forskellige dage i den kommende uge. Og hver aften tjekker jeg lige op på, hvad jeg har nået og om morgendagens liste ser fornuftig ud.

Det korte af det lange – start simpelt og lær af det, der virker for dig!

Et komplekst system tager alt for lang tid at sætte op, administrere og ikke mindst at lære at bruge. Så lav i stedet et simpelt system, prøv det af og tilpas det efter et par uger. Og sørg i det hele taget for at dit system er dynamisk. Når det ikke virker længere, så ryd op i det og tilpas det ud fra den læring. Så ender du med et system, der har præcis den kompleksitet som du har brug for.

Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?

Fordi det at have opgaver i hovedet stresser.

Tankerne om alle de ting du lige skal huske, de stresser dig. Hver gang du misser en opgave eller aftale, fordi du ikke lige huskede det, så giver det endnu mere stress. Ved at have dine opgaver på papir og lister, så undgår du at de fylder i hovedet. Du når mere, og du slipper for stress.

Hvor har du din to-do liste?

Jeg har den i programmet Evernote. Det er super fleksibelt og jeg kan godt lide muligheden for at flytte rundt på mine opgaver. Men mit bedste råd, er at vælge det system, der fungerer for dig.

Og hvis du starter med den helt simple liste, så start for guds skyld på papir. Det giver en meget bedre fornemmelse for, hvad der virker og hvad der ikke virker end hvis listerne bare hober sig op i et stykke software.

Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

Når du er kommet i gang med dine todo lister, så vil jeg kraftigt anbefale bogen “Getting things done” af David Allen. Men jeg vil samtidig fraråde at implementere hans system. Det er alt for komplekst og passer formodentlig ikke til lige netop din situation.

Men hans tilgang til to-do lister er rigtigt spændende og vil give dig en masse gode ideer til, hvordan du kan tilpasse dit system, så det virker endnu bedre for dig. Og så kan jeg anbefale bloggen zenhabits.net af Leo Babauta. Specielt hans Zen to Done tilgang til “Getting Things Done” er spændende: https://zenhabits.net/zen-to-done-ztd-the-ultimate-simple-productivity-system/

Hop tilbage til ekspertoversigten – klik her

Jacob Saaby Nielsen

Jeg arbejder med videnarbejdere, videndeling og enterprise social, samt hvordan organisationer og teams mest optimalt kan bruge tekniske værktøjer til at understøtte videnarbejde og sociale netværk i organisationen. Se mere på Workyworky.dk

Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?

Jeg vil sige der er 3 ting, jeg mener er vigtige for at arbejde effektivt med to do lister.

[su_spoiler title=”Vær klar over forskellen på personlige to do lister og projektstyringsværktøjer”]
Der er stor forskel på de ting, jeg bare lige skal huske at få gjort, som jeg derfor smider i min to do app, og de ting som indgår som en del af mine projekter. Førstnævnte skal bare kunne dumpes et sted, så jeg holder overblik og får det ud af min hjerne. Sidstnævnte skal jeg kunne arbejde længerevarende og mere struktureret med.
[/su_spoiler]

[su_spoiler title=”Få etableret nogle gode vaner”]
Dengang jeg begyndte at løbe og var virkelig stinkende ringe til det, købte jeg mig et pulsur. Jeg aftalte med mig selv, at jeg fulgte anbefalingerne om at løbe med max 80% af min max intensitet, og så lod jeg ellers pulsuret bestemme. Hvis jeg selv skulle bestemme, så havde jeg målt mig frem til, at jeg endte på 90-95% af mit max. Og det betød at jeg i bund og grund løb mig selv i jorden. Efter jeg simpelthen deponerede al autoritet omkring løb hos mit pulsur, blev det hele meget nemmere. Min stolthed og al facade blev sat ud af spil, fordi jeg havde EN simpel regel at holde mig til: Hvis pulsuret bipper fordi du når 80%, så sæt farten ned. Det betød at jeg blev overhalet af indtil flere ældre mennesker som var i bedre form end mig. Men det betød også at jeg med tiden blev bedre, og at jeg sikrede et overskud i processen til at jeg kontinuerligt kunne forbedre mig. Mine to do apps er mit pulsur så at sige. Jeg deponerer alle de ting jeg løber ind i, enten som en to do i min personlige app, eller som en opgave i et projekt, i det værktøj jeg bruger til det. Det gør tingene rigtig simple, og jeg skal ikke tænke over hvad, hvornår og hvor henne. Jeg skal bare huske at prioritere og vælge.
[/su_spoiler]

[su_spoiler title=”Find et værktøj som taler til din måde at gøre tingene på”]
Til mine personlige opgaver bruger jeg Any.do. Super simpelt interface. Men KILLER featuren er ”Any.do moment”. Den popper op hver dag på et fastsat tidspunkt, og tvinger mig til at prioritere de opgaver jeg har i listen. Når prioriteringen er gennemført, så ved jeg hvilke opgaver det er vigtigst jeg tager fat på i dag.

