Føler du ofte, at der er flere opgaver på dine skuldre, end du kan overskue? Overskrider du deadlines, fordi du mangler fokus i dit arbejde? Eller har du prøvet at glemme en vigtig mail, så andre må jagte dig for at få et svar?
Så skal du prøve en to-do liste.
En to-do liste er – groft sagt – en prioriteret liste af alle de opgaver, som du skal løse. Det er grundessensen af en to-do liste: Alt hvad du skal lave, hvor det vigtigste står først.
I den her lille introduktiom stiller vi skarpt på, hvordan du kommer godt i gang med din første to-do liste.
Hvorfor skal jeg have en to-do liste?
Først og fremmest fordi du ikke kan have alle dine opgaver i hovedet, samtidig med at du skal fokusere på at løse dem en af gangen.
Det er et stærkt værktøj, når du vil bekæmpe stress, hast og dårlig samvittighed i din arbejdsdag. Hvis du glemmer opgaver, så får du selv dårlig samvittighed, og folk omkring dig mister respekten for dig. Men får du styr på dine opgaver med en stærk to-do liste, så oplever du mindre stress. Du er mere tryg ved, at du ikke har glemt noget vigtigt.
Og vigtigst af alt. Hvis du prioriterer opgaverne godt, så bruger du også din energi på at løse opgaver, der er vigtige og giver værdi for dig selv, dit hold og resten af organisationen (eller familien for den sags skyld – to-do lister passer også fint ind i dagligdagen).
Det lyder egentlig meget nemt at lave en struktureret og gennemtænkt to-do liste, men overraskende mange mennesker får slet ikke nok ud af deres to-do lister. Den gode to-do liste handler om mere end at skrive opgaver ned på en lap papir. Det er et system, du skal sætte op til dig selv, så hjælper dig i hverdagen.
Det er en rigtig god idé at starte helt enkelt ud. Så du får de grundlæggende principper på plads først.
Sådan forbereder du din første to-do liste
Vi starter simpelt ud. Hvis du følger de her 3 skridt, så får du oprettet en liste, der dækker dine opgaver for den næste uge.
Når du fået oprettet din liste, så kan vi begynde at kigge på, hvordan du med fordel kan dele den op i flere lister.
Følg de her 3 skridt:
Første skridt: Skriv alle dine opgaver ned
Det første du skal gøre er at samle alle opgaver, du gerne vil have løst i den næste uge, et sted.
Find et stykke papir og skriv så alle de opgaver ned, som du skal løse. Husk at kigge i mailboksen, stakken af gule lapper og kalendernoterne, så du får det hele med.
Når du har gjort det kunne du i princippet bare kaste dig over opgaveløsningen og så krydse af med et smil, hver gang du løste en opgave. Men hvis du investerer lidt mere tid i forberedelse, så bliver eksekveringen langt mere effektiv.
Andet skridt: Bryd opgaverne ned
Nu har du en liste af opgaver, som du skal løse. Nu gælder det om at gøre dem så lette som muligt at gå til. Det gør du på to måder.
Først skal du dele de store opgaver (dem der tager mere end en time at løse) op i mindre bidder.
Derefter skal du skrive alle punkterne i bydeform. Eksempelvis (Skriv, Ring, Læs, Spørg osv.).
Hvis det er for svært at skrive punktet i bydeform, så er det med stor sandsynlighed, fordi du skal bryde opgaven ned i endnu mindre bidder.
Tredje skridt: Prioriter opgaverne på en skala fra 1 – 5
Nu skal du gennemgå alle opgaverne på din liste og prioritere dem på en skala fra 1 – 5. Her er 1 meget vigtigt og haster, og 5 er slet ikke vigtigt og haster ikke spor.
Hvis du har rigtig mange 1’ere og 2’ere, så skal du gå listen kritisk igennem igen. Det hjælper dig ikke at have mange vigtige hasteopgaver på listen – tværtimod. Du skal kun bruge 1’erne til de allermest kritiske opgaver.
Nu skal du så bare skrive listen op på ny, så opgaverne står i prioriteret rækkefølge. Og så er du for alvor klar til at handle effektivt.
Skal du arbejde med flere lister?
I den her artikel har vi barberet det forberedende arbejde ned, så du står med en enkelt liste i hånden. Mange begynder hurtigt at lave flere lister. Det er nemlig rigtig svært at bevare fokus, hvis der er alt for mange punkter på din to-do liste. Så det gælder om at have relativt få opgaver på den liste, som du sidder med lige nu.
En løsning er eksempelvis, at folk deler listerne op i arbejde, hobby, studie, fritid, familie og så videre. Det giver mange små lister, som du så kan finde frem, når du står i den enkelte situation.
Jeg er personligt meget mere vild med at have alle opgaverne i det samme overordnede system. Det betyder, at jeg har – lidt hurtigt skitseret – har tre to-do lister:
- Opgaver i dag
- Opgaver i den her uge
- Opgaver i fremtiden
Jeg bruger så program, der hedder Evernote til at styre mine lister. Så det er hurtigt for mig at flytte opgaver rundt mellem listerne. På den måde skal jeg kun forholde mig til dagens opgaver, når jeg sidder foran tastaturet. Inden jeg klapper computeren sammen, så løber jeg gennem system og sørger for, at der er planlagt opgaver til næste dag.
Det med at inddele listerne i, hvornår opgaverne skal løses er der også rigtig mange bud på. Mit er kun et enkelt i flokken.
Software til to-do liste
Der findes mange tusinde stykker software til at styre din to-do liste. Jeg har efterhånden prøvet en del forskellige. De kan jo meget af det samme, men jeg synes nogle enkelte skiller sig lidt ud.
