Risikoanalyse

Der er stor forskel på, hvor usikre projekter er.

Ofte kan du forudse risikoen, når du kender projekttypen og dens genvordigheder. Men hvad med det, der går decideret galt? Det, der kan få dit projekt til at bryde sammen?

En tilbagevendende udfordring i projekter er, at rigtig mange forudser de fleste risici. Men vi glemmer at kommunikere med hinanden om dem. Vi glemmer at dokumentere dem. Og vi glemmer at lave en plan på forhånd, så vi ved, hvad vi gør, hvis vi en dag står med håret i maskinen.

Håndterer du selv små risici dårligt, så gambler du med hele projektet.

Det er her, risikoanalysen skal på banen.

Hvad er risiko i projekter?

Risiko i projektet består grundlæggende af to dele:

Sandsynligheden for, at noget går galt, og de negative konsekvenser, hvis det går galt.

Problemet er, at risici kan være svære at spotte. Og put så oveni det, at risici kan være endnu sværere at forebygge og håndtere.

Det kan godt lidt give en fornemmelse af tikkende bomber.

Bomber, der sprænger og går ud over din planlægning, omkostninger, tid og – det bekymrer vi os selvfølgelig også om – dit omdømme.

Men én ting er sikkert:

Du kan forudse mange risici, hvis du griber projektet ordentligt an og løbende analyserer de potentielle risici.

Sandsynligheden kan være lille, men konsekvensen enorm. Eller det kan være omvendt. Hvad skal du så stille op med det? Hvor meget skal du forberede dig, og hvornår skal du gøre det?

Det er her risikoanalysen kommer ind i billedet. Her får du nemlig et værktøj til løbende at spotte og vurdere risici i projektet.

Og har du først forudset en risiko, så er det langt lettere at planlægge håndteringen, end hvis det hele springer under dig som bomber.

Hvad er en risikoanalyse?

Risikoanalysen er et værktøj, du bruger til at identificere potentielle risici, prioritere dem på en smart måde og samtidig identificere forslag til løsninger på forhånd. Før det hele ramler ned om ørerne på dig.

En risikos alvorlighed er defineret ud fra en kombination af, hvor stor sandsynligheden er for, at det faktisk sker. Og så konsekvenserne af, hvis det enten skal forebygges eller afhjælpes. Altså ud fra hvad det koster dig af ressourcer som projektleder enten at skulle forebygge eller reparere den enkelte risiko.

Helt konkret kan du vurdere det på en skala med følgende vurderinger:

• Sandsynligheden for at det sker på fra 1 – 5
• Konsekvensen ved at det sker fra 1 – 5

Hvorfor skal du have styr på risici i dit projekt?

Du skal have styr på din risikoanalyse, fordi det er dit værktøj til at identificere og prioritere risici i projektet. Og fordi analysen hjælper dig med at identificere forebyggende indsatser og planlægge håndteringen af risici, hvis det går galt. Og det er godt at have styr på, før det går galt.

Projekter er fulde af uforudsete hændelser, og det er din utaknemmelige opgave som projektleder at skulle navigere mellem dem. Risikoanalysens formål er at give dig et overblik, så der er færrest mulige uforudsete hændelser. For det er bare meget mere enkelt at forebygge potentielle problemer, end det er at rykke ud og slukke ildebrande.

Du kan med fordel udvælge projektets 5 – 15 største risici og have et særskilt øje på dem som projektleder.

Og husk: Det sker ofte, at problemer i projektet forekommer at være uforudsete. Men kigger du tilbage i projektets løbetid, så viser det sig ofte, at der har været flere faresignaler undervejs. Signaler du alt for let overser, hvis du ikke har styr på din risikoanalyse.

Hvornår skal du lave din risikoanalyse?

Du kan bruge risikoanalysen i mange faser af projektet. Her er et par eksempler:

• I planlægningen af projektet.
  Før startskuddet lyder, så kan du måske allerede spotte og udrydde potentielle risici.
• Når du gør status på projektet
  Det kan være en god idé at følge op på projektets højest prioriterede risici med jævne mellemrum. Her er din løbende statusrapport på projektet et godt sted (og tidspunkt) at bruge tid på risikoanalysen.
• Løbende under projektet
  Du skal have din risikoanalyse med i baghovedet efterhånden som projektet udvikler sig. Enhver beslutning indeholder i princippet en eller anden risiko. Og det er dig som projektleder, der skal vurdere, om du skal forebygge, planlægge håndtering eller bare fortsætte med at holde et vågent øje med de potentielle risici.

