MUS er en forkortelse for Medarbejderudviklingssamtale. Det er en berømt og berygtet dialog mellem leder og medarbejder. I den her artikel får du en plan for næste MUS, der sikrer at både du og alle dine medarbejdere får en god dialog, der giver værdi for begge parter.
Hvad er MUS for en samtale?
Medarbejderudviklingssamtalen (der i daglig tale bliver forkortet: MUS) er en dialog mellem leder og medarbejder, hvor fokus er på personlig trivsel, arbejdsopgaver og personlig udvikling (fagligt og personligt).
MUS bliver typisk afhold én gang om året. Det er medarbejderens mulighed for at få feedback og indflydelse på eget arbejdsliv.
Det er en fortrolig samtale, hvor fokus primært er på medarbejderens fremtid i virksomheden. Men det er din opgave som leder at balance, så samtalen på samme tid bliver visionær og realistisk.
Desværre jubler de færreste medarbejdere, når de hører ordet MUS. Det er fordi, at de alt for ofte har oplevet ligegyldige samtaler, hvor samtalen ikke gav værdi, hverken for lederen eller medarbejderen.
Men hvis du som leder husker på, at du inden samtalerne SKAL vide følgende, så er du meget tættere på den gode MUS.
- Hvilket resultat ønsker du?
- Hvordan opnår du det resultat?
Fokus skal altid være på medarbejderen selv. Men det er vigtigt, at I arbejder sammen om det, og at du som leder er støttende i medarbejderens udvikling.
Hvilke resultat ønskes?
Det er vigtigt, at du som leder er klar over, hvad fokus er for årets MUS. Vil du booste motivationen eller fokusere på medarbejdernes personprofiler?
Du har mange muligheder for at bruge MUS. Og det er din opgave som leder at dirigere samtalen meningsfuldt.
Hvordan opnår du det resultat?
Når du har valgt dit fokusområde for medarbejderudviklingssamtalerne, så skal du finde de rigtige værktøjer. Skal der laves DiSC profiler, skal der fokuseres på resultater eller noget helt tredje?
[golearn-box id=”6966″]
Hvorfor skal du holde MUS med dine medarbejdere?
MUS samtalen er et rigtig stærkt værktøj i virksomheden. Den giver medarbejdere og ledere muligheden for at afstemme forventningerne til hinanden.
Den dialog MUS åbner op for er – hvis MU samtalen bliver taget seriøst – et fantastisk supplement til den daglige kommunikation mellem leder og medarbejder.
I ved, hvor I har hinanden.
Og medarbejderne får en platform for løbende udvikling og styrket engagement.
Kort sagt: MUS giver gladere medarbejdere, der er topmotiverede for deres arbejde. Og med denne guide ved hånden, så er du allerede et skridt tættere på vellykkede MUS’er.
Det får lederen ud af MUS’en
- Større kendskab til medarbejderne
- Du får også feedback som leder
- Du skaber sammenhæng mellem virksomhedens mål og medarbejderne.
Det sidste punkt er eksempelvis interessant, hvis du arbejder med Værdibaseret ledelse.
Det får medarbejderne ud af MUS’en
- Indflydelse på eget arbejdsliv
- Forventningsafstemning med leder
- Feedback på arbejdsindsatsen
Hvad er lederens rolle i MUS?
Du skal have det store overblik i løbet af hele samtalen. Det kræver forberedelse, det kræver en bevidst eksekvering og skarp opfølgning. Så her får du gode tips til, hvordan du forbereder, afholder og følger op på MUS’en.
Sådan forbereder du MUS’en
Det vigtigste du som leder skal vide, inden samtalerne starter er:
- Hvad skal samtalerne fokusere på?
- Hvordan får du dem fokuseret mest konstruktivt?
Der er mange mulighed for at fokusere MUS’en. Du kan fokusere på trivsel, motivation, kompetencer eller noget helt fjerde. Men det er ualmindeligt vigtigt, at du vælger et fokusområde. Det er bedre at komme hele vejen rundt om et velvalgt emne med alle dine medarbejdere end at sjaske gennem en masse emner.
Og så skal du vide, hvilke værktøjer du vil bruge for at fokusere samtalerne på en god måde. Hvis du gerne vil lære dine medarbejdere bedre at kende, så skal du måske have fat i DiSC profiler eller Jungiansk Type Index.
Hvor er din afdeling på vej hen?
Du skal tænke langsigtet, så du kan sætte det stærkeste hold, der matcher fremtidens udfordringer, visioner og strategier for din afdeling.
