Vaklende bunker på skrivebordskanten, møder der trækker ud og hastesager, der bliver løst i midnatstimerne. Sådan ser arbejdsdagen ud for mange ledere.
Det er frustrerende. Det gør din arbejdsdag uoverskuelig, rodet og fanger dig i en farlig fælde. Du får så travlt med at fokusere på brandslukning, hasteopgaver og drift, at du glemmer noget. Du glemmer tiden til at prioritere din udvikling som leder, det strategiske arbejde og dine medarbejderes trivsel.
En effektiv arbejdsdag er løsningen, men hvad består den egentlig af? Her får du 15 tips, der giver dig et bedre overblik og mere overskud i din arbejdsdag.
De 15 tips til en effektiv arbejdsdag
- Forberedelse er nøglen
- Hvad vil du gerne bruge din tid til?
- Sæt et mål
- Find ind til din brændende motivation
- Find dine styrker og svagheder med en SWOT analyse
- Smid de dårlige vaner ud
- Styr på skrivebordet skaber et bedre overblik
- Strukturer din to-do liste
- Skriv to-dos i bydeform
- Prioriter dine opgaver – hårdt
- Læg en plan med din to-do liste
- Få styr på din indbakke
- Træk stikket ud
- Sig NEJ tak til nye opgaver lidt oftere
- Planlæg kun 60 % af din arbejdsdag
1. Forberedelse er nøglen
Hvis du vil være mere effektiv, så kan du med fordel bruge nogle af de værktøjer, der bliver brugt i store virksomheder til effektsikring af processer. Et af de værktøjer er Brinkerhoffs “40-20-40” model, der dybest set handler om, at du skal bruge 40% af din energi på forberedelse, 40% på opfølgning og kun 20% på selve udførelsen af en opgave. Det lyder måske lidt mærkeligt, men Brinkerhoffs forskning viser, at den rigtige forberedelse betyder så meget bedre udførelse af opgaven, at det sparer dig for meget tid.
Læs mere om effektsikring og 40-20-40 modellen her
2. Hvad vil du gerne bruge din tid til?
Bruger du din tid rigtigt? Bruger du din tid på de ting, der gør dig glad? Hvis du ikke kan svare et rungende ‘JA’ på de to spørgsmål, så er det måske på tide, at du går i tænkeboks. Hvis du arbejder med opgaver, hvor du er motiveret, så er meget mere effektiv, og resultaterne bliver bedre. Det kan være små forandringer i din hverdag, der giver dig det sidste skub.
Bliv inspireret af artiklen: Bruger du din tid godt nok?
3. Sæt mål!
Effektivitet handler om at fokusere, være motiveret og tage handling. Det kan være svært at finde ind til det fokus. Heldigvis er SMART modellen udviklet lige netop for, at du kan sætte gode skarpe mål op for dig selv, som gør dig endnu mere motiveret til at fokusere på de vigtige opgaver. Hold øjnene på målet.
4. Find ind til din brændende motivation
Stil skarpt på din rolle som leder og stil dig selv de her spørgsmål:
- Hvem er jeg som leder?
- Hvad er god ledelse for mig?
- Hvad vil jeg gerne gøre bedre som leder?
Det er centrale spørgsmål, men der er et spørgsmål, som er vigtigere: Hvorfor vil du gerne det her?
Simon Sinek har skabt en revolution med bogen Start With Why. Du kan læse vores præsentation af bogen her.
5. Find dine styrker og svagheder med en SWOT analyse
Før du begynder at arbejde med dig selv og udvikler nye effektive rutiner, så er det vigtigt, at du kender dig selv rigtig godt. SWOT analysen stiller skarpt på dine styrker og svagheder. Og selvom den faktisk er udviklet til at blive brugt i virksomhedssammenhænge, så har mange mennesker stor succes med at bruge den personligt.
SWOT analysen giver dig svar på hvilke personlige styrker og svagheder du har og hvilke eksterne faktorer, der påvirker dig. På den måde kan du blive endnu bedre til at bruge dine stærker sider konstruktivt og arbejder med dine svagheder.
6. Smid de dårlige vaner ud
Vi har vist alle sammen et par dårlige vaner, som vi gerne vil udrydde. Men det hamrende svært. Du er faktisk bygget til at klynge dig til rutiner. Men bare rolig, du kan altid lære at bryde med en rutine. Og hvis du har brug for en guide, så finder du den her.
7. Styr på skrivebordet skaber et bedre overblik
Hvis der er rod på skrivebordet, så er der rod i hovedet. Så simpelt er det faktisk. Så start med udvikle nogle stærke skrivebordsrutiner allerede i dag. Det kan være helt simpelt, at du får ryddet op i de mange ledninger, lavet et sorteringssystem til de papirer, der lander på dit bord og lige får sat lidt hyggeligt ind.
