Vi har kun 24 timer i døgnet. Det er en af de vilkår som alle ledere har til fælles. Derfor er det en kunst at få så meget som overhovedet muligt ud af hver eneste arbejdstime.
Som iværksætter, der har startet en virksomhed fra scratch uden den store erfaring, har jeg lavet rigtig mange fejl – specielt når det kommer til hvordan jeg har prioriteret min tid. Der er dog intet skamfuldt i at fejle. Jeg har lært af hver eneste fejl, og jeg lærer stadig hver eneste dag.
En af de ting jeg har lært er at udnytte de værktøjer jeg kan få stillet til rådighed for at opnå den maksimale effektivitet i min dagligdag. Mange af de værktøjer jeg bruger er endda gratis og kræver kun meget lidt teknisk snilde, at få til at virke. Her får du mine fire foretrukne værktøjer, som hver især bidrager til øget effektivitet i min hverdag.
De fire værktøjer til effektivitet i arbejdsdagen er:
1. Self-control
Kan du fokusere 100% igennem din arbejdsdag uden at skulle tjekke facebook, ekstrabladet, amino osv? Hvis ikke, er det faktisk helt naturligt. En amerikansk analyse fastslår at 64% af medarbejderne i undersøgelsen bruger tid på ikke arbejdsrelaterede sider hver eneste dag – det er rigtig meget tid der bliver brugt på noget der ikke skaber værdi!
Mange medarbejdere og ledere bruger flere timer hver måned på at surfe rundt på internettet med den undskyldning at man ”tager en mental pause.” Hvis du har brug for en pause så gå en kort tur udenfor og få dermed både ilt til hjernen og gang i blodcirkulationen.
For at undgå disse overspringshandlinger bruger jeg værktøjet SelfControl. SelfControl er et program du gratis kan downloade og installere på din Mac (der findes også alternativer til Windows.) Med Selfcontrol kan jeg blokere adgangen til udvalgte hjemmesider, som forhindrer mig i at være effektiv.
For mit eget vedkommende var det svært at holde sig fra Facebook, da jeg ofte brugte Facebook til at kommunikere med medarbejdere, samarbejdspartnere og nye personer i mit netværk. Desværre blev der også brugt alt for meget tid på at tjekke tilfældige status opdateringer, tilbud og hvad der ellers er interessant i et newsfeed.
Med Selfcontrol kan man selv vælge et tidsinterval hvori man ønsker at blackliste en række sider. I mit eget tilfælde blev det 10 timer dagligt, da jeg gerne vil have mulighed for at bruge Facebook osv. i min fritid.
Det smarte er, at Selfcontrol ikke kan deaktiveres når det først er aktiveret. Man kan ikke stoppe den, afinstallere programmet eller genstarte sin computer – du er altså tvunget til at lave det du burde i perioden og når fristelserne ikke er der, er det meget lettere at holde fokus.
Hvis du ønsker at blokere visse URL adresser på hele arbejdspladsen, kan det som regel gøres igennem routeren. Du vil måske møde lidt modstand fra dine medarbejdere, der vil mene at det er mangel på tillid når du blokerer Facebook på hele arbejdspladsen. På den anden side så har de fleste medarbejdere ikke noget at gøre der i arbejdstiden, og vil de tjekke statusopdateringer i frokostpausen så har de fleste smartphones med eget datanetværk, det kan gøres på. Det er ikke noget vi selv har gjort endnu, men efterhånden som virksomheden vokser kan det blive nødvendigt. Jeg kender flere arbejdspladser hvor det er sket og hvor det har haft positive indvirkninger på effektiviteten. I bund og grund er det dig der kender dine medarbejdere bedst, og er du i tvivl kunne du evt. teste en blokade af de tidsrøvende hjemmesider af i en måned og se om du opnår et øget effektivitet.
Prøv Self-Control (og få styr på overspringshandlingerne)
Platform: Mac (der er også link til Windows alternativet Cold Turkey)
Pris: Gratis
Hent Self-control til Mac
2. Trello
Som leder har du helt sikkert mange bolde i luften, og en af lederens fornemmeste opgaver er at have det kølige overblik. Det kan dog være svært hvis du ikke har struktur på alle de opgaver du er i gang med, specielt når disse opgaver involverer flere forskellige medarbejdere.
Til denne opgave er Trello helt genialt – det er et simpelt og gratis browser-baseret program, som de fleste kan finde ud af. Med Trello kan du holde styr på alle dine opgaver, både dine egne og dem som du arbejder på sammen med andre.
Trello er bygget op i ”Boards.” Hvert Board kan dække over forskellige områder og som administrator kan du give forskellige medarbejdere adgang til forskellige boards.
Her har vi delt hvert board op i forskellige afsnit, ”Ideas” ”To Do” ”Doing” ”Done”. På den måde har vi en ekstremt effektiv rettesnor at gå efter og kan se præcis hvor langt vi er kommet, i forhold til hvad vi skal nå.
Derudover glemmer vi ikke vigtige opgaver, eller bliver distraheret af flere forskellige opgaver på samme tid. Det er en super måde at lave projektstyring og netop det faktum, at du og dine medarbejdere ikke roder rundt mellem forskellige opgaver, betyder at der bliver fokuseret på hver enkelt opgave, og at den bliver løst.