Sådan laver du din risikoanalyse

Det er vigtigt, at risikoanalysen bliver lavet af en medarbejdergruppe med faglig indsigt i projektet. Ellers bliver det næsten umuligt at vurdere omfanget af konsekvenser og sandsynligheden for, at det faktisk sker.

Trin 1: Brainstorm over problemområder

Det er her, I sætter jer sammen og finder alle potentielle svar på spørgsmålet: “Hvad kan gå galt?”

Sørg for at gøre jeres input synlige for hinanden løbende, så de andre i gruppen bliver inspireret af de allerede identificerede problemstillinger.

Trin 2: Hvor store er konsekvenserne?

Når de forskellige risici er identificeret, er det en god idé at få dem prioriteret. Du kan ikke håndtere alt hele tiden. Start derfor med, at alle i gruppen giver deres vurdering af på en skala fra 1-5, hvor 1 er ingen konsekvenser og 5 er, at projektet falder fra hinanden og ender som en støvet fiasko mellem hænderne på jer.

Er der store afvigelser i jeres vurderinger, så tag dialogen og snak problemstillingen igennem, så I bliver enige om konsekvensernes omfang.

Trin 3: Hvor sandsynligt er det egentligt?

Næste opgave er at vurdere sandsynligheden på en skala fra 1 – 5. 0 er det totalt usandsynlige scenarie, og 5 er det meget sandsynlige scenarie, I kun venter på udspiller sig.

Trin 4: Lav jeres prioriterede risiciliste

Den samlede risikofaktor finder I nu ved at gange de to værdier. Jo højere tal, jo mere presserende er det. En risikofaktor på 25 kræver omgående handlinger, mens en faktor omkring 1 kan du mere eller mindre ignorere (men glem dem aldrig helt – det skader ikke at revurdere verdensbilledet af og til).

Sortér nu jeres risici efter den samlede værdi. Resultatet virker måske overraskende. Mange fokuserer ofte på risici med store konsekvenser. Men selv små konsekvenser kan være alvorlige, hvis du ikke har en plan for at håndtere dem.

Trin 5: Hvordan håndterer I jeres risici?

Nu er det bare at starte fra en ende af. Start med de største risici og fokusér på at definere konkrete indsatser for:

• Hvordan forebygger vi, at det sker?
• Hvordan afhjælper vi, hvis det sker?

Undgå at snyde dig selv, når du laver risikoanalysen

Når du vurderer en risiko, så vil du helt naturligt slå hårdt ned og forebygge mest, der hvor konsekvenserne er størst. For det er konsekvenserne, vi frygter.

Men det har en uheldig slagside. Lyt med.

Det betyder nemlig, at vi ofte ender med at bruge uforholdsmæssigt meget energi på at forebygge risici, der kan være helt usandsynlige.

Når du laver din risikoanalyse, så skal du være ekstra opmærksom på, at du vurderer sandsynligheden lige så omhyggeligt som konsekvensen. Så du med den samlede risikoscore kan prioritere dine vigtigste risici.

Hvorfor det er vigtigt?

Hvis du tøffer lidt sløset rundt med en stribe af risici, der godt nok kun har små konsekvenser, så risikerer du, at mængden vælter projektet af pinden. Slår det af sporet. Little by little.

Forebyggelse kræver planlægning

Det er slet ikke unormalt, at risikoanalysen bliver lavet, forebyggelsen bliver defineret og alle går tilbage til arbejdet og fortsætter som normalt. Det er supervigtigt, at du tager teten som projektleder og får indarbejdet jeres forebyggende indsatser i eksempelvis milepælsplanen, så der faktisk bliver handlet løbende på at forebygge de risici, I har identificeret.

Det kan også være en rigtig god idé, at du udpeger ansvarlige for de forskellige forebyggende tiltag, så der er et løbende fokus i hele projektgruppen på, hvordan I forebygger projektets alvorligste risici.

Hvornår starter din plan B?

Når det er gået galt – for ja, projekter støder altid på udfordringer – så er det godt at have en klar plan i baghånden. Plan B. Men hvornår er det egentlig, at I iværksætter Plan B? Hvor slemt skal det stå til?