Wunderlist
(OBS: I maj 2020 bliver Wunderlist officielt til Microsoft To Do)
Et fantastisk simpelt værktøj, der fungerer på alle digitale enheder. Det er super nemt at lære, det er gratis og har mange lækre features. Du kan eksempelvis sortere opgaver på en liste efter deres deadline. Du kan (dog kun i Pro versionen) vedhæfte dokumenter, lydfiler og alt muligt andet. Og så kan du skrive uddybende kommentarer til opgaverne og dele det hele eller noget af det med kollegaerne. Super smart.
For et år siden brugte jeg kun Wunderlist. Jeg er kun skiftet til Evernote, fordi det spiller bedre sammen med nogle af de andre applikationer jeg bruger til eksempelvis at holde min e-mail indbakke fuldstændig clean hver dag.
Evernote er et vanvittigt fedt stykke software. Det kører selvfølgelig også på alle digitale platforme. To-do listerne er bare en lille brøkdel af alle de ting, som jeg bruger Evernote til. Jeg har alle mine kvitteringer scannet ind, så de kan søges frem. Jeg har artikeludkast, læsenoter og billeder samlet i et lille bitte program, som jeg kan tilgå, hvor jeg vil. Det er for lækkert.
Og så har jeg mine to-do lister. Jeg har efterhånden fået det sat op i et godt system, men jeg optimerer løbende på det. Sådan er arbejdet med to-do lister meget. Du knokler på, indtil du finder en opsætning og et system, der matcher dine behov. Det er en læringsproces.
Hej Mark,
Tak for et godt indspark vedr. to-do lister. Personligt, benytter jeg Asana til tidsoptimering og planlægning. Det er en anelse “dybere” end Evernote og har nogle lækre funktioner, som gør det godt at arbejde med i store såvel som små organisationer, hvor en eller flere medarbejdere knyttes til hver opgaver. Asana giver et godt overblik over dine + kollegaers tidligere, nuværende og fremtidige projekter.
Ønsker du at køre det helt enkelt, som du foreslår i dit indlæg, kan man også dét. Her vil jeg anbefale, at man arbejder med nogle brede tasks/overordnede mål eller opgaver – som hver i sær har mindre subtasks oprettet under sig (bryd opgaverne ned). Hver lille opgave “tikkes” så af løbende for til sidst at kunne complete hele opgaven. En hovedtask kunne hedde “Opret firmahjemmeside” – og herunder kunne subtasks være “Køb domæne + webhotel”, “Installér WordPress”, “Køb og installér tema” osv.
Asana spiller desuden fint sammen med andre applikationer som Google Calendar o.lign. – og deres App til iPhone er også helt kanon.
Skulle nogen være i tvivl, har jeg ingen interesse i at promovere Asana – det spiller bare max og fortjener at blive nævnt i indlæg som dette 🙂
Dbh Peter
Fedt med en introduktion af Asana Peter.
Jeg har aldrig selv prøvet det, men jeg har hørt meget godt om det. Må hellere få det prøvet af.
Grunden til, at mit valg er faldet på Evernote handler nok meget om, at jeg der kan organisere rigtig mange andre ting på samme tid (smide artikler i arkivmapper, scanne bilag ind hurtigt fra min smartphone osv.).
Min største opfordring vil helt klart være, at den enkelte prøver sig frem. Det er meget individuelt, hvad man har brug for. Så jo flere værktøjer, vi kan få på bordet her, jo bedre er det 🙂
Kære Mark,
Super godt indlæg. Jeg er selv stor fan af to-do-lister. Det sparer mig helt sikkert for en masse stress og får mig til at holde mig til mine prioriterede opgaver.
Jeg er indehaver af hjemmesiden https://slipangsten.dk/ og i den forbindelse kommer to-do lister ofte op hos mine læsere. To-do-lister kan nemlig også stresse og skabe angst – især hvis du kæmper med at skulle være perfekt og klare alting før tid.
Til dem der oplever at to-do lister bliver en hæmsko fremfor et godt værktøj kan jeg anbefale den to-do-liste der hedder: Not-to-do listen. Not-to-do er et alternativ til to-do-listen (og evt. bruges på samme tid).
Der dukker nemlig ofte tanker op om ting der kunne gøres, men som ikke står på den prioriterede to-do-liste. Disse tanker kan være godt at få placeret et andet sted, så de ikke optager tankeplads og fokus hos den der er stresset.
Not-to-do listen udføres sådan:
1. Find en blok eller et stykke papir + noget at skrive – og hav det tæt ved dig.
2. Hver gang, du får en ide eller tanke om at du burde eller skulle gøre noget lige nu, skriver du det ned på papiret.
3. Øvelsen går ud på kun at tilføje listen de ting din hjerne foreslår dig at gøre, men som du ikke skal gøre. Du skal tilføje tingene i det øjeblik, de dukker op hos dig – så aflader du nemlig løbende.
4. Nedfældelsen gør at du nemmere slipper trangen til at forfølge eller handle på andet end det, du er i gang med. Dette gør det også nemmere for dig at vende tilbage til det, du var igang med. Igen og igen.
Listen kan fx bestå af:
– ting, du føler du burde gøre, men som har lav prioritet
– drift-away-handlinger, der hverken giver mening eller udbytte
– andre handlinger der ikke giver mening i forhold til det, du allerede er i gang med
Jeg håber at det kan give et lille input og inspiration til dig, der er leder til en stresset eller angst medarbejder.
De bedste hilsener,
Lise kryger
Hej Mark, tusind tak for mange inspirerende og vedkommende artikler. En lille servicemeddelelse: Wunderlist lukker ned og erstattes af Microsoft To Do til maj i år. Bare til orientering, så du evt. kan opdatere artiklen til den tid. Med venlige hilsner Sidsel