Så vurdér MUS samtalen fokus i forhold til fremtiden for din afdeling, så du som leder får et team, der kan leve op til virksomhedens overordnede mål og værdier i fremtiden.
Hvordan vil du møde den enkelte medarbejder?
Hvis du er i tvivl om en af dine medarbejderes opgaver, eller hvad der motiver den enkelte, så er det nu, du skal finde ud af det. Det er vigtigt, at du er helt opdateret omkring den enkelte medarbejder inden samtalen. Ligesom du skal forberede dig på relevante begivenheder og resultater fra årets løb, som du vil fokusere på.
I vores artikel om Aprreciative Inquiry kan du få masser af inspiration til, hvordan du motiverer medarbejdere ved at fokusere på deres styrker og udvikle dem. Læs artiklen her.
Husk også at forberede medarbejderen på MUS. Vi har samlet et par tips til medarbejderforberedelse i bunden af denne artikel – se her.
Sådan afholder du MUS’en
Under selve MU samtalen, så er det vigtigt, at du lader medarbejderen tale. Du skal maksimalt tale en tredjedel af tiden. Lad i stedet dine spørgsmål være katalysatoren i en dialog, hvor medarbejderen er i centrum.
Det er vigtigt, at du både er kritisk og rosende i dialogen. Og så skal du altid kunne begrunde dine udsagn. Husk eksemplerne og de klare formuleringer, så der ikke opstår tvivl hos medarbejderen.
Sådan følger du op på MUS’en
Din opfølgning fordeler sig på forskellige punkter:
- Din udvikling som leder
- Resumé af samtalen
- Dine aftaler med medarbejderen
Din udvikling som leder
Husk at evaluere dine samtaler med medarbejderne, så du hele tiden bliver bedre til at afholde MUS. Du lærer det først for alvor, når du afprøver det i praksis. Så det er vigtigt, at du husker at lære.
Resumé af samtalen
Vi opfordrer dig til at være den, der tager noter og holder styr på aftalerne, så dine medarbejdere ikke skal tage noter til samtalen, men kan fokusere på at være i samtalen.
Så husk at skrive resumé.
Dine aftaler med medarbejderen
Husk at følge op på de aftaler, som du laver med medarbejderne, hvis de skal have omstruktureret deres arbejdsopgaver eller på kursus.
Sådan forbereder du dine medarbejdere til MUS samtalen
Det er vigtigt, at dine medarbejdere er helt klar til årets Medarbejderudviklingssamtaler, så I får en god og produktiv MUS. Her får du en guide til, hvordan dine medarbejdere kan forberede sig til MU samtalen. Og det er sat op, så du kan give det direkte videre til dine medarbejdere.
- Forberedelse er nøglen til en god MUS
- Bevar det åbne sind
- Hvad skal fremtiden bringe?
- Skriftligt resumé fra MUS
- Medarbejdere skal også følge op
1. Forberedelse er nøglen til en god MUS
Din leder møder op til MU samtalen med en spørgsmålsliste, som samtalen vil være fokuseret omkring. Hvis du forbereder dig godt og samler din egen liste af spørgsmål og emner, så kan du holde øje med undervejs, hvorvidt I kommer omkring det, der fylder i dit arbejdsliv.
Det er vigtigt, at du efterfølgende samler op og selv kommer på banen med de punkter, som du mener, at I mangler.
Har du mange punkter, så kan du med fordel sende din liste til din leder på forhånd. Det giver den bedste mulighed for, at der er plads til alle dine vigtige punkter i samtalen.
2. Bevar det åbne sind
Det er aldrig sjovt at skulle vurderes. Og slet ikke hvis tilbagemeldingerne er kritisk. Forbered dig på at kan blive hårdt, for det er vigtigt, at du bevarer det åbne sind. Husk at tilbagemeldingen er din mulighed for at blive en bedre medarbejder.
Hvis du modtager kritik, og du har brug for at arbejde med den, så spørg ind til lederens løsningsforslag. Din leder har ikke forberedt kritik uden at have handlingsforslag klar.
En konstruktiv og åben tilgang til kritikken er din mulighed for at blive i virksomheden, få endnu sjovere arbejdsopgaver og få et bedre arbejdsliv.
3. Hvad skal fremtiden bringe?
Din leder kan kun lægge planer ud fra de oplysninger, som du giver udtryk for. Så vær klar i mæglet omkring, hvad du ønsker dig af fremtiden.
Hvis din leder kender dine drømme, mål og visioner, så er der større chance for, at pilen peger på dig, næste gang der er åbne positioner i virksomheden.