Når først gryden bobler og konsekvenserne begynder at nærme sig, så kan der let opstå uenighed i gruppen om, hvor slemt det egentlig står til. det er forskelligt, hvor optimistiske eller pessimistiske vi er. Sørg derfor for, at I har nogle veldefinerede faktorer, der afgør, hvornår en Plan B iværksættes.

Skabelon til din risikoanalyse

Har du en skabelon til risikoanalyse?

Hvis ikke, så lad mig fortælle dig, hvorfor det er så vigtigt.

Når du laver din risikoanalyse ved hjælp af en skabelon, kan du:

• Find ud af, hvor risiciene er, og hvordan de kan mindskes.

• Fokusere på de vigtigste risici.

• Lære at identificere og forstå de risici, der er unikke for din virksomhed.

• Få større tillid til din evne til at styre risici og undgå overraskelser i fremtiden.

7 grunde til at du skal lave en risikoanalyse i dit projekt

1. Risikoanalyse hjælper med at identificere trusler og muligheder

En risikoanalyse hjælper med at identificere trusler og muligheder i et projekt ved at identificere de faktorer, der kan få projektet til at mislykkes eller lykkes. Dette kan gøres ved hjælp af en række forskellige metoder, herunder brainstorming, interviews, undersøgelser og meget mere. Målet er at identificere alle mulige risici, der kan påvirke projektets resultat, og at bestemme, hvordan disse risici kan påvirke projektets succes eller fiasko.

Når du har identificeret disse risici, kan du begynde at overveje, hvordan du kan afbøde dem. Du kan overveje at tilføje ressourcer eller ændre dit design, så det er mere modstandsdygtigt over for disse risici.

Hvis du endelig vil sikre dig, at dine strategier til afbødning af risici er effektive og ikke selv skaber nye problemer, giver det mening at foretage en ny risikoanalyse, efter at de er blevet implementeret.

2. Den bidrager til at identificere risici tidligt i planlægningsprocessen

En risikoanalyse hjælper med at identificere risici tidligt i projektet ved at identificere de faktorer, der kan føre til fiasko. Disse faktorer grupperes derefter i forskellige kategorier, som kan bruges som en vejledning i, hvordan man kan forhindre, at de opstår.

Hvis du f.eks. har en risikofaktor, der siger: “Projektet afhænger af et teknisk teammedlem, der er syg”, kan du tage skridt til at forhindre dette ved at have backup-planer på plads eller sikre, at alle medlemmer af dit team altid er raske.

3. Den giver dig mulighed for at planlægge afbødningsforanstaltninger og gøre dem til en del af projektplanen

En risikoanalyse hjælper dig med at planlægge foranstaltninger ved at give dig en måde at tænke over de ting, der kan gå galt, og derefter en måde at tænke over, hvordan du kan forhindre dem. Hvis noget går galt, er det vigtigt at vide, hvad der skete, hvorfor det skete, og hvordan man kan forhindre, at det sker igen.

Risikoanalyse er også en vigtig del af projektplanlægningen, fordi den hjælper dig med at tænke over, hvordan dit projekt vil blive påvirket af eksterne faktorer, som ligger uden for din kontrol. Dette omfatter ting som ændringer i teknologi eller markedsforhold. En god risikoanalyse vil hjælpe dig med at identificere disse faktorer tidligt, så de kan tages op, før de bliver til alvorlige problemer!

4. Hjælper dig med at håndtere konsekvenserne af en risiko

I projektledelse tages der ikke altid hensyn til risikoen. Det er let at sige, at der måske ikke er nogen konsekvenser, eller at vi kan håndtere dem senere. Det er imidlertid en meget farlig holdning at have, når man leder et projekt, for man ved ikke, hvad der kan ske! Hvis man planlægger på forhånd og identificerer potentielle problemer tidligt, kan man finde ud af, hvordan man skal håndtere dem, hvis de opstår.

Det betyder ikke, at du skal være overdrevent bekymret for alle mulige risici.

Der er nogle risici, som måske ikke påvirker dit projekt, hvis de opstår, og det er bedre at fokusere på de risici, som vil have en indvirkning.

Det er dog vigtigt, at du identificerer potentielle problemer og planlægger dem, så de ikke overrasker dig senere!

