Hvad tror du, er den største og dyreste tidsrøver af dem alle?
- Facebook, Twitter og alle mulige andre sociale medier?
- telefonsnak, SMS’er og chat?
- fjernsyn, film og serier?
Nej. Det er ingen af dem. Det er en meget mere lumsk størrelse, vi skal have fat i her. En aktivitet der foregiver at være produktiv, men ofte viser sig som sofistikeret tidsspilde. Det er møder, vi taler om. De fylder din kalender op og får ofte en høj prioritet i din planlægning. Men nu skal det være slut.
[golearn-box id=”6957″]
Slut med møder, hvor I kollektivt hælder penge ud af vinduet.
Slut med møder, hvor I ikke træffer en beslutning.
Slut med møder, der bliver afholdt fordi vi plejer.
Slut med møder, hvor dagsordenen blafrer i vinden.
Slut med møder, der aldrig rigtig kommer fra start.
Slut med møder, der aldrig rigtig slutter.
Slut med møder, der aldrig rigtig bliver fulgt op.
Slut med møder, hvor det eneste positive punkt på dagsordenen er, at det slutter.
Slut med at spilde tiden i et overophedet, kaffeplette og livsdrænende rum.
Vi vil have inspirerende, effektive og fantastiske møder. Nu!
Indhold i artiklen
Så dyre er de dårlige møder
Inspirerende, kompetent og effektiv mødeledelse er et vigtigt element i en mere effektiv arbejdsdag. Det gælder ikke kun for dig som leder. Det gælder for alle deltagere. Dine medarbejdere, samarbejdspartnere, potentielle kunder. De takker dig dybfølt, når du fremover planlægger, gennemfører og følger op på dine møder.
Og det er altså en indsats, der betaler sig tilbage. Ikke kun i taknemmelighed fra mennesker omkring dig. Også på bundlinjen.
Lad os tage et hurtigt eksempel:
Standard møde. Fire mennesker er indkaldt. Der er afsat en time – som altid. Frederik fra HR er 9 minutter forsinket. En dagsorden stykkes hurtigt sammen. I tager den fra toppen. Det ender med at tage 1½ time, inden i ilthungrende forlader lokalet. I har en del uafklarede tråde, fordi Jan fra Marketing nok var fejlcastet til jeres møde. Så der bliver indkaldt til en nyt, hvor I tager turen igen med Jans chef.
Bummelum. Sådan brændes hurtigt et par tusindlapper af. Og det sker altså ofte.
Drømmer du også om et knivskarpt møde, hvor alle deltagere møder op forberedte? Hvor alle kender målet? Hvor I træffer en beslutning? Hvor I kommer videre?
Hent tjeklisten til bedre møder
Før, under og efter alle møder har du som mødeleder en række vigtige opgaver. Dagsordenen skal sendes ud i god tid. Den enkelte deltager skal orienteres om personens rolle på mødet. Referatet må ikke lade vente på sig.
Vi har gjort det nemt for dig at huske det hele med vores tjekliste til effektive møder. Den er delt ind i de tre faser og lige til at gå til. Så du husker det hele.
7 tips til mere effektive møder
Her får du 7 helt simple, men enormt vigtige tips til, hvordan du sikrer, at alle kommer helskindede og effektivt gennemt jeres næste møde.