4. Skriftligt resumé fra MU samtalen
Vi anbefaler, at din leder står for at levere et skriftligt resmué af samtalen. Hvis det ikke sker, så tag selv noter og lav et resumé, som du får underskrevet.
Så har du dine mål og handlingspunkter på skrift. Og det er en stor fordel både for din leder og for dig selv, at der er rene linjer.
5. Husk at følge op på samtalen
MUS-samtalen bliver ikke afhold hver uge, så hvis du har lavet en aftale med din leder, som ikke bliver opfyldt (eksempelvis et kursus, du er blevet lovet), så husk at minde din leder om det.
Det er meget bedre, at du får fulgt op løbende på dine nye arbejdsopgaver, omstruktureringer og kurser end at I sidder til næste MUS og du så ikke har rykket dig. Og har du det på skrift, så er det jo endnu lettere.
Den værdifulde MUS
Ordet værdi er et svært begreb. For kan det overhovedet defineres entydigt? Det, der giver værdi for dig, er ikke nødvendigvis det, der giver værdi for mig. Men i forhold til en værdifuld MUS, vil jeg fremhæve fem centrale ting, du som leder bør have fokus på i arbejdet med MUS.
- Præstation versus forventninger
- Medarbejdere vil føle sig set og hørt
- Frekvens og kvalitet i samtalen
- MUS som en dynamisk proces
- Kontekstens afgørende betydning
1. Præstation versus forventninger
En ting er væsentlig for os alle som medarbejdere, nemlig at blive klogere på, hvad vores leder tænker om os.
Præsterer vi mon som forventet?
Det har vi alle behov for at vide for at kunne præstere vores bedste. Det gælder både nye medarbejdere, der kan være usikre på, om de gør tingene rigtigt og dem med flere år på bagen, der måske står i stampe, og bare gør som de altid har gjort.
En værdifuld MUS er konstruktiv ærlighed, der anerkender medarbejderne for det de gør godt samtidig med, at de gøres opmærksom på de områder, hvor de ikke præsterer som forventet.
Det var tydeligt, at enkelte ledere, under mit feltarbejde, havde helt klare forventninger til, hvordan deres medarbejdere skulle præstere. Men hvad nytter klare forventninger, hvis de ikke er afstemt med medarbejderen. Hvis medarbejderen aldrig har haft en konstruktiv dialog med lederen omkring disse forventninger. Jeg oplevede et gab mellem ledernes forventninger og medarbejdernes præstation, hvilket afspejlede sig i en usikkerhed blandt medarbejderne og frustration blandt lederne. Den største barriere for lederne i forhold til at tage ’den svære samtale’, hvor forventninger ikke stemte overens med præstationer lå i en konfliktskyhed, der gjorde det svært for lederne at være konstruktive i deres dialog med medarbejderne. Derfor var det i flere tilfælde lettere for lederne bare at lade utilfredsheden løbe ud i sandet fremfor at tage dialogen.
Kan du nikke genkende til dette, eller har I opbygget en kultur, hvor konstruktiv feedback er en naturlig del af det at udvikle sig og hele tiden blive bedre?
Hvis I som virksomhed vil præstere, er det nødvendigt, at du som leder italesætter dine forventninger til medarbejdernes præstationer. Ledelse handler om støtte medarbejdere i deres udvikling ved at have fokus på de områder, der kan være svære. Og der har du som leder et ansvar i, at sikre disse områder kommer frem i lyset.
2. Medarbejdere vil føle sig set og hørt
Under feltarbejdet erfarede jeg, at MUS for medarbejderne handlede om at blive klogere på, hvad deres ledere mener om dem. Dette er i tråd med usikkerheden, der opstår, når ledere ikke forventningsafstemmer med medarbejderne.
I revisionsvirksomheden var medarbejderne som oftest i ’kontakt’ med lederen omkring opgaveløsning. Flere medarbejdere fortalte, at de altid fik en lang liste med deres fejl. Det var den eneste feedback de fik på deres opgaver. Når medarbejderne udelukkende oplevede negativ feedback, gjorde det dem usikre på, hvad deres ledere i grunden tænkte om dem. En fortalte, at han var usikker på, om hans leder mon mente han var helt uduelig, fordi han altid fik den her liste med minimum 20 fejl og aldrig en eneste positiv kommentar. Mange medarbejdere gik og var usikre på sig selv. De blev en dårligere udgave af sig selv uden selvværd og troen på, at de var top kvalificerede til deres job.
Dette skyldes, at den enkeltes værdi kompetence- og adfærdsmæssigt ikke var i fokus!
