Tillid på distancen

Vi møder mange ledere, der har udfordringer i deres virtuelle teams.

Og der én udfordring, der går igen. Den handler om tillid og sniger sig frem i udtryk som:

“Jeg har bare ikke tillid til, at de rigtigt laver noget derovre,” eller “det vigtigste for mig er, at jeg kan have tillid til dem, selvom jeg ikke kan se dem.”

Tillid er svært. Og det starter hos dig. Det er dig – som leder – der skal skabe tilliden. Den gode leder har tillid til sine medarbejdere og kan derfor give slip på taget i sine medarbejdere. Gøre dem fri til at performe – også i det virtuelle team

Det går vi i dybden med her i artiklen, hvor vi graver dybere i, hvad det vil sige at have tillid, og hvordan det at have tillid kræver nysgerrighed, tydelig kommunikation og klar forventningsafstemning. Det udspringer alt sammen fra dig som leder – særligt i det virtuelle rum.

Hvad er tillid egentlig?

Tillid er grundlæggende i de fleste relationer, og både ledere og medarbejdere oplever tillid som meget vigtigt. Selvom tillid selvfølgelig ikke er altafgørende i alle arbejdsrelationer, er tillid ofte essentielt i teams, som skal løfte en fælles opgave. Men det kan være en kæmpe udfordring at skabe tillid, når man ikke ser hinanden i det daglige.

Tillid kan beskrives på mange måder, men med akademiske termer vil vi her koge det ned til to overordnede former for tillid.

De to former for tillid er:

• Tillid der er baseret på rationalitet
• Tillid der er baseret på følelser.
  

Dem skal vi se lidt nærmere på nu.

Rationel tillid

Den rationelle tillid er netop dét: rationel. Den opbygger du eksempelvis, når du oplever andre som kompetente og erfarer deres evne til at levere kvalitetsopgaver til tiden. Og det gælder uanset om du arbejder virtuelt eller ej. Transparens på tværs af lokationer – eksempelvis via åben kommunikation om opgavers progression og eventuelle problemer –  skaber en synlighed omkring “de andres” kompetenceområder. Det giver en forståelse for de andres situation, der i høj grad gavner opbygningen af tillid. Men den transparens opstår ikke automatisk. I virtuelle teams kan den sågar være ekstra svær at opbygge. Og det kræver et dedikeret arbejde – specielt fra dig som leder.

Følelsesbaseret tillid

Den anden form for tillid er den følelsesbaserede tillid. Den kalder vi også den affektive tillid. Og her bliver det særdeles udfordret i virtuelle teams. Følelsesbaseret tillid handler om vores kendskab til hinanden. At vi kender hinanden som mennesker og ikke kun som fagpersoner, der leverer et godt stykke arbejde. Det kan være svært at lære hinanden ordentligt at kende i et virtuelt team. Når vi ikke sidder sammen, mister vi nemlig det, som vi på engelsk kalder ”social proximity”, altså det sociale nærvær og dermed muligheden for på naturlig vis at opbygge tætte relationer til hinanden. Relationsopbygning, som er tæt koblet til den følelsesbaserede tillid, må i det virtuelle rum oftest faciliteres af lederen, specielt i begyndelsen – det sker sjældent af sig selv i virtuelle teams.

Hvad kan du gøre? Knæk tillidskoden

Tillid er altså ikke bare er en fluffy størrelse eller en lidt-ligegyldig-ledelses-idé. Forskning har igen og igen vist, at tillid er helt afgørende for, at teams kan løse deres opgaver, samarbejde og udvikles. Men hvordan skal dit team skabe tillid baseret på transparens og åben dialog, hvis de kun kender hinanden som navne på en liste i Skype? Hvordan får man knækket tillidskoden?

Det starter med dig – det starter med lederen. Ledere kan på forskellige måder aktivt arbejde på at skabe et fundament for tillid i det virtuelle rum. Vi giver en række råd til konkrete handlinger, men husk: Dit team er unikt. Det er altafgørende, at du har dét for øje, når du læser vores råd til at skabe tillid i dit team. Lad dig inspirere og tilpas det så til din situation.

Sådan styrker du den rationelle tillid (det handler om synlighed)

Rationel tillid skabes, når vi oplever de andre som kompetente. De leverer. De lever op til aftaler. Synlighed omkring dette mangler ofte i et virtuelt team. Her er tre veje til at skabe synlighed og rationel tillid i det virtuelle team:

1. Afhængighed på tværs

Her menes der opgaveafhængighed. Altså, frem for at teammedlemmerne i København tager sig af én opgave, dem i Amsterdam af en anden og ham i London tager en solo-opgave, så skal du som leder sørge for at organisere opgaverne og ansvaret herfor, så de er fordelt over lokationer – der skal være opgaveafhængighed på tværs. Måske er det allerede på plads, fordi det er nødvendigt for jeres opgaveløsning, men hvis ikke så kom i gang. Intern afhængighed, som det kaldes med et akademisk udtryk, er i høj grad med til at sikre transparens på distancen og kan dermed skabe et fundament for rationel tillid. Denne måde at organisere sig på giver mulighed for at tage de andres faglige kompetencer, evne til at levere, omhu, proaktivitet osv. i øjensyn – en form for ”show, rather than tell”. Som bonus, kan denne opgavedeling skabe mere kendskab på tværs af teamet og måske ligefrem bedre relationer og dermed synergieffekter i form af videndeling og (tvær)faglig sparring.