- Hav styr på din dagsorden i god tid
En god dagsorden er selve jeres fundament for fantastiske møder. Her skal det også fremgå om et punkt er til orientering, drøftelse, beslutning eller noget fjerde. Det giver deltagerne viden om, hvornår deres input er forventet. Og du har en legitim begrundelse for at afbryde spontane diskussioner.Dagsordenen skal også indeholde et estimat af, hvor længe du forventer, I bruger på hvert punkt. Her gælder reglen om, at I bruger den tid, der er sat af. Så prøv, om du ikke kan presse det lidt, så I tvinger jer selv frem til en konklusion.Og det er vigtigt, at de enkelte punkter er fyldestgørende, så deltagerne kan forberede sig på forhånd. Det betyder også, at du skal sende dagsorden ud i god tid og orientere om ændringer. - Start mødet til tiden
Du kender det godt. De der fem – måske ti – første famlende minutter, hvor I venter på de sidste deltagere. Men har du tænkt på, hvad det faktisk koster jer? Både når I sidder og venter. Og når mødet bagefter er nødt til at gå over tid, så I når gennem alle punkter.Start til tiden. Så I kan slutte til tiden. Ellers får I hurtigt mange spildte minutter, der ganget op med antallet af mødedeltagere bliver til dyre timer. Timer I kunne have brugt meget bedre. På at skabe reel værdi. Så start til tiden. Også selvom det er chefen, der ikke lige er kommet endnu.Der er mange forskellige tricks til at gøre det ekstra akavet at komme for sent. Nogle låser døren. Nogle lader først de sent ankomne komme ind ved næste dagsordenspunkt. Og nogle har en straf til alle der kommer for sent. Det kan være kage, bødekasse eller noget helt tredje. - Forberedelse, forberedelse og forberedelse
Vær klar, parat og skarp på, hvad du vil have ud af mødet og de enkelte deltagere. Det giver langt de bedste forudsætninger for et effektivt møde. Her kan du læse om de 4 mødetyper og få inspiration til din forberedelse og eksekvering af selve mødet. Forberedelsen er vigtig. At din dagsorden er ude i god tid. At deltagerne kender deres rolle og dine forventninger. At du har givet dem de bedste muligheder for at forberede sig ordentligt. - Prioriter mødepunkterne
Sæt minutter på hvert punkt på dagsorden. Der er som regel afsat en fast tidsramme for mødet. Tag det antal minutter mødet er rammesat til. Tag de enkelte punkter og fordel minutterne på de enkelte punkter.Nogle punkter kan garanteret klares på ganske få minutter (eksempelvis de punkter, der er til orientering), imens andre punkter skal have flere minutter, hvis de er til debat.En prioritering af punkterne er med til at sikre, at I ikke sidder til sidst, og ikke har nået alle punkterne. - Brug parkeringspladsen og hold fokus
Nye idéer, indspark og vinkler er fantastiske. Du kender det helt sikkert godt. I skal træffe beslutning om næste kvartals budget for inbound marketing. Så står den der pludselig: En lysende klar idé. Sådan en rigtig fed strejftanke, der lige flytter mødets fokus, river alle med sig og – ja – egentlig spilder jeres tid. For nu røg I helt af sporet.Brug parkeringspladsen.Parkeringspladsen er jeres holdeplads for alle de nye input, gode idéer og nye problemstillinger, der uvægerligt dukker op fra tid til anden. Lad dem ikke stjæle jeres dyrebare fokus. Og lad dem ikke banke din dagsorden ud af banen. Parker dem. Og håndter dem så efter mødet.Parkeringspladsen er virkelig din ven som mødeleder. - Sluk telefonen, og hvis I tør … computeren
Selv de bedst planlagte møder, den mest engagerede mødeleder og de mest motiverede mødedeltagere kan dæmme op for den dybe, dybe urtrang, der ryster gennem hele kroppen, når telefonen (ganske vist lydløst) vibrerer nede i lommen.Wupti. I de næste fem minutter af mødet er I en mand mindre.Sluk telefonen. Den er designet til at afbryde dig, fange din opmærksomhed og gøre dig til en træls mødedeltager. Og har den første sneget skærmen frem mellem benene, så er kædereaktionen ikke langt væk.Så sluk telefonerne. Og hvis I tør, så tror I selvfølgelig på mødelederens evne til at sammenstykke et referat, så der rundt om bordet kun sidder én og tager noter. Så alle computere er lukket ned. Og fokus er på mødets dagsorden. - Konkluder. Beslut. Referer.
