Interessentanalyse

Interessentanalysen er i praksis et ganske simpelt og stærkt værktøj. Det hjælper dig med at skabe overblik, beskrive og gruppere de mange mennesker, der har en interesse i dit projekt. Og – vigtigst af alt – hvordan du håndterer dine interessenter. Både de dage hvor dit projekt drøner afsted som en velsmurt tysk racer. Og de dage, hvor det hele går i fisk.

Her får du en introduktion til arbejdet med interessenter i dit projekt. Og en konkret trin-for-trin guide til at lave din egen interessentanalyse.

Hvad er en interessent?

En interessent kan defineres som en af følgende:

• En der påvirker projektet
• En der bliver påvirket af projektet

Interessenterne spænder altså vidt. I et offentligt byggeri kan de således være lige fra styregruppe og ledelse til de borgere, der bliver daglige brugere af det fremtidige byggeri.

Fordi interessenterne spænder så vidt, så fokuserer interessentanalysen også på at organisere de forskellige interessenter i grupper. Det kan eksempelvis være i forhold til, i hvor høj grad interessenten:

• har indflydelse på gennemførelsen af projektet
• bliver påvirket af projektet

Det betyder, at du har fire overordnede typer af interessenter:

• Eksterne interessenter – Lille indflydelse og ikke påvirket
• Gidsler – Lille indflydelse og påvirket
• Grå eminence – Stor indflydelse og ikke påvirket
• Ressourceperson – Stor indflydelse og bliver påvirket

Ressourceperson

(Stor indflydelse og bliver påvirket)
Det her er din vigtigste interessentgruppe. De har både indflydelse på projektet og bliver påvirket af projektet. Det er vigtigt, at du som projektleder er i stand til at involvere ressourcepersonerne og give dem mulighed for at blive en tæt del af projektet.

Grå eminencer

(Stor indflydelse og ikke påvirket)
Denne gruppe er egentlig ikke synderligt interesserede i dit projekt. Men de har indflydelse på det. Det er vigtigt, at de bliver hørt. Det er vigtigt, at de sidder med følelsen af, at projektlederen tager dem alvorligt.

Gidsler

(Lille indflydelse og bliver påvirket)
Her skal du som projektleder bruge lidt mere energi. De bliver påvirket af slutresultatet. Og derfor er det vigtigt, at de bliver godt informeret undervejs.

Eksterne interessenter

(Lille indflydelse og ikke påvirket)
De eksterne interessenter er den gruppe, som du skal bruge mindst tid på. De har ikke indflydelse på, hvordan projektet udformes og gennemføres. Og de bliver ikke berørt af, hvordan projektet arter sig. De har således ikke en særlig stor interesse i projektet. De eksterne interessenter skal blot orienteres og vide at projektet eksisterer.

Hvad er en interessentanalyse?

Helt grundlæggende fokuserer interessentanalysen på, at du får identificeret og grupperet de forskellige interessenter for dit projekt. Det er vigtigt, fordi du her får gjort interessenterne krav og deres betydning for dit projekt tydelige. Og fordi det hjælper dig med at prioritere din indsats som projektleder.

Helt overordnet set består interessentanalysen af følgende trin:

1. Identificere interessenter
2. Gruppere interessenter
3. Beskrive interessenters krav
4. Beskrive interessenters betydning
5. Prioritere interessenterne ud fra deres vigtighed

Målet med den gode interessentanalyse er, at du får lavet en samlet vurdering og prioritering af, hvem der har hvilke interesser i dit projekt. Det gælder både internt, hvor du har brug for opbakning og medvind. Og det gælder eksternt, hvor du har brug for positiv omtale.

På samme måde som din risikoanalyse, så er interessentanalysen din mulighed for at foregribe så mange problemer, som det er muligt med den viden du har på et givent tidspunkt. Det er stadig de uforudsete problemer, du kommer til at bøvle mest med. Men med en god interessentanalyse har du gjort så meget som muligt forudset. Og derfor også til noget, som du har en mulighed for at forebygge.

Interessentanalysen starter du, allerede før projektet for alvor ruller. Det er en del af din forberedelse som projektleder. Men husk. En god interessentanalyse bliver løbende gennemarbejdet. Virkeligheden omkring dig ændrer sig. Og det kommer til at påvirke din håndtering af interessenterne.

Hvorfor skal du have styr på dine interessenter?

Projektledelse er fedt, når det hele glider roligt afsted. Når alt går lige efter planen. Men skal vi være helt ærlige, så er det sjældent sådan, virkeligheden arter sig. Bump, knaster og blæsevejr er en del af projektlederens daglige hækkeløb.