2. Overblik og indblik

Hvis man i et virtuelt team kun mødes én gang om ugen og ikke har den store interaktion på tværs af lokationer, bliver det hurtigt meget svært at følge med i, hvad de andre laver, og hvad de egentlig har af faglige baggrunde og kompetencer. Men for opbygningen af rationel tillid, er det faktisk meget relevant for dit team at have et vist overblik og indblik.

Det kan selvfølgelig gøres på flere måder. Mange falder tilbage på den klassiske ”rundt-om-bordet-status” i det ugentlige møde. Men det er vores klare anbefaling ikke at bruge værdifuld tid på,  ”jeg lavede det her i sidste uge, og jeg skal lave det her i den her uge”. Har I fx kun ét ugentligt møde, så brug hellere tiden til at have vigtige dialoger eller lære hinanden at kende. Der findes et utal af projektledelsesværktøjer og online samarbejdsplatforme som Teams, som kan erstatte jeres ” rundt-om-bordet-status” og som i højere grad (især hvis kombineret med helt korte daglige møder) sikrer tæt og kontinuerlig opfølgning – og skaber mulighed for at sætte lys på teamets succeshistorier.

3. Gå forrest

Ja, det er jo helt klassisk, at lederen skal gå forrest, og det skal du selvfølgelig også her – både ift. at udvise tillid til andre og ift. at facilitere opbygningen af tillid. Du må gå forrest og kommunikere bredt ud i teamet om opdateringer, problematiske situationer osv. Det skal selvfølgelig ikke gå hen og blive spam eller en oplevelse af informationsoverload. Men det er din opgave at sikre, at alle har mulighed for at vide, hvad der foregår, så ingen føler sig oversete eller mangelfuldt informerede.

I forlængelse af det, vil vi anbefale dig at besøge alle de lokationer, hvor du har teammedlemmer. Afsted med dig til Amsterdam, London, Dubai, Mumbai osv. Ikke bare fordi ”at rejse er at leve”, men fordi dét, at du kender andres lokale forhold, skaber en form for transparens, som ikke kun vedrører arbejdsopgaver, men ligeledes arbejdsprocesser og -krav på de enkelte lokationer. Tag hellere end gerne hele holdet med på turen, hvis du kan finde budgettet til det. Det vil kun være fordelagtigt.

Sådan skaber du følelsesbaseret tillid (dyrk relationerne)

Følelsesbaseret tillid skabes, når vi lærer hinanden at kende over tid. Det kan være svært i et virtuelt team, når man sjældent mødes ”face-to-face”. Du tænker måske, at det lyder krævende, eller at det ikke er relevant for jer at have dybe relationer. Men vid at lidt kendskab til hinanden er langt bedre for samarbejdet end intet. Heldigvis kan man facilitere et vist kendskab til hinanden gennem en række simple initiativer:

1. Udvis kommunikativ omhu

Ikke bare er rettidig omhu ofte en god ide, nej, ligeledes er velovervejet kommunikation særdeles vigtigt. Vil du gerne facilitere, at dine virtuelle medarbejdere lærer hinanden at kende? Så er det altafgørende, at du kontinuerligt forholder dig til jeres kommunikation. At mødes ”face-to-face” er selvfølgelig altid en god begyndelse (én gang er bedre end ingen), men du kan komme rigtig langt med en velovervejet brug af SoMe, online samarbejdsplatforme og jeres møder. Overvej hvordan I skal bruge Teams (eller Slack, Trello osv.), og hvilke møder, der skal være ”strictly business”, og hvilke I kan bruge til sociale formål. Vær refleksiv og vælg dét som giver mening for dit team.

2. Vær ikke nærig med dig selv

Hvis I skal lære hinanden at kende – uanset hvilket medie I kommunikerer igennem – så skal alle dele ud af sig selv. Og du skal selvfølgelig begynde. Fortæl om dig selv og spørg aktivt ind til andre. Det skal selvfølgelig passe til jeres professionelle forum, så hav en vis fornemmelse for, hvad andre synes er sjovt eller bliver motiverede af – det kan virkelig booste fællesskabet. Hvis du udviser nysgerrighed ift. dine teammedlemmer og deres liv og samtidigt viser din personlighed og din entusiasme, på en oprigtig måde, vil det smitte af på de andre, og det vil gavne opbygningen af den følelsesbaserede tillid.

3. Få en buddy

Lav en ”buddy-ordning”. Helt lavpraktisk, match dine teammedlemmer med hinanden. Overvej hvem der personlighedsmæssigt er et match, men også hvem der kunne lære af hvem, hvordan de kunne bidrage til hinandens udvikling. Bed dem så (pænt, men bestemt) om at arrangere en række virtuelle kaffeaftaler, hvor de bruger 30-60 min. på at tale sammen. Med tiden vil de forhåbentlig bruge hinanden aktivt til sparring, både i deres kaffemøder og udenfor; og så vil de opbygge en relation, der både skaber en faglig udvikling, en følelse af (virtuelt) nærvær og en god tillidsrelation.

Over tid vil mange af de her råd føles mindre forceret. Initiativerne vil blive en naturlig del af jeres måde at samarbejde på – ligesom det er for mange ’almindelig teams’ – og du vil opleve den positive effekt, det har på jeres virtuelle samarbejde. Tillid er altså ikke umulig at opnå i det virtuelle team, det skal bare hjælpes lidt på vej af den rette facilitering.

Hvad gør du for at styrke tilliden?

Nu har du fået syv bud fra os på, hvordan du kan styrke tilliden i det virtuelle team. Men vi vil også gerne høre dine bud. Både når det handler om distanceledelse som her, og også mere generelt i arbejdet med organisation.

Kommentarsporet er åbent.