Sørg for et godt mødereferat. Hvad er jeres konklusioner? Hvilke beslutninger har I truffet? Hvem er ansvarlig for hvilke opgaver?Det virker måske indlysende. Møder opstår med de bedste intentioner. Men hvor ofte bliver der egentlig fulgt op? Hvor hurtigt kommer referaterne egentlig afsted?Gør dig selv en tjeneste og planlæg på forhånd, hvilke punkter på dagsordenen, der eksempelvis er opgaver, hvor I skal finde en ansvarlig. Så gør du det nemt for dig selv, når du kun lige skal tilføje navnet på den ansvarlige efterfølgende.
Her får du en gratis tjekliste, der hjælper dig til bedre og mere effektive møder.
4 mødetyper: Sådan planlægger og afholder du det gode møde
Møder kræver planlægning hver eneste gang. Alt efter hvad målet er med mødet, så kræver det en bestemt forberedelse. Her får du en introduktion til fire forskellige mødetyper, som gør dig til en mødeplanlægningens Bruce Lee.
Alle møder er forskellige. Men alligevel kan det være en fordel, når du skal planlægge, at du arbejder med en skabelon for det enkelte møde, så du ikke starter helt på bar bund hver gang, du skal planlægge et møde.
Derfor introducerer vi dig nu for 4 mødetyper, der kommer til at gøre det endnu lettere for dig at planlægge og lede møder fremover.
De 4 mødetyper:
- Informationsmødet
- Idémødet
- Problemløsningsmødet
- Beslutningsmødet
Informationsmødet
Mål: At motivere og skabe interesse for beslutninger, så der opstår accept og fælles fodslag.
Her holder du typisk et informationsmøde:
- Kick-off for arbejdsproces
- Møde med en bredere kreds af interessenter
Deltagere:
- En gruppe af interessenter. Pas på med at blande for mange forskellige interesseområder på informationsmødet. Her kan du med stor fordel afholde flere møder, hvor du kan gøre oplevelsen af relevans for den enkelte gruppe af interessenter større.
Sådan eksekverer du informationsmødet:
- Skab dialog og aktivitet. Målet er at motivere og involvere deltagerne. I din forberedelsesfase skal du derfor overveje nøje, hvordan du undgår envejskommunikation til mødet.
- What’s in it for me. Tag udgangspunkt i deltagernes interesser. Gem dine egne behov væk og fokusér på forventninger og bekymringer hos de indkaldte.
- Ærlighed. Hvis du skal motivere til forandring, en hård arbejdsproces eller en øget indsats på et bestemtmarked, så vær ærlig omkring prisen. Vis at du ved, at der er omkostninger, men at der samtidig er taget højde for det.
- Styr mødet. Det er vigtigt, at hverken pessimisterne eller optimisterne får overtaget på mødet. Forbehold, glade forventninger, bekymringer og alle de andre følelser skal have plads. Det er vigtigt, at de kommer frem på mødet, så det ikke bliver til snak ude på gangene bagefter.
Idégenereringsmødet
Mål: At generere kvalificerede idéer og nye perspektiver i fællesskab, så løsningsrummet udvides.
Her holder du typisk et informationsmøde:
- Brainstormingmøder
- Produkt- og konceptudviklingsmøder:
Deltagere:
- Blandede bolsjer. Her skal du virkelig bare blande alle typer af interessenter sammen. De forskellige perspektiver fra kunder, ledelse, slutbrugere og forskellige dele af organisationen vil kickstarte idéudviklingen. Men gør dig alligevel nogle tanker om, at dem du vælger er gode til at tænke kreativt og nyt. Det behøver ikke være alle, der er verdensmestre i dét. Men sørg for at have deltagere, som er skarpe til det, så du sikrer en progression i mødet.
Sådan eksekverer du idégenereringsmødet:
- Kreativitet kræver rammer. Sørg for de rigtige rammer til mødet. Det kan være lange og meget krævende møder, så gør det ekstra lækkert for deltagerne i løbet af dagen. Overvej også at flytte ud af de almindelige kontorer, så I får frisk luft til friske idéer.
- Idéer kræver tid. Sæt god tid af til mødet. Ikke fordi idégenerering ikke skal struktureres, men fordi det simpelthen tager tid. Tid til at forfølge de blinde veje, reflektere og sammentænke perspektiver. Hav en klar målsætning.