Uanset hvordan dit projekt er skruet sammen, så har du interessenter. Når det går godt, så står de i kø for at modtage roserne. Uanset deres indsats. Men blæser vinden den forkerte vej, så bliver der hurtigt længere mellem dem, der er klar til at tage skraldet.

Det gamle Kennedy citat gælder altså stadig:

En sejr har mange fædre, mens nederlaget er forældreløst.

Og når de der bump på vejen kommer, så er det fedt at have en interessentanalyse med masser af input klar til, hvordan du håndterer dine vigtigste interessenter.

Interessentanalysen har også et mere lavpraktisk formål i den daglige projektledelse. Her bidrager den med vigtige input til:

• Kommunikation af projektets formål
• Projektets leverancer
• Projektets succeskriterier
• Risikovurdering i projektet

Sådan laver du en interessentanalyse

Her har vi samlet en trin-for-trin guide til, hvordan du laver en interessentanalyse. Det er en rigtig god idé at lave denne øvelse som projektteam. Det øger chancerne markant for, at I rammer flest mulige interessenter.

Tip: Papkort og det klassiske gråblå lærersnot er en fantastisk gave i processen med interessentanalysen. Det giver jer mulighed for at arbejde på en stor vægflade og samtidig stor fleksibilitet til at rykke rundt på interessenter, som processen skrider frem.

Trin 1: Brainstorm

Tænk hele projektforløbet igennem. Helt fra den spæde start og til projektet lander. Også gerne hvis der er en efterfølgende driftsperiode, ibrugtagelse af byggeri eller på anden måde anvendelse af projektets leverancer.

Det centrale spørgsmål er: Hvem kommer i berøring med projektet?

Her får du et par idéer til spørgsmål, der kan kickstarte brainstormprocessen for jer:

• Hvem er projektejeren?
• Hvem har taget initiativet til projektet?
• Hvem skal acceptere det endelig resultat af projektet?
• Hvem betaler projektet?
• Hvem generer projektet?
• Hvem skaber projektet en ny virkelighed for?

Processen skulle gerne betyde, at I nu står tilbage med en større bunke interessenter.

Trin 2: Sorter

De mange forskellige interessenter skal nu sorteres ud i matrixens fire felter

Jo mere indflydelse og påvirkning, jo vigtigere en interessent.

Udvælg de vigtigste interessenter fra hvert felt i matrixen.

Trin 3: Beskriv interessenterne

Din interessentanalyse bliver for alvor værdifuld, når du begynder at beskrive de enkelte interessenter i detaljer. Så du også har en indikation af, hvordan de forholder sig til projektet.

Her er en række spørgsmål, I kan besvare:

• Hvilke fordele oplever interessenten af projektets resultater?
• Hvilke ulemper oplever interessenten af projektets resultater?
• Hvordan vurderer I vigtigheden af interessentens bidrag i projektet (1-5)?
• Hvordan vurderer I interessentens indflydelse på projektet (1-5)?
• Er interessenten for eller imod projektet (skala fra -5 til +5)
• Hvad er jeres plan for at håndtere den enkelte interessent (kommunikation, mødet etc.)

Trin 4: Integrer din analyse i resten af projektet

Et væsentligt punkt er selvfølgelig at identificere interessekonflikter, der skal håndteres, før de bliver til problemer for projektet.

Men det er vigtigt, at du integrerer din viden fra interessentanalysen i hele dit projekt. Det er eksempelvis i arbejdet med

• Risikoanalyse
• Målsætninger i projektet
• Kommunikationsplan

Og nå ja. Så er det også et godt sted at lure, hvor projektet skal levere hurtige resultater (quick-wins) for at få medvind og større værdi hos vigtige interessenter.

Hvor omfattende skal analysen være?

Husk, at detaljegraden af din analyse skal stå mål med projektets omfang og afsatte ressourcer. Du må ikke skippe for let hen over analysen, men der er ingen grund til at blive ved for evigt med at identificere nye perifere interessenter. Tænk på det lidt ligesom en vandrerygsæk. Pakker du for tungt, så går du død ude på ruten. Pakker du for let, så kommer du til at mangle det essentielle grej. Hvor stor en taske, du skal pakke, afhænger altså af, hvor omfattende dit projekt er.

Din interessentanalyse er et stærkt udgangspunkt for at håndtere og forudsige projektets bump på vejen. Derfor er det også vigtigt, at du sætter ressourcer af til den fra projektets start.

Når projektet så er afsluttet, er det tid til refleksion. Hvordan fungere din interessentanalyse, og hvordan bliver den lige et nøk bedre næste gang?