3. Helpscout
E-mails er en stor del af min hverdag, som iværksætter og leder. Dengang jeg var alene i virksomheden var et klassisk outlook-program helt fint, men efterhånden som vi er blevet flere personer med forskellige kompetencer og ansvarsområder, så har vi fået brug for at optimere vores arbejde med e-mails.
Med det browser-baserede program Helpscout bliver alle e-mails sendt til et samlet system, hvorfra de kan tilgås af alle medarbejdere.
Helpscout fungerer på den måde, at du opretter mail-adresser hos din host og får dem til at sende en kopi til Helpscout. Her bliver de så lagret i de tilpassede mailboxes (vi har f.eks. en fælles mail til support, en til regnskab, og så en direkte mail til hver medarbejder).
Når der kommer en mail til supporten, der er fælles, kan hver medarbejder ”trække” mailen over, som var det en telefon der ringede. De andre medarbejdere kan se at mailen er ved at blive besvaret, og kan derefter hoppe videre til næste mail.
Før i tiden havde vi et kæmpe bøvl med at gøre hinanden opmærksomme på hvem der havde svaret på hvad i vores fælles Outlook mail. Det var administrativt en utrolig tung opgave og mildest talt ikke særlig professionelt for kunden i den anden ende (på trods af at vi gjorde alt hvad vi kunne for at minimere dobbelt svar.)
Den meste interessante feature i Helpscout er ”tagging” og statistik funktionen. Hver eneste gang vi får en mail fra en kunde “tagger” vi den efter hvilken type mail det er og hvad den drejer sig om. I statistik funktionen på Helpscout kan vi så sammenholde data fra alle månedens mails og på den måde se præcis hvor meget tid der er blevet brugt på reklamationer, forespørgsler osv. og sammenholde dem med hvor mange ordre og returneringer vi har haft indenfor varegrupperne.
Hvis der er 2 varegrupper der skaber ca. samme dækning hver måned, men den ene har et væsentligt højere ressourceforbrug på supporten, så kan vi nedskalere eller helt udfase denne varegruppe og fokusere på de varegrupper der tjener penge.
Det er et enormt effektivt værktøj til at strømline virksomheden, da tid brugt på support er ”spildt” tid i forhold til at bruge tiden på ting som skaber værdi (f.eks. markedsføring).
4. Firmafon
Når en virksomhed vokser skal strukturen effektiviseres for at der ikke opstår flaskehalse i den interne logistik. Ligesom vi nåede et punkt hvor det krævede en effektiv e-mail platform, skiftede vi i samme omgang vores telefonsystem ud med en mere effektiv løsning, så vi ikke skulle spilde tiden når vi talte med kunder.
Vi endte med at bruge Firmafon, som er en ekstrem agil telefonservice, der samtidig er pæredansk (så du altid kan få dansk support.) Udover de normale features som en omstillingsservice kan tilbyde, har Firmafon en ekstra joker som betyder rigtig meget i vores hverdag:
Hos Evermart.dk er kundeservice et område vi prioriterer meget højt. Det betyder samtidig at telefonisk kundeservice er meget tidskrævende og det er derfor utrolig vigtig at strømline så meget som muligt. Vi har dagligt en lang række af kunder der ringer ind med spørgsmål, enten før eller efter et køb. Især support efter et køb er tidskrævende, og før i tiden brugte vi meget tid på at sidde og lede efter ordre i systemet, hvis kunden ikke kunne huske sit ordrenummer.
Efter at vi har integreret webshoppen med telefonsystemet Firmafon kan vi nu helt automatisk se se alle kundens ordre i systemet. Firmafon slår ganske enkelt telefonnummeret op i systemet og finder de ordrer der er relateret til telefonnummeret.
Det er super smart fordi at vi dels kan levere en hurtigere og bedre kundeservice, også samtidigt sparer vores supportmedarbejder en masse tid.
Det er en lille feature, der i det store regnestykke giver rigtig meget værdi.
Christian Sodemann
– ekspert i proces optimering og effektivisering
Stifter og ejer af Planeten A/S der til dagligt driver webshoppen www.evermart.dk. I min hverdag som ejer af en webshop på et presset marked, er effektivisering og strømlining af virksomheden et absolut must for overlevelse.
Jeg er stor tilhænger af LEAN strategien, ser det som en nødvendighed at alle processer der ikke skaber merværdi skal optimeres, for at sikre gode resultater på et konkurrencepræget marked.
Jeg mener, at en effektiv virksomhed er en stor del af vejen mod en sjov bundlinje, og de virksomheder der undervurderer vigtigheden i at optimere effektiviteten (lige meget hvilken branche de befinder sig i), vil få det svært indenfor ganske få år.
Andre artikler du også skal læse her på Altomledelse.dk
Velskrevet og brugbar artikel – mange tak! Jeg bruger allerede Trello (kombineret med Google Calendar) og har brugt begge i et års tid efterhånden. Jeg vil varmt anbefale begge programmer til andre, og jeg kan godt forstå, i har inddraget Trello på listen.
Jeg havde ikke hørt om Self Control og Cold Turkey før, og jeg var lidt skeptisk.. Eller, det vil sige, jeg var bange for rent faktisk at smide cigaretpakken ud – så at sige.
Jeg har dog valgt at installere Cold Turkey og har lige testet det af, og det virker perfekt. I morgen tidlig vil jeg driste mig til at blokere for Facebook i et par timer, og så må vi se, hvordan det går. 🙂
Tak igen for en god artikel
Mads