Til mine projekter bruger jeg ikke en traditionel to do liste, men en metodik som hedder Personal Kanban. Det gør jeg fordi jeg er a) meget visuelt anlagt, og b) DØR hvis alt bare handler om at kæmpe sig gennem en uendelig liste af opgaver. Personal Kanban er meget visuelt orienteret. Alle nye ting lægges i en backlog. Derfra prioriteres opgaverne ind i det som snart skal ske. Og derfra udvælges specifikt de opgaver jeg vælger at arbejde på. Opgaverne flyttes så mellem nogle søjler, og hver søjle er et skridt i en proces. Processen har jeg selv defineret. Den kan være så simpel som ”To do -> Doing -> Done”. Men det kan også være en mere avanceret proces som indeholder flere skridt. Sidst men ikke mindst, har jeg en ”work in progress limit”. Dvs. at jeg kan max have gang i 3 opgaver på samme tid. Flere end det, så må jeg sætte den nuværende opgave på pause, og erstatte den med den nye opgave. Det sikrer at jeg konstant prioriterer, og det sikrer at jeg når mere på færre ting. Hvilket er langt mere effektivt end at nå en lille smule på en hel masse ting.
[/su_spoiler]

Min egen erfaring er, at der findes 1000 forskellige værktøjer. Værktøjer findes i overflod, og de kan alle sammen nogenlunde det samme. Jeg har sandsynligvis også prøvet en stor andel af dem, det er lidt en interesse for mig at finde noget som virker godt, som jeg samtidig kan anbefale til andre.

Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?

Det klassiske svar ville nok være ”for at skabe overblik”. Men jeg vil sige, at den primære grund for mig er, at jeg får tingene ud af hovedet, og kan bruge min energi på at tackle det som rammer mig, eller det jeg rammer, i stedet for at prøve at holde 100 mentale pointere aktive i min hukommelse.

For mig handler det om at give slip.

Jeg behøver ikke koncentrere mig om de ting, jeg kender. Så har jeg overskud til at håndtere de ting, jeg ikke kender.

Hvor har du din to-do liste?

Til mine personlige opgaver: Any.do
Til mine projekter: Kanbanize

Min smartphone er mit vigtigste interface til rigtig meget af det jeg laver, så jeg har ikke sådan noget på papir 😉

Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

https://kanbanery.com/ebook

Personal Kanban er langt mere tilfredsstillende og effektivt (i min optik) end klassiske to-do lister. Og den gratis ebog, som Kanbanery har lavet, giver en rigtig fin introduktion til hvordan det virker.

Hop tilbage til ekspertoversigten – klik her

Kathrine Hougaard Madsen

Jeg har gennem de sidste fire år arbejdet som akademisk coach specialiseret i at coache og vejlede mennesker i at optimere deres læringsudbytte og højne deres resultater, hvad end de er under uddannelse eller på arbejdsmarkedet. Et travlt studieliv med høje ambitioner og mange aktiviteter førte til udviklingen af en lang række effektive strukturerings- og læringsredskaber under mit eget studie på Københavns Universitet. Senere og i takt med, at mit arbejdsområde udvidede sig, er disse redskaber blevet videreudviklet og designet, så de stort set favner samtlige akademiske retninger. I dag arbejder jeg som oplægsholder og coach for en bred vifte af mennesker med lange videregående uddannelser.

Hvad er dit bedste tip til at arbejde effektivt med to-do lister?

Det er ikke ligegyldigt, hvordan man strukturerer sit liv, sin hverdag og ikke mindst sit arbejdsliv. I hvert fald ikke, hvis man har nogle klare ideer og visioner om, hvad man godt kunne tænke sig at opnå både på kort og lang sigt.

What- to- do-lister (WTD-lister) kan være en fin og overskuelig måde, hvorved man får skabt struktur og fremdrift for disse visioner – hvis man vel at mærke bruger dem konstruktivt!