5. En risikoanalyse giver dig mulighed for at vurdere, hvor vigtig en bestemt risiko er i forhold til andre risici, så du kan prioritere dine reaktioner i overensstemmelse hermed

En risikoanalyse er et vigtigt redskab til at vurdere de enkelte risici og prioritere dem. Den kan hjælpe dig med at identificere de vigtigste risici og fokusere din indsats på at minimere eller afhjælpe dem.

Hvis du f.eks. er i færd med at lancere et nyt produkt, kan det være nødvendigt at foretage en risikoanalyse, inden du starter produktionen af det. Dette vil hjælpe dig med at bestemme, hvilke risici der kan opstå i produktionsfasen, og hvor sandsynligt det er, at de vil opstå. Måske finder du ud af, at der kun er få risici, der ville være meget dyre, hvis de indtraf under produktionen – og måske slet ingen, der ville forårsage alvorlige problemer, hvis de indtraf.

Alternativt kan du, hvis du forbereder dig på et kommende projekt på arbejdet, foretage en risikoanalyse for at finde ud af, hvilke risici der kan skabe problemer, hvis de ikke bliver håndteret korrekt. Forestil dig for eksempel, at du er ansvarlig for at udvikle et nyt softwareprodukt – det kan blive brugt af mange medarbejdere i din virksomhed, som er afhængige af det hver dag. Hvis der var et problem med softwarens pålidelighed eller effektivitet, kunne det få store konsekvenser for både virksomheden og de enkelte medarbejdere, der bruger produktet regelmæssigt; derfor ville det være klogt for alle, der er involveret i udviklingen, at

6. En risikoanalyse er med til at sikre, at alle interessenter er involveret i håndteringen af risici, hvilket betyder, at de er mere tilbøjelige til at være med på, hvordan disse risici håndteres

En risikoanalyse er med til at sikre, at alle interessenter er involveret i risikostyringen, hvilket betyder, at det er mere sandsynligt, at de vil blive involveret i, hvordan disse risici styres. En god risikoanalyse er også nyttig, fordi den giver dig mulighed for at identificere de områder, hvor der kan være mangel på viden eller ekspertise; hvis dette er tilfældet, giver det dig mulighed for at finde måder at forbedre situationen på, så alle kan arbejde effektivt sammen.

Det er især vigtigt, hvis du arbejder i en organisation, hvor der er stor udskiftning blandt personalet. Ved at identificere huller i viden og ekspertise kan du sikre, at hver ny medarbejder har adgang til de oplysninger, de har brug for til at udføre deres arbejde effektivt.

7. En risikoanalyse er med til at sikre, at alle interessenter forstår, hvad de er ansvarlige for, hvilket vil gøre det lettere for dem at udføre deres arbejde

En risikoanalyse hjælper dig også med at identificere potentielle problemer, før de opstår, hvilket kan spare tid og penge og mindske behovet for dyre reparationer senere.

Undgå at opfinde hjulet – brug en skabelon til din risikoanalyse

Er du træt af at skulle genopfinde hjulet igen, når det gælder din risikoanalyse?

Hvis du er som de fleste mennesker, har du sikkert meget at se til. Mellem projektledelse, tidsfrister og personaleadministration er det ikke overraskende, at vi ender med at skulle gøre ting som at lave vores egne risikoanalyser.

Men nu skal du høre: Det er tidskrævende og kan være rigtig svært at lave sin egen risikoanalyse. Du skal tænke over alle de mulige risici, der er forbundet med dit projekt, og derefter dokumentere dem og sørge for, at de bliver afbødet på en eller anden måde.

Og hvad nu, hvis du overser noget? Hvad hvis der er en stor risiko, som kan ende med at sænke dit projekt? Hvad hvis en anden i din virksomhed allerede har tænkt på det og allerede har dokumenteret, hvordan de har afbødet det? Hvad sker der så?

Du ved, hvad der sker: intet godt. Dit projekt bliver forsinket på grund af en forglemmelse eller fejl i planlægningsfasen (hvilket sandsynligvis er grunden til, at så mange projekter bliver forsinket). Du mister måske endda nogle penge på grund af det! Og hvad sker der så? Alle giver DIG skylden for, at du ikke fandt ud af det tidligere – for ikke at gøre dit arbejde så godt som muligt!

Nu er der en nemmere måde at gøre det på: ved at bruge vores skabelon: