I den forrige artikel Metode til aktiv lytning lærte du, hvordan du med parafrase-metoden på kvalificeret vis lytter til dine medarbejders kritik og synspunkter, så de virkelig oplever sig hørt. Kort fortalt, så handlede metoden om, at du gengiver indholdet af budskabet, som du får fortalt, uden at dine egne tanker kommer i spil. De konkrete redskaber til dette, kan du læse i den nævnte artikel.
I artiklen her får du værktøjer til det næste skridt i samtalen, hvor du skal have dine medarbejdere til også at lytte til dine synspunkter.
Advarsel: Lav ikke ”problemløsningsfejlen”!
Når mennesker kommer til os med problemer, så reagerer vi instinktivt med at finde løsninger. Vi er så ivrige efter at hjælpe, skabe resultater og komme videre i dagens program, at vi ikke får lyttet grundigt til hinanden. I denne fase af samtalen, skal du dvæle ved samtalen og gøre plads til at udtrykke og lytte til synspunkter. I næste og sidste artikel får du værktøjerne til problemløsning.
3 simple måder at sætte rammen på
Når du har brugt Parafrase-metoden til at være lyttende leder og vurderer, at din medarbejder oplever sig hørt og forstået, så er det tid for, at du bringer dine egne synspunkter på banen. Her er 3 bud på, hvordan du kan sætte rammen for dette på:
- Guide til aktiv lytning
- Gøre Parafrase-metoden konkret
- Påvirke kulturen med din egen adfærd
Den første tilgang er, at du forsigtigt guider dine ansatte i samtalen, og opfordrer dem til at lytte på tilsvarende måde, så de også holder egne tanker tilbage, i stedet for eksempelvis at afbryde.
Du kan eksempelvis sige: ”Jeg vil rigtig gerne høre, hvad du tænker, om det jeg siger, men først vil jeg gerne lige sikre mig, at jeg får det hele sagt. Jeg vil nemlig gerne være sikker på, at jeg har forklaret mig godt nok”.
Den anden tilgang er at være meget konkret. Når din medarbejder kommer ind på kontoret og sætter sig ned, så tager du en fysisk ting, eksempelvis et krus med blyanter, og stiller den ved din medarbejder, mens du siger: ”Okay, lad mig høre, hvad du tænker”.
Så bruger du parafrase-metoden, og når det er tid for dine synspunkter, så tager du fat i kruset og flytter det tydeligt over til dig selv, mens du siger: ”Så er det min tur til at fortælle, hvad jeg tænker, mens du lytter”. Således styrer du samtalen visuelt.
Den sidste tilgang er, at din brug af parafrase-metoden gennem tid vil have afsmittende effekt på dine ansatte. Det bliver en del af kulturen, hvor du fremskynder aktiv lytning, så dine medarbejdere med tiden lærer, hvordan man lytter aktivt til hinanden.
Vigtig miniguide: Sådan udtrykker du holdninger
Med disse 3 værktøjer i brug, vil du mere end fordoble kvaliteten af dine egne inputs til samtalen:
- Brug ”jeg-sprog”
- Hold dig til korte udsagn
- Vær sikker på, at du bliver forstået
Den første ting er, at du altid ophøjer kvaliteten og resultatet af samtalen ved at tale for dig selv. Tal om dine egne tanker og oplevelser – og tal ikke om, hvordan du opfatter den andens holdninger.
Et vigtigt råd i denne sammenhæng er at bruge ’jeg-sprog’. Men hvad er det for noget?
Sådan bruger du ’jeg-sprog’
’Jeg-sprog’ er en teknik som betyder, at du taler om dine egne oplevelser ud fra det, du selv føler. Så hiver du nemlig ikke den anden part ind i oplevelsen på en urimelig måde eller på en måde, som misforstås af den anden. Flere kender det måske fra den private front. Parforholdet.
”Hvorfor roder du sådan på bordet?”
”Hvorfor smider du med dine sokker?”
Vi peger på hinanden og siger ”du” i stedet for at udtrykke vores følelser og tage ansvaret på os:
”Jeg har brug for orden, vil du sørge for dine sokker kommer i kurven? ’Jeg-sprog’ er meget simpelt og ganske vanskeligt på samme tid – men det er uden tvivl en stærk teknik, som vil få dig til at fremstå mere troværdig og ærlig, fordi du tager skyld på dig.