- Hvad er målet? Skal I skabe en provokation internt i virksomheden, skal I overhovedet nå frem til noget eller skal I revolutionere markedet med jeres idé? Gør fra starten af mødet klart, hvorfor du har indkaldt de enkelte deltagere. Hvad kan de bidrage med i den her kontekst? Du har inviteret alle med til mødet, fordi alle har noget at byde ind med. Så sørg for (specielt i starten) at idéer ikke bliver skudt ned. Og spørg gerne til bidrag fra deltagere, der holder sig mere tilbage. Det er vigtigt for processen, at alle deltager aktivt i mødet.
Problemløsningsmødet
Mål: At finde frem til en løsning på et ellere flere på forhånd givne problemer
Her holder du typisk et problemløsningsmøde:
- Krisemøder
- Planlægningsmøder
- Konfliktløsningsmøder
Deltagere:
- Deltagere med den fagligt, krævede viden
- Deltagere, som har part i problemet
Sådan eksekverer du problemløsningsmødet:
- Hvad er problemet? Gør det klart for alle, hvad problemet er. Deltagere fra forskellige positioner i samarbejdet kan have vidt forskellige opfattelser. Så sørg for at I alle arbejder med det samme problem og frem mod et fælles løsningsforslag.
- Hvad er næste skridt? Gør det klar for alle, hvad I skal nå frem til på mødet. Skal I finde et udvalg af løsningsforslag, som en arbejdsgruppe går videre med? Eller skal I finde frem til løsningen, som så skal implementeres?
- Få accept fra alle. Sørg for at alle parter, der efterfølgende skal arbejde videre med løsningsforslag eller implementere en løsning, har accepteret resultatet af mødet. Alle konflikter skal adresseres på selve mødet.
- Dokumenter løsningen. Sørg for at løsningen og mødets resultat bliver skrevet til referat, så de involverede parter efterfølgende er sikre på, hvilken vej de skal gå.
Beslutningsmødet
Mål: At træffe beslutninger
Her holder du typisk beslutningsmødet:
- Styregruppemøder
- Statusmøder
Deltagere:
- Personer med beslutningskompetence
- Personer der er nødvendige for beslutningens gyldighed
- Vær opmærksom på, at du ikke bare indkalder, dem der plejer at være med. Det fører ofte til unødig sagsbehandling, der gør beslutningsmødet ineffektivt
Sådan eksekverer du beslutningsmødet:
- Send beslutningsoplægget i god tid. Det er afgørende at deltagerne i god tid besidder den nødvendige viden for at kunne træffe en kompetent beslutning på selve mødet.
- Afstem interesserne på forhånd. Inden du sender beslutningsoplægget kan du med fordel afstemme beslutningsoplægget og anbefalinger med fremtrædende personer, så du sikrer en vis opbakning inden mødet.
- Styr mødet hårdt. Fokusér på beslutningerne. Undgå diskussion og sagsbehandling af irrelevante punkter ved at have en synlig dagsorden på mødet. Få accept undervejs og til sidst Få accept fra alle undervejs i mødet. Vær især opmærksom på, at du får accept fra skeptikere løbende. Det bedre at tage konflikterne på vejen i stedet for at få dem som overraskelser undervejs.
- Hold fast i beslutningen. Beslutningen føres til referat i en ordlyd, der godkendes af mødedeltagere med det samme. Sørg også for at få en formel godkendelse af referatet efterfølgende.
Er du klar til næste møde?
God og grundig forberedelse er grundlaget for effektive møder. Så nu er din opgave simpel. Du skal planlægge dine møder. Find din kalender frem og pluk ét eller to møde(r) ud. Dem skal du planlægge. Gennemgå tjeklisten på begge møder og find så ud af, hvilken mødetype det er, så du kan få mest muligt værdi ud af mødet.
Møder er slet ikke en dårlig idé. Det bliver de først, når I glemmer at gøre det ordentligt.
Skriv et svar