Risikoanalyse

Der er stor forskel på, hvor usikre projekter er.

Ofte kan du forudse risikoen, når du kender projekttypen og dens genvordigheder. Men hvad med det, der går decideret galt? Det, der kan få dit projekt til at bryde sammen?

En tilbagevendende udfordring i projekter er, at rigtig mange forudser de fleste risici. Men vi glemmer at kommunikere med hinanden om dem. Vi glemmer at dokumentere dem. Og vi glemmer at lave en plan på forhånd, så vi ved, hvad vi gør, hvis vi en dag står med håret i maskinen.

Håndterer du selv små risici dårligt, så gambler du med hele projektet.

Det er her, risikoanalysen skal på banen.

Hvad er risiko i projekter?

Risiko i projektet består grundlæggende af to dele:

Sandsynligheden for, at noget går galt, og de negative konsekvenser, hvis det går galt.

Problemet er, at risici kan være svære at spotte. Og put så oveni det, at risici kan være endnu sværere at forebygge og håndtere.

Det kan godt lidt give en fornemmelse af tikkende bomber.

Bomber, der sprænger og går ud over din planlægning, omkostninger, tid og – det bekymrer vi os selvfølgelig også om – dit omdømme.

Men én ting er sikkert:

Du kan forudse mange risici, hvis du griber projektet ordentligt an og løbende analyserer de potentielle risici.

Sandsynligheden kan være lille, men konsekvensen enorm. Eller det kan være omvendt. Hvad skal du så stille op med det? Hvor meget skal du forberede dig, og hvornår skal du gøre det?

Det er her risikoanalysen kommer ind i billedet. Her får du nemlig et værktøj til løbende at spotte og vurdere risici i projektet.

Og har du først forudset en risiko, så er det langt lettere at planlægge håndteringen, end hvis det hele springer under dig som bomber.

Hvad er en risikoanalyse?

Risikoanalysen er et værktøj, du bruger til at identificere potentielle risici, prioritere dem på en smart måde og samtidig identificere forslag til løsninger på forhånd. Før det hele ramler ned om ørerne på dig.

En risikos alvorlighed er defineret ud fra en kombination af, hvor stor sandsynligheden er for, at det faktisk sker. Og så konsekvenserne af, hvis det enten skal forebygges eller afhjælpes. Altså ud fra hvad det koster dig af ressourcer som projektleder enten at skulle forebygge eller reparere den enkelte risiko.

Helt konkret kan du vurdere det på en skala med følgende vurderinger:

• Sandsynligheden for at det sker på fra 1 – 5
• Konsekvensen ved at det sker fra 1 – 5

Og så får du et resultat, der kan plottes ind her:

Hvorfor skal du have styr på risici i dit projekt?

Du skal have styr på din risikoanalyse, fordi det er dit værktøj til at identificere og prioritere risici i projektet. Og fordi analysen hjælper dig med at identificere forebyggende indsatser og planlægge håndteringen af risici, hvis det går galt. Og det er godt at have styr på, før det går galt.

Projekter er fulde af uforudsete hændelser, og det er din utaknemmelige opgave som projektleder at skulle navigere mellem dem. Risikoanalysens formål er at give dig et overblik, så der er færrest mulige uforudsete hændelser. For det er bare meget mere enkelt at forebygge potentielle problemer, end det er at rykke ud og slukke ildebrande.

Du kan med fordel udvælge projektets 5 – 15 største risici og have et særskilt øje på dem som projektleder.

Og husk: Det sker ofte, at problemer i projektet forekommer at være uforudsete. Men kigger du tilbage i projektets løbetid, så viser det sig ofte, at der har været flere faresignaler undervejs. Signaler du alt for let overser, hvis du ikke har styr på din risikoanalyse.

Hvornår skal du lave din risikoanalyse?

Du kan bruge risikoanalysen i mange faser af projektet. Her er et par eksempler:

• I planlægningen af projektet.
  Før startskuddet lyder, så kan du måske allerede spotte og udrydde potentielle risici.
• Når du gør status på projektet
  Det kan være en god idé at følge op på projektets højest prioriterede risici med jævne mellemrum. Her er din løbende statusrapport på projektet et godt sted (og tidspunkt) at bruge tid på risikoanalysen.
• Løbende under projektet
  Du skal have din risikoanalyse med i baghovedet efterhånden som projektet udvikler sig. Enhver beslutning indeholder i princippet en eller anden risiko. Og det er dig som projektleder, der skal vurdere, om du skal forebygge, planlægge håndtering eller bare fortsætte med at holde et vågent øje med de potentielle risici.

