Sådan prioriterer du opgaverne, når alt har førsteprioritet

Jeg spørger alle, der har hentet vores e-bog med guldkorn til to-do listen, hvad deres største udfordring er lige nu. Det er spændende udfordringer, der giver masser af inspiration til nyhedsbreve og artikler her på siden.

I torsdags landede det her spørgsmål i indbakken:

“Hvordan prioriterer jeg mine opgaver, når chefen hele tiden lige pointerer, at det her er mega vigtigt, den her opgave haster, den tredje er ASAP og resten er førsteprioriteter? Jeg vil gerne det hele, men min to-do liste er mega lang og alt skulle helst være afleveret i går.”

Føler du dig også overvældet af vigtige opgaver?

Jeg kender det alt for godt. Jeg vil for meget, jeg føler, at jeg når for lidt, og min samvittighed plager mig. Jeg tror også, at du kender det. Det er derfor, jeg har valgt at udgive mit svar her. Jeg har nemlig en måde at håndtere det på.

(Jeg øver mig stadig i at prioritere benhårdt. Det bliver bedre og bedre.)

Hvad enten du har har for mange muligheder eller udfordringer, til at du kan overskue dem, så er konsekvensen, at du hurtigt føler dig overvældet.

Da jeg lavede min første to-do liste, hvor jeg virkelig fik alt på, så havde pludselig lidt over 60 punkter, der bare stod på et stykke papir og stirrede på mig. Det var nu, at det skulle være virkelig let bare at tage et punkt ad gangen og så ellers få streget opgaverne ud fra en ende af.

Jeg begyndte at kæmpe med listen. Problemet var, at jeg intet overblik havde. Jeg sagde ja, når andre spurgte, om jeg havde tid til en opgave. Den røg jo bare ind på listen af opgaver, og så knoklede jeg videre, imens min to-do liste voksede. Jeg havde ikke gjort mig klart, hvilke opgaver jeg selv mente var vigtige for at udføre mit arbejde.

Jeg sagde ja, ja og ja. Og resultatet var, at jeg fik mere og mere travlt, samtidig med at jeg fik en længere og længere to-do liste. Opgaverne på listen var jeg faktisk ikke særlig motiveret for. Jeg var simpelthen styret af andres planer for, hvad min arbejdsdag skulle indeholde, og det blev lynhurtigt alt andet, end det jeg var hyret til at lave (det skulle jeg jo nå ved siden af).

Hvilke opgaver brænder du for at løse?

Det er klart: Ikke alle opgaver er jublende morsomme. Men hvis din dag bliver fyldt med opgaver, som andre dikterer for dig, så er det måske tid til, at du holder dit eget lille strategimøde. For hvad er egentlig din kerneopgave, hvor vil du gerne bevæge dig hen, og hvordan kommer du derhen?

Jo stærkere du har defineret din egen rolle, opgave og formål, jo lettere får du ved at sortere i de opgaver, der lander på dit bord. Hvis opgaven falder uden for dit domæne, så skal den sendes videre. Det kræver selvsikkerhed at sige pænt nej tak til en opgave, men det betyder også, at du kan sige ja til de opgaver, som faktisk er dine.

Hvad enten du er leder, medarbejder eller freelancer i en virksomhed, så er det jo din kerneopgave, som du bliver betalt for. Det er den vi har bestilt. Det er den vi forventer. Og det er den du bliver målt på.

Hvilke opgaver ville du løse, hvis du kun havde to timer om dagen?

Greg McKeown (forfatter til bogen Essentialism) er virkelig inspirerende, når det kommer til at prioritere. Han har et tip, som du kan bruge i din daglige planlægning. Forestil dig, at du kun kan arbejde to timer om dagen. Hvilke opgaver vil du så løse?

Hjernen er egentlig nem at snyde, og her snyder du din hjerne til at prioritere listen af opgaver på din liste. Det tvinger dig til at prioritere dine opgaver. Hvis du har brug for lidt mere hjælp, så kan du lade dig inspirere af Stephen Covey (forfatteren til 7 gode vaner), og det han kalder for The Time Management Matrix. Andre kalder den for prioriteringsmatrix. Og andre igen henviser til Eisenhowers brug af princippet, når de kalder det for en Eisenhower Matrix.

Navnet er ikke så vigtigt. Det er en relativt enkelt model, der fungerer enormt godt, når du skal prioritere dine arbejdsopgaver.

Jeg plejer at tage alle de vigtige opgaver, skrive dem på post-it notes og så ellers mingelere rundt med dem i fysisk form foran mig. Det hjælper rigtig meget at kunne se opgaverne for sig. Og så laver jeg en prioriteret liste. Alt der tager under to minutter, det bliver bare gjort med det samme. Resten bliver planlagt og sat på to-do listen.

I The Time Managment Matrix (prioriteringsmatrix) er det vigtige, at du hele tiden bliver bedre til at prioritere de langsigtede og vigtige opgaver. Så du skærer din arbejdsdag mere og mere til, så den består af vigtige opgaver. Og helst med en overvægt af dem, der ikke haster. Det kommer ikke fra den ene dag til den anden. Det kræver, at du øver dig. Justerer ind. Og bliver en ørn til at sige nej.

Fra prioritet til prioriteter – og tilbage igen

Greg McKeown har en sjov lille anekdote til ordet “Prioritet”, som du kan tage med næste gang, at nogen fortæller dig, at det her er endnu en topprioritet.

Ordet “Prioritet” optræder første gang i det engelske sprog (Priority) i 1400-tallet. Det var et entalsord. Det er først i 1900-tallet, at det begynder at optræde i flertalt som prioriteter (Priorities). Det er alligevel en tanke værd. I over 500 ord var en prioritet et enkeltstående fænomen.

Alt kan ikke være en prioritet. Det kræver en del arbejde at finde ind til, hvad der er vigtigst i din nuværenede situation, men når du får det overblik, så bliver det nemmere at sige ‘pyt’ til alt det, som du ikke når. For du kan ikke – det kæmper jeg især med selv at lære – nå det hele. Men du kan nå det, som du virkelig vil.