Har du respekt for tid?

Føler du, at du har for travlt til at nå det hele? Så er du langt fra alene. Der bliver talt meget om effektivitet, at vi skal nå mere på mindre tid. Det fylder i medierne, på arbejdspladserne og i hjemmene.

Men hvordan har du det egentlig?

Du sover for lidt, arbejder for meget og stræber efter at leve op til dine egne tårnhøje forventninger. Og selvom du knokler løs dagen lang, så ender du alligevel med følelsen af, at du ikke helt er i mål. At tiden ikke slår til.

Den følelse skal du have vendt, og det får du mine håndplukkede råd til lige her.

Du får aldrig mere tid, men du kan altid bruge den bedre

Hvis du gerne vil nå dine opgaver og løse dem ordentligt, så skal du udnytte tiden ordentligt. Ordentligt betyder her, at du bruger tiden ansvarligt og bevidst.

Prøv at tænke tilbage på din normale arbejdsdag:

• Hvornår var du sidst bevidst om, hvad du brugte din tid på?
• Hvornår var du sidst bevidst om, hvilke opgaver du valgte til og fra?
• Hvornår var det sidst dig, der styrede tid – og ikke tiden, der styrede dig?

Det er vigtigt, at du lærer at respektere tiden.

Du får overblikket og overskuddet tilbage, hvis du skifter dit fokus. Du skal skifte fra at være i tiden til at styre tiden. Du skal ikke bare følge med strømmen, lade dig styre af eksterne impulser og halse hovedløst efter.

Tid er den eneste ressource som vi alle har lige meget af. Rig eller fattig, høj eller lav. Alle har kun 24 timer i døgnet at bruge af. Det er, hvordan vi vælger at bruge tiden, der afgøre, hvad vi får ud af den.

Undtagelsen her er søvn. Nogen har brug for mere søvn end andre, og det er vigtigt, at du respekterer det behov. Ellers når du lige pludselig slet ikke noget.

Respekt for tid handler om at træffe bevidste valg

Det er igen tid til at kigge lidt indad. Spørg dig selv:

• Hvornår har du sidst sagt nej til en opgave, fordi det ville bruge tid, som du ikke har?

Min mening er, at din arbejdstid skal være en fast størrelse. Arbejdstiden kan ikke strækkes, stoppes eller udvides. Hvis du gør det, så skal du i hvert fald være helt bevidst omkring, hvilke konsekvenser det har for din familie, for din søvn eller din fritid.

Det er vigtigt, at du selv styrer og definerer rammerne for dit arbejdsliv.

• Hvordan prioriterer du din tid?
• Hvor mange timer vil du sætte af til dit arbejde?
• Hvor meget tid har du sat af til fritidsaktiviteter?
• Hvor meget tid vil du have sammen med din familie?

Det er spørgsmål, som du skal kende svaret på. Ellers ved du ikke, hvornår du har tid til overs til nye opgaver. Og hvornår det er nødvendigt for dig at sige: ”Nej tak”.

Fra at ”flyde med tiden” til at ”udnytte tiden”

Alle opgaver tager tid at løse, men hvor lang tid afhænger af, hvordan du går til opgaven. I et videnssamfund som vores er de fleste opgaver, vi støder på, nogen som kræver, at vi bruger meget mentalt energi (kognitiv kapacitet) for at løse dem. Opgaver, hvor du skal være kreativ, løse problemer og bruge din specialiserede viden.

Samtidig har du også mange forskellige opgaver. Du bruger forskellige redskaber, arbejder sammen med forskellige mennesker og med forskellige områder. Det gør din arbejdsdag vanskelig at planlægge.

Derfor er det vigtigt, at du overordnet forstår de forskellige opgaver, som du løser. Start med at kigge på din uge. Hvilke ensartede opgaver har du? Det kan eksempelvis være at tjekke mails, afrapportering, problemløsning, møder og andre ting, som er specifikke for dig.