8. Strukturer din to-do liste
Du ved det godt. Det er fantastisk at have en god to-do liste. Du bruger det måske engang imellem, når du lige har et par opgaver. Men faktisk så kan du med fordel bruge en to-do liste til alle ting i din arbejdsdag. Lige fra de mails du skal sende til større opgaver, der skal løses. Så her er tre skarpe tips til en bedre to-do liste:
- Skriv alt ned
Hvis du vil have en effektiv arbejdsdag, så skal alt på din to-do liste. Ellers ender du med at overse noget. Find et godt system (vi anbefaler Wunderlist, der er gratis og kører på alle dine enheder). Og skriv så opgaven ned (uanset hvor lille den er), sæt en deadline på og beskriv kort, hvad der skal gøres. - Estimér tidsforbruget
Når du skal planlægge din arbejdsdag, så er det vigtigt, at du har et overblik over, hvor lang tid dine opgaver tager. Så brug to-do listen til at skrive hvor lang tid en opgave faktisk vil tage at løse. - Prioritér opgaverne
Prioritér dine opgaver, så du hurtigt og effektivt kan løse dem. Du kan med fordel give dem 1., 2., 3. og 4. prioritet og så gå i kødet på listen efter følgende princip- Opgaver der skal videredelegeres ordner du allerførst
- Opgaver der tager under 10 minutter – dem løser du straks!
- Vigtige opgaver der tager over 10 minutter – dem får du plottet i din kalender
- Ikke-vigtige opgaver der tager over 10 minutter fylder du hullerne med
Et godt tip til denne arbejdsmetode er at lave det første stykke arbejde med fysiske post-it notes. Der sker noget med hjernen, når vi arbejder med vores hænder og selv kan flytte sedlerne rundt. Det vil give dig et fantastisk overblik. Og når du får alle småopgaverne ud af verden, så har du meget mere ro og overskud til at løse større opgaver.
Hvis du vil i gang med to-do lister, så har vi en begynderguide her
9. Skriv to-dos i bydeform
Det her er virkelig et af de helt simple og hamrende effektive tips. Skriv overskrifterne på¨dine to-do lister i bydeform. Det ser eksempelvis sådan her ud:
- Ring: Carsten fra Marketing
- Mail: Lis fra skoleforeningen
- Mail: Jens i receptionen
- Skriv: Udkast til personalemøde den 4. juni
- Ret: Referat fra bestyrelsesmøde den 2. maj
Det er simpelt, men det hjælper dig til at holde et stærkt overblik i en effektiv arbejdsdag.
Vi har spurgt 7 eksperter om deres bedste tip til en effektiv to-do liste – læs svarene her
10. Prioriter dine opgaver – hårdt
11. tipPlanlægning, planlægning og planlægning
Du skal hele tiden være over din planlægning. Brug ti minutter hver eneste morgen på at løbe gennem din to-do liste, tjekke op på kalenderen og omrokere opgaver. På den måde er du foran og har plads til – både i din kalender, men også mentalt – når der kommer afbrydelser. For lad os bare være ærlige. Lige meget hvor meget du planlægger, så bliver du afbrudt. Og lige meget hvor forudsigelig du er, så kommer der uforudsete opgaver ind. Det handler om at være parat.
HUSK: 10 minutters planlægning hver morgen
12. Få styr på din indbakke
E-mails er genialt. Hurtigt, effektivt og lige ved hånden. Nu hvor smartphones har taget over, så er e-mails faktisk så tæt på os, at de er ved at få overhånd. Det at tjekke mails er blevet en populær overspringshandling. En decideret tidsrøver.
Et simpelt tip til en mere effektiv indbakke er, at opdele alle mails i følgende kategorier:
- 1. skal bare slettes
- 2. skal besvares – smid din på to-do listen
- 3. skal behandles – smid din på to-do listen
- 3. skal arkiveres – smid den direkte ned i arkivet
Målet er hele tiden at have 0 beskeder i din indbakke. Det er lidt ligesom med skrivebordet. Når der er ro i indbakken, så er der ro i hovedet.
Og så tjekker du selvfølgelig kun dine e-mails 2 eller 3 faste gange om dagen.
Sådan bryder du din e-mail afhængighed
13. Træk stikket ud
En effektiv arbejdsdag kræver, at du møder ind på arbejde med en opladte batterier. Så husk at trække stikket ud. Sluk mobilen. Luk computeren. Hold fri. Det kan være hårdt, hvis du står lige foran en deadline. Men når du holder fri, så arbejder du meget mere effektivt bagefter. Så hvordan vil du helst bruge 20 timer?
- 20 halvsløve timer, hvor du kæmper dig umotiveret gennem arbejdsopgaverne?
- 10 timer i solen eller sammen med dine børn og så 10 intensive timer, hvor du knokler igennem?
Når det er stillet op på den her måde, så er det svært at forstå, hvorfor vi er så dårlige til at holde fri. Synes du ikke?
14. Sig NEJ tak til nye opgaver lidt oftere
Er du også for flink? Det er dejlig let at sige ja til nye arbejdsopgaver. Det er spændende, du skuffer ikke nogen og du får masser af anerkendelse. Men hvis du drøner afsted som en forvirret mus, når du skal holde alle boldene i luften, så er det på tide at sige NEJ tak. Før andre gør det for det.
15. Planlæg kun 60 % af din arbejdsdag
Nu har du lært om to-do lister, tomme e-mail indbakker og planlægning. Her til sidst får du et vigtigt – altså som i fuldstændigt umuligt at ignorere – tip. Du må aldrig planlægge mere end 60 % af din arbejdstid. Ellers kan du være helt sikker på at læsset vælter hver eneste dag. Du er nødt til at have en margen – en stor en – til alt det uforudsete. Og det uforudsete fylder mere end du tror.
Hvad er dit bedste tip til en effektiv arbejdsdag?
Nu har du fået 15 tips serveret. Så glæder vi os til at høre, hvad der virkede, hvilket guldkorn du kan supplere med og hvordan du skaber et godt og effektivt arbejdsflow?
Skriv et svar