Projektledelse

Hvad er projektledelse?

Helt kort så kan vi sige, at projektledelse er opgaven og ansvaret for at planlægge, budgettere og håndtere en mængde ressourcer frem mod et mål. Specielt opgaven med at lede gruppen frem mod målet er centralt i projektledelse.

Projektledelse er derfor en disciplin, der indeholder en blanding af styring (management) og ledelse (leadership). På større projekter giver det ofte mening at fritage projektlederen fra de mange styringsopgaver, så fokus udelukkende er på ledelsesopgaverne. Det giver et nødvendigt fokus i store projekter.

Hvorfor skal du være skarp til projektledelse?

Målet med projektledelse er at undgå feberredning og ad-hoc løsninger. Et stærkt projekt sikrer, at alle kender retningen, så I kommer mest effektivt i mål.

Hvis du er skarp, når det kommer til planlægning af projektet, din rolle som projektleder og de enkelte dele af projektforløbet, så har du ganske enkelt meget større chance for, at dit projekt lykkedes, som du har drømt om fra starten.

Projektets syv faser

Ingen projekter er ens. Men vi kan alligevel opstille nogle rammer for, hvordan de fleste projekter forløber – eller bør forløbe.

1. Projektforberedelse – sådan kommer I stærkt fra start
2. Fastsættelse af mål – god projektledelse starter med målsætning
3. Planlægning – hvordan kommer du fra A – Z
4. Projektstart – sådan får du alle med på vognen
5. Projektrealisering
6. Aflevering
7. Opfølgning

Helt grundlæggende så handler det om at stykke en proces sammen fra start til slut, så effekten af det enkelte projekt sikres. Hvis du gerne vil arbejde mere fokuseret med effektsikring – og ikke bare som projektleder – så skal du læse vores guide til effektsikring.

Projektforberedelse – Sådan kommer I stærkt fra start

Projektforberedelse danner hele grundlaget for, at dit projekt kommer til at lykkedes. Det er her, du definerer selve formålet med, at der postes penge i netop dette projekt. Den tid, du investerer i at gøre det her ordentligt, betaler sig selv tilbage mange gange, når projektet er sat i søen.

Det virker helt sikkert omfattende og tidskrævende med al den forberedelse. Du bliver ivrig efter bare at komme ud over stepperne og trykke speederen i bund. Men hvis du kører afsted uden en klar retning, så er der en god chance for, at du farer vild undervejs. Husk det er ikke en proces, du har startet, det er projekt.

En god projektforberedelse hjælper dig på mange fronter. Den sikrer ledelsens opbakning, den gør det nemt at informere og involvere medarbejderne. Derfor skal du være helt skarp på projektets formål.

Fastsættelse af projektmål – God projektledelse starter med målsætning

Målsætning er en vigtig del af forberedelsesfasen til ethvert projekt. Hvis I ikke har et mål, så har projektet ikke en retning. Og så bliver det for alvor svært at lede.

Der er mange værktøjer til at sætte mål. Et af de rigtigt effektive, som er hurtige at gå til, er SMART modellen. SMART modellen stiller nogle vigtige spørgsmål til din målsætning, som er med til at sikre, at projektets mål både er ambitiøst og realistisk.

Helt kort, så ser SMART modellen sådan her ud:

• Specifikt
  • Jo mere præcis og udpenslet projektets mål er, jo lettere er det at sige, om I er nået i mål.
• Målbart
  • Hvordan vil du helt konkret måle på, at I er nået i mål?
• Attraktivt
  • Du skal kunne motivere dine medarbejdere til at knokle på med projektet, selv når dagene bliver lange, så hvad er det attraktive for alle deltagere i projektet?
• Realistisk
  • Har projektet de nødvendige ressourcer – på de rigtige tidspunkter – for at kunne nå i mål?
• Tidsbestemt
  • Du skal have en deadline. Hvis du ikke ved, hvornår projektet skal være i mål, så ved du heller ikke, hvornår I skal starte, og hvornår I skal nå de enkelte milepæle i projektet.

Når du står foran dit næste projekt og skal sætte et hamrende effektivt mål, så skal du huske at bruge vores store guide til SMART modellen.

Planlægning – Hvordan kommer du fra A til Z

Du kender dit udgangspunkt. Det fik du styr på i projektforberedelsen. Du kender dit mål. Nu skal du beskrive alle skridt på vejen fra udgangspunktet A til målet Z.

Har du styr på nøglepersonerne i dit projekt? Se vores trin-for-trin guide til interessentanalyse her >>

Her kan du med fordel arbejde med milepæle for projektet. Ved at dele projektet op i en række etaper, så bliver arbejdet i den enkelte del for det første mere overskueligt. Men samtidig så får du også sat nogle punkter op undervejs, hvor du er nødt til at stoppe op og kritisk vurdere, om I stadigvæk er på rette vej. Der er meget, som kan ændre sig i en organisation, imens dit projekt kører.