Lad os tage eksemplet fra første artikel:
Leder til sin ansat (irriteret over, at personen opfører sig stresset): ”Hvorfor bliver du altid så stresset?”.
Ansat (føler sig bebrejdet, men har ikke lyst til at sige det): ”Det gør jeg da heller ikke!”
Lederen kan ikke forstå, hvorfor den ansatte ofte skal føle sig stresset, når personen har andre valg.
Leder (tager ansvar for sine følelser og taler i et jeg-sprog): ”For mig er det vigtigt, at du eller andre ansatte ikke er påvirket af stress. Hvad kan du gøre, for at ændre på din situation?”.
Ansat (oplever omsorg og interesse): ”Hmm… Jeg har tænkt på, at jeg måske ikke skulle … ”
Et andet eksempel, for at illustrere teknikken:
Jeg-sprog: ”Jeg blev skuffet, da du ikke overholdte vores aftale med leveringstidspunktet”.
Hvorfor korte udsagn?
Den anden vigtige ting er, at du holder dig til korte udsagn. Vi kender nok alle fornemmelsen af at tale med nogen, som holder lange taler. Det giver en stor risiko for, at vi mister fokus, opmærksomhed og faktisk også glemmer budskabet. Når du skal hjælpe din medarbejder med at lytte og forstå, så letter det, hvis du bruger korte udsagn, der er enkle at forstå.
Vær sikker på, at du bliver forstået – men hvordan?
Den sidste vigtige ting er pauser mellem dine udsagn. Pauser, hvor du sikrer dig, at medarbejderen har forstået dit budskab korrekt. Her kan du guide din medarbejder ved eksempelvis at spørge, hvad vedkommende hørte dig sige:
”Jeg vil gerne være sikker på, at jeg har forklaret mig godt nok, så kan du ikke lige sige, hvad du fik ud af det, som jeg sagde?”.
Det virker kunstigt i starten, men det er godt givet ud.
Den dvælende samtales videre gang
Medarbejdersamtalen startede med, at du brugte Parafrase-metoden til at være lyttende leder, og da du vurderede, at din medarbejder ikke havde mere på hjertet, bragte du dine egne synspunkter på banen og brugte miniguiden som værktøj for, hvordan du skulle udtrykke dine holdninger. Når du er færdig med at udtrykke dine holdninger, kan det sagtens være, at din medarbejder har brug for at udtrykke nye synspunkter, og du gør således igen brug af Parafrase-metoden. Når I begge ikke har mere på hjertet, så bevæger samtalen ind i sin afsluttende fase, hvor problemet skal løses.
Den problemløsende samtale
Den sidste del af en kvalificeret medarbejdersamtale handler om god problemløsning, så din medarbejders problem bliver løst.
Du har tilegnet dig metoden til aktiv lytning med parafrase-metoden, og nu skal du øve dig på at få bragt dig selv på banen, så dine egne holdninger bliver lyttet til. Dette kan du gøre ved at lade folk kopiere dig, ved at guide dem verbalt og visuelt med eksempelvis et kaffekrus. I baghovedet skal du huske at tale for dig selv med ”jeg-sproget”. Tale med korte udsagn og holde pauser, hvor du tjekker op på, hvad folk hører dig sige.
Prøv igen at øve dig på din partner, børn eller venner. I næste artikel, som afslutter emnet om den kvalificerede medarbejdersamtale, får du konkrete værktøjer til at løse problemerne, som medarbejderen kom med i samtalen. Har artiklerne åbnet op for noget spørgsmål, eller er du i tvivl om, hvordan du helt bruger metoden på en konkret medarbejder, så er du velkommen til at ringe eller skrive til mig.
Her er de næste artikler, som du skal læse på altomledelse.dk
- Guide til den gode medarbejderudviklingssamtale
- Hvordan får du en endnu mere værdifuld MUS?
- Lær dine medarbejdere bedre at kende med profilværktøjer som DiSC, JTI og Belbins teamroller
- Guide til situationsbestemt ledelse
- Konflikthåndtering – det kan du gøre som leder
- Direkte rådgivning til en ansat med sociale problemer
- Konkret rådgivning til håndtering af en bestemt ansat, en konflikt eller en bestemt personalegruppe
- Håndtering af kunder med sociale problemer
Jeg ”skræddersyer” også store og små projekter, og jeg udarbejder materialer til udlevering til ansatte og kunder. Du er altid velkommen til at kontakte mig helt uforpligtende og høre, hvordan jeg ser jeres sociale problem løst.
Skriv et svar