Som leder er du nok ikke i tvivl om, hvad dette kan få af konsekvenser, hvis det står på i længere tid? Det kan ende i stress, sygemeldinger, dårligt arbejdsmiljø og mange andre ting, virksomheder helst vil undgå. MUS er en måde at sætte fokus på den enkeltes kompetencer og adfærd i en helhed og ikke kun på opgaveniveau. Det er yderst vigtigt løbende at sætte spot på den enkelte og give dem den opmærksomhed, vi som mennesker har brug for.
3. Frekvens og kvalitet i samtalen
Medarbejdernes usikkerhed hang tydelig sammen med den frekvens, der var i MUS. Hvis de var heldige, blev de indkaldt årligt. Er det nok kun at gøre status på medarbejderes udvikling og kompetencer en gang om året? Prøv at forestil dig, hvor meget der sker på et år. Under mit feltarbejde var det tydeligt, at medarbejderne havde brug for langt mere, end det de rent faktisk fik.
Den travle leder vil måske stoppe op her og tænke, at det lyder yderst omfattende?
Det gør det måske, men lederjobbet kræver, at du giver dine medarbejdere din fulde opmærksomhed mere end en gang om året. Du har et ansvar for, at alle dine medarbejdere føler sig tilstrækkelige. Det er forudsætningen for, at de præsterer positivt i deres arbejde. Men hvem siger, at en værdifuld MUS behøver være krævende. Under feltarbejdet viste det sig, at det ikke var kvaliteten af samtalen, der var det vigtigste for medarbejderne, men bare det at blive set og bekræftet i, at de er gode nok mere end en gang om året. Selvom jeg kan stille spørgsmålstegn ved kvaliteten af de afholdte samtaler, kunne jeg tydeligt se, at medarbejderne voksede fra de gik ind af døren til de gik ud igen. Og det er jo altafgørende!
Min pointe er, at kvantitet kan være at foretrække fremfor kvalitet, når det handler om at give MUS værdi i første omgang. Dernæst skal der arbejdes med kvaliteten, som kan udvikles i samarbejde med medarbejderne – hvad er kvalitet i samtalen for medarbejderen?
4. MUS som en dynamisk proces
For at MUS bliver rigtig værdifuld skal det foregå i en dynamisk proces i samarbejde med medarbejderen. Både medarbejder, leder og virksomhed skal have noget ud af samtalerne. Derfor vil det altid være en fordel at tilpasse samtalerne så de giver mening i den enkelte virksomhed.
Hvis MUS gøres dynamisk vil det i højere grad komme virksomheden til gode. Som leder er du jo også interesseret i medarbejdernes udvikling i forhold til at løfte virksomheden. De medarbejdere, jeg så gå højere ud af døren, fik et lysere håb om fremtiden og forklarede mig, at de var motiveret på en helt ny måde. Flere fik mod på at lære og udvikle sider af sig selv, fordi de blev bekræftet i, at deres ledere ikke mente de var helt fortabte, som de ind imellem selv fik følelsen af.
Den værdifulde MUS er i alles interesse, og derfor er det enormt vigtigt som leder at tage sig tid. Det er dit ansvar som leder at vande dine medarbejdere for at sikre, at de fortsat blomstrer.
5. Kontekstens afgørende betydning
Som jeg startede dette indlæg, tror jeg ikke, at der findes et entydigt svar på, hvad den perfekte MUS indeholder.
Den perfekte MUS for går – fra mit perspektiv – hånd i hånd med, hvilke typer af medarbejdere du som leder har, – og den kultur I opererer i. Jeg tror ikke, at den skabelon du måske bruger i dag er lige værdifuld for alle dine medarbejdere. I en fortumlet hverdag, hvor alt standardiseres og alt skal ske på den halve tid, tror jeg, at det mere end før handler om at kigge dine medarbejdere i øjnene, og anerkende dem den de er oftere end én gang om året. Vi arbejder efterhånden som robotter, og derfor mener jeg virkelig, at vi har brug for at blive mindet om, at vi stadig er unikke individer hver og en.
Det er lige præcis her, du – kære leder – kan være med til at gøre en forskel.
Du kan i din MUS møde dine medarbejdere, hvor de er. Tilpasse samtalen, så den kommer til at give værdi både for medarbejderen og for virksomheden. MUS giver så meget værdi for alle, hvis det bruges rigtigt og mere end kun én gang om året!
Hvad er dit bedste tip til en god MUS?
Har du et godt tip til MUS, som vi ikke har været inde over her, så er du mere end velkommen til at dele det med os og de andre læsere her på siden, så vi alle bliver klogere.
Du kan bare skrive en kommentar i felterne herunder.
Skriv et svar