Mange mennesker har en ide om, at WTD-lister udelukkende handler om at skabe overblik og om at sikre sig, at man når sine ting.

I virkeligheden er WTD-listernes vigtigste funktion at skabe ro og plads inde i hovedet, så man kan koncentrere sig om de enkelte arbejdsopgaver. Jo flere ting man formår at få ud af hovedet og ned på papir, jo mere overskud er der til at være til stede i de arbejdsopgaver og aktiviteter, der skal forvandle visionerne til målbare resultater.

WTD-listerne kan således, hvis de bruges korrekt, være med til at hæve barren for resultatet af de enkelte arbejdsopgaver og derved også det samlede produkt.

Hvorfor skal jeg lave en to-do liste?

Hvor har du din to-do liste?

Kathrine har skrevet en fantastisk detaljeret guide til, hvordan hun anbefaler, at du strukturerer dit system med What to-do lister. Du kan klikke på blokkene herunder for at læse om de enkelte dele af hendes kombinerede svar til de to spørgsmål.

[su_spoiler title=”WTD-lister fungerer bedst, når de anvendes på både makroplan og på mikroplan”]

Det er ikke nok at have en lang WTD-liste med diverse gøremål og opgaver i usorteret format. Det er ikke tilstrækkeligt, at man blot sondrer mellem og sorterer sine aktiviteter under fritid og arbejdstid. Man bliver nød til at skabe sig et forkromet overblik over sit liv og sine overordnede visioner og arbejdsopgaver.

Start med at zoome ud og gør klar for dig selv hvor langt frem, du reelt har behov for at have et forkromet overblik over f.eks. dit arbejdsliv og de opgaver, der ligger og venter på dig. For nogen er det nok med tre uger, mens det for andre er tre måneder, og for andre igen giver det mening at have et langt større overblik, som strækker sig over et par år.

Hvad er din masterplan? Hvornår er der deadlines på diverse opgaver, ansøgninger osv.? Lav gerne denne form for WTD-liste på en stor kalender, hvor du mere eller mindre kan se hele forløbet på et stykke papir. Det skaber ikke det forkromede overblik kun at have sine aftaler, deadlines mv. i en lukket kalender, hvor man skal side og bladre rundt for at finde de pågældende datoer mv.

Få det op i et stort og overskueligt format, så du kan træde et skridt tilbage og beskue din master plan (dvs. din makro-WTD-Liste).

Når du har skabt dig dette forkromede overblik, kan du begynde at kigge på de enkelte opgaver og sortere dine aktiviteter i WTD-lister med projektnavn, dato osv. Mange af de forestående opgaver behøves du slet ikke beskæftige dig med med det samme, men du har fået dem ud af dit hoved og ned på papiret.
[/su_spoiler]
[su_spoiler title=”Opsæt din WTD-liste som en ugeplan”]
Når du har lavet din makroplan og kan se hvilke opgaver, du bør kigge på inden for den næste uge, så sæt dig ned og lav en liste over alle de opgaver og aktiviteter, det fordrer, for at du kan nå dine deadlines. Lav gerne et estimat over, hvor meget tid du forventer, at den enkelte opgave kræver af dig. Skriv det i parentes ud for den enkelte opgave. Har man 150 punkter på sin WTD-lister for de næste 5 dage, så hjælper det at få et overblik over hvor lang tid det cirka vil tage at løse de enkelte opgaver.

Eksempel:

• Skriv mail til projektmedarbejder Hanne K.angående X (5 min)
• Udfærdig arbejdsdokument til HR gruppen. (60 min)
• Forberede oplæg til møde om næste års driftsbudget (2 timer)
• Deltag i møde om næste års driftsbudget- torsdag kl.10- 14.
• Osv…
  Når din liste er så udfyldt, som det nu engang er muligt, kan det være en kæmpe hjælp at få arbejdsopgaverne fordelt ud på ugens dage. Igen, for at få et forkromet overblik. Ikke over makroplanen, men over mikroplanen. Start med at kigge i din kalender, og få skrevet møder og andre faste moduler ind i din plan. Det giver et bedre overblik over, hvornår du f.eks. bør finde to timer til planlægning af oplæg mv., så sene aftener og natten inden mødet ikke skal benyttes til dette, fordi det er blevet glemt.