Nogle af dine opgaver kan du løse, når der huller rundt omkring. De tager få minutter og stiller ikke store krav til dig. Andre opgaver, eksempelvis beslutninger bør tages, mens du er tilstrækkelig frisk og ikke har opbrugt dine mentale kræfter endnu.

Tilbage er de større opgaver, som tager længere tid, og kræver at du fordyber dig og er fokuseret. Opgaver, som kræver, at du er i flow.

Flow – hvad er det, og hvordan arbejder du i flow?

Når du løser mentalt krævende opgaver, så kræver det din fulde og fokuserede hjernekapacitet. Det kræver, at du er i flow. Flow er en tilstand, hvor du oplever at være opslugt af en opgave, men hvor du samtidig kan holde flere bolde i luften end normalt.

Flow er virkelig vigtigt, når du skal løse krævende opgaver som større afrapporteringer, programmering eller forberedelse til møder. Når du er i flow, er du i stand til at løse mere komplekse opgaver end normalt. Faktisk er der mange opgaver, du kun løser ordentligt, når du er i flow. Derfor vælger mange at løse disse opgaver om aftenen, i weekenden eller på en hjemmearbejdsdag, hvor de kan få fred og ro fra forstyrrelser. Hvor de kan fordybe sig i opgaven.

En mere ubevidst grund til dette valg er, at du faktisk godt ved, hvad der sker, når du bliver forstyrret i dit flow. Det tager i gennemsnit 25 minutter at komme tilbage i flow, når du bliver afbrudt. 25 minutter, der er spildt, fordi du ikke løser dine opgaver optimalt, men kun er ved at finde tilbage i flowet.

En anden vigtig ting at vide med flow er, at det kræver tid at komme i flow og tid at komme ud af. Hvor lang tid er et træningsspørgsmål. Men alt fra 10-30 minutter kan det tage, inden du virkelig forsvinder i opgaven og glemmer alt omkring dig.

Disse to parametre gør, at det er utroligt vigtigt, at du har den nødvendige tid til rådighed, når du skal løse en flowkrævende opgave. Og derfor skal du ikke kun respektere din egen tid men også respektere andre, når de sidder i flow. Det koster nemlig alt for meget tid, når du afbryder en andens flow.

Læs også: Sådan bruger dit åndedræt til at komme i flow

Leder. Respekter dine medarbejderes tid og flow

Alt for ofte ser vi, at ledere går ind og forstyrrer deres ansatte, uden respekt for den tid som der spildes ved det. Hvor ofte har du talt til en ansat i løbet af en dag, hvis det er mere end én gang i timen, så kan du være sikker på, at de i hvert fald ikke har været i flow den dag.

Det, du skal spørge dig selv om, næste gang du skal til at afbryde en ansat, er, om det virkelig ikke kan vente (eller om du kan skrive det i en e-mail), eller om omkostningen (25 minutters flowtid) er det værd.

Ofte opdager jeg i hvert fald selv, at det ikke er forstyrrelsen værd. Så venter jeg til senere med at få afklaring og svar på mit spørgsmål.

Arbejdende i flow

Når du og dine kollegaer begynder at respektere hinandens flow, vil I samtidig opdage, at I kan begynde at nyde jeres arbejde igen, for det er igennem den rolige fordybelse og flowet, at tilfredsstillelsen kommer. Tilfredsheden med kvaliteten af dit arbejde og tilfredsheden med den måde, du bruger din tid.

I vil desuden hurtigt lære at samle ens opgaver til bunke, så I kan løse dem i flowblokke og på den måde nå mere i en bedre kvalitet. Der er ingen grund til at hoppe mentalt fra opgavetype til opgavetype med de omkostninger, som et sådan kontekstskifte har i lead-in og lead-out af dit flow.

Samtidig giver det grobund for en respekt frem mellem jer. En respekt for, hvordan I bruger jeres egen tid og en forståelse for at I ”hugger” tid fra hinanden, når I forstyrrer hinanden.

God fornøjelse!