Sådan laver du din risikoanalyse

Det er vigtigt, at risikoanalysen bliver lavet af en medarbejdergruppe med faglig indsigt i projektet. Ellers bliver det næsten umuligt at vurdere omfanget af konsekvenser og sandsynligheden for, at det faktisk sker.

Trin 1: Brainstorm over problemområder

Det er her, I sætter jer sammen og finder alle potentielle svar på spørgsmålet: “Hvad kan gå galt?”

Sørg for at gøre jeres input synlige for hinanden løbende, så de andre i gruppen bliver inspireret af de allerede identificerede problemstillinger.

Trin 2: Hvor store er konsekvenserne?

Når de forskellige risici er identificeret, er det en god idé at få dem prioriteret. Du kan ikke håndtere alt hele tiden. Start derfor med, at alle i gruppen giver deres vurdering af på en skala fra 1-5, hvor 1 er ingen konsekvenser og 5 er, at projektet falder fra hinanden og ender som en støvet fiasko mellem hænderne på jer.

Er der store afvigelser i jeres vurderinger, så tag dialogen og snak problemstillingen igennem, så I bliver enige om konsekvensernes omfang.

Trin 3: Hvor sandsynligt er det egentligt?

Næste opgave er at vurdere sandsynligheden på en skala fra 1 – 5. 0 er det totalt usandsynlige scenarie, og 5 er det meget sandsynlige scenarie, I kun venter på udspiller sig.

Trin 4: Lav jeres prioriterede risiciliste

Den samlede risikofaktor finder I nu ved at gange de to værdier. Jo højere tal, jo mere presserende er det. En risikofaktor på 25 kræver omgående handlinger, mens en faktor omkring 1 kan du mere eller mindre ignorere (men glem dem aldrig helt – det skader ikke at revurdere verdensbilledet af og til).

Sortér nu jeres risici efter den samlede værdi. Resultatet virker måske overraskende. Mange fokuserer ofte på risici med store konsekvenser. Men selv små konsekvenser kan være alvorlige, hvis du ikke har en plan for at håndtere dem.

Trin 5: Hvordan håndterer I jeres risici?

Nu er det bare at starte fra en ende af. Start med de største risici og fokusér på at definere konkrete indsatser for:

• Hvordan forebygger vi, at det sker?
• Hvordan afhjælper vi, hvis det sker?

Undgå at snyde dig selv, når du laver risikoanalysen

Når du vurderer en risiko, så vil du helt naturligt slå hårdt ned og forebygge mest, der hvor konsekvenserne er størst. For det er konsekvenserne, vi frygter.

Men det har en uheldig slagside. Lyt med.

Det betyder nemlig, at vi ofte ender med at bruge uforholdsmæssigt meget energi på at forebygge risici, der kan være helt usandsynlige.

Når du laver din risikoanalyse, så skal du være ekstra opmærksom på, at du vurderer sandsynligheden lige så omhyggeligt som konsekvensen. Så du med den samlede risikoscore kan prioritere dine vigtigste risici.

Hvorfor det er vigtigt?

Hvis du tøffer lidt sløset rundt med en stribe af risici, der godt nok kun har små konsekvenser, så risikerer du, at mængden vælter projektet af pinden. Slår det af sporet. Little by little.

Forebyggelse kræver planlægning

Det er slet ikke unormalt, at risikoanalysen bliver lavet, forebyggelsen bliver defineret og alle går tilbage til arbejdet og fortsætter som normalt. Det er supervigtigt, at du tager teten som projektleder og får indarbejdet jeres forebyggende indsatser i eksempelvis milepælsplanen, så der faktisk bliver handlet løbende på at forebygge de risici, I har identificeret.

Det kan også være en rigtig god idé, at du udpeger ansvarlige for de forskellige forebyggende tiltag, så der er et løbende fokus i hele projektgruppen på, hvordan I forebygger projektets alvorligste risici.

Hvornår starter din plan B?

Når det er gået galt – for ja, projekter støder altid på udfordringer – så er det godt at have en klar plan i baghånden. Plan B. Men hvornår er det egentlig, at I iværksætter Plan B? Hvor slemt skal det stå til?

Når først gryden bobler og konsekvenserne begynder at nærme sig, så kan der let opstå uenighed i gruppen om, hvor slemt det egentlig står til. det er forskelligt, hvor optimistiske eller pessimistiske vi er. Sørg derfor for, at I har nogle veldefinerede faktorer, der afgør, hvornår en Plan B iværksættes.