Hvis du vælger at sidde med alle 150 punkter/arbejdsopgaver for den kommende uge på et stykke papir, kan det virke både stressende og demotiverende, når du mandag kl. 15:30 kun har løst de første 4 punkter på din WTD-liste. Fordel og planlæg hvor og hvornår det er smartest at løse de enkelte opgaver i løbet af ugen. Hvis de 150 punkter bliver fordelt over ugens 5 dage og du oven i købet har et estimat over, hvilket omfang de tidsmæssigt kræver af dig, så er det meget nemmere 1) at styre sin faktiske arbejdstid de enkelte dage, og 2) mandag ikke at skulle bekymre sig om mere og andet end de 8 punkter, dagens program består af.

For de sidste 142 punkter er der helt styr på! De er skemalagte og pga. dit tidsestimat også sandsynlige for dig at nå de pågældende dage. Du undgår således at sidde og stresse over omfanget af din faktiske WTD-liste. Igen, fordi du har skabt og ro omkring dig ved at strukturere dit liv og din hverdag. Det betyder for de fleste mennesker, at deres koncentration bedres og arbejdsopgaverne løses væsentligt hurtigere! Det bliver ligeledes nemmere, at overskue de altid uforudsete opgaver, der dukker op i løbet af ugen, hvis man har et klart overblik over de eksisterende opgavers omfang og karakter.

Når du skriver punkterne fra din WTD-liste over i din ugeplan, så husk at strege dem over på listen eller markér på anden måde, at punktet er kommet med ind i ugeplanen. Du sparer dig selv for meget dobbeltarbejde med at sidde og eftertjekke, og du undgår at glemme et eller flere punkter.
[/su_spoiler]
[su_spoiler title=”Fremtids-WTD-lister”]

Det er en god idé at have næste uges WTD-liste liggende inden for rækkevidde. Jo tættere, man kommer på den nye uge, jo flere ting og opgaver begynder at banke på og fylde i bevidstheden. Få dem lynhurtigt skrevet på næste uges WTD-liste eventuelt med relevant deadline mv., så du ikke skal bruge mere tid og energi end højst nødvendigt på kommende arbejdsopgaver. Så ved du, at de står på din liste, og at du roligt kan arbejde videre, hvor du var nået til.
[/su_spoiler]

Har du et godt tip til et sted, hvor jeg kan blive klogere på to-do lister?

Du kan besøge min hjemmeside, som lanceres oktober 2014, for yderligere inspiration og evt. aftale et møde her: www.strukturogsucces.dk

Hop tilbage til ekspertoversigten – klik her

De tre ting tager jeg med mig

De syv eksperter strør om sig med guldkorn. Det er fantastisk, at de har taget sig tiden til at dele, og jeg håber, at du tager en masse ny viden med dig. Her er de tre ting, som jeg lige minder mig selv om en ekstra gang, når jeg i morgen sætter mig ned og kigger på min to-do liste:

• To-do listen gør ikke noget for digEn to-do liste er i sig selv ingen garanti for, at du bliver mere effektiv. Den er et værktøj. Det er stadig dig selv, der skal handle på punkterne.
• Arbejd dig frem til et personligt system med inspiration fra eksperterneDer findes et hav utallige tilgange til, hvordan du bruger to-do lister allerbedst. Du kan suge inspiration til dig fra alle andres systemer, men du er nødt til at knokle dig lidt frem til en model, der er skræddersyet til dig.
• To-do listen er bare et skridt på vejenDu kommer rigtig langt med en god to-do liste. Den giver dig et fokus i arbejdsdagen, så du får streget nogle opgaver over. Men vil du have mere overskud og være mere effektiv, så skal du kigge på helheden. Det er alt fra, hvordan du tjekker dine e-mails, til hvordan du sover om natten. Tag det et skridt af gangen. Start med din to-do liste. Så skal du nok få fart på.

Sådan laver du din første to-do liste

Hvis du er nået her til, så er der en god chance for, at du synes arbejdet med to-do lister er super spændende. Hvis du har brug for lidt starthjælp til at komme godt fra start med en helt grundlæggende to-do liste, så læs med her.

Her får du tre simple skridt, der forbereder den gode to-do liste. De tre skridt er:

• Skriv alle opgaver ned
• Bryd opgaverne ned i mindre dele
• Prioriter og estimer alle opgaverne

Hvad er dit bedste tip til en effektiv to-do liste?

Nu har du fået syv forskellige bud på, hvordan du gør din to-do liste endnu mere effektiv.