Projektlederens mest almindelige planlægningsfejl

Vi har spurgt Mark Mayland om projektlederens mest almindelige fejl i planlægningen. Det giver han her nogle spændende svar på:

”Der er nok ikke én fejl, som går igen hos alle, men der er mange fejl, der går igen hos mange. Jeg ser mange projektledere, der blander planlægningsprocessen sammen med eksekveringsprocessen. Det gør dem langsommere, det koster flere ressourcer, og det giver en forkert prioritering, der ikke gør dem langtidsholdbare.Det, som man kan gøre, er at tømme hovedet for alle de ting, man går og husker på, så hovedet ikke er opgavelisten, men at hovedet bruges til at tænke i løsninger. Herefter placerer man alle sine løse ender og påmindelser et sted, hvor man stoler på, at man kommer tilbage til dem rettidigt. Det sikre, at man ikke spreder sit fokus. Før man går i gang med at løse opgaven, skal man også sikre, at den er brudt ned i endnu mindre bidder. Man skal faktisk vide, hvad er det næste skridt i alle sine opgaver, før man har det rigtige overblik.Det er alt sammen planlægning, og det skal man have gjort, før man går ind i næste uge, så man i næste uge udelukkende kan fokusere på at eksekvere de planlagte opgaver og håndtere nye ad hoc.”

Hvis du har 2 timer af til at arbejde på et projekt, og du først skal til at afklare, hvad timerne skal bruges til, når de 2 timer starter, så er du allerede bagud. Derfor skal planlægning og eksekvering ikke udføres lige efter hinanden.”

Et stærkt tip til projektplanlægning

Nu vi havde fat i Mark Mayland fra personligworkflow tog vi chancen og spurgte Har du et godt trick til planlægningen af projekter? Og det havde han selvfølgelig:

”De fleste af de projektledere som jeg arbejder med er gode til den langsigtede planlægning. De er gode til at sætte mål, deadlines, milepæle etc. Der hvor de mister overblikket er i hverdagen. Selv dygtige projektledere lander i brandslukning, drukner i e-mails, har mange afbrydelser og endeløse møder.
Det mener jeg skyldes, at de ikke har et godt personligt workflow system, der gør dem i stand til at prioritere på den korte og den lange bane.Et simpelt værktøj som en opgaveliste kan gøre underværker, men den skal bruges rigtigt. Det er de fleste projektledere ikke lykkes med. Din opgaveliste skal tage højde for, hvornår opgaven skal startes og ikke kun hvornår tidsfristen udløber. Det er jo de færreste, som er motiveret af deadlines.
Opgavelisten skal også tage højde for dit energi niveau, tid til rådighed og din motivation. Det er langt fra alle opgavelister, som jeg har set, der gør det. Det betyder, at du risikerer at misbruge dine ressourcer og træffe forkerte beslutninger, der fører til dårlig prioritering.”

Projektstart – nu skal du have alle med på vognen

Det er nu du for alvor skal træde i karakter som projektleder. Det er her, du skal have projektets formål tæsket ind i rygraden, så du er klar til at inspirere og motivere alle projektets medarbejdere, så I kommer fra start med en fælles retning for projektet.

Det at få folk til at løfte i flok og motivere medarbejdere er en disciplin, der rækker ud over denne artikel. Så her får du fire inspirerende artikler, som du kan læse om at motivere og lede medarbejdere:

• Hvordan løfter vi i flok?
• Situationsbestemt ledelse
• Har du den rigtige relation til dine medarbejdere?
• Udnyt hinandens styrker med Belbins Teamroller

Opfølgning – sæt ind før projektet kører af sporet

Projektledelse er en hamrende svær disciplin. Du skal sikre, at I kommer fremad hver dag, så I når projektets mål til deadline. Samtidig skal du være meget opmærksom på, at I hele tiden bevæger jer i den rigtige retning.

Her bliver det for alvor vigtigt, at du som projektleder holder øje med projektets fremskridt. For det er ofte her, det for alvor skrider af sporet. Der findes mange forskellige værktøjer til at styre og løbende følge op på et projekt. Her er et par stykker:

• Scrum (ekstern artikel – åbner i nyt vindue)
• Prince 2 (ekstern artikel – åbner i nyt vindue)

Vores opfordring til dig skal være, at du hellere skal følge op lidt for ofte end lidt for sjældent. For jo hurtigere du kan skride ind og slukket projektets ildebrande, jo større chance er der for, at I når målet til deadline.

Hvad er din kerneopgave som projektleder?

Vi har spurgt Lise Halskov, ekspert i projektledelse, hvad hun mener kerneopgaven er for projektlederen. Hun svarede:

Det lyder nemt nok. Men det volder faktisk mange projektledere rigtig mange problemer. I jagten på deadlines, projektmål og effektivitet falder rigtig mange ledere i driftsfælden. De kaster sig over driftsopgaverne i projektet, hvilket betyder at den klare retning hurtigt bliver til famlende gang. De glemmer at tage sig tid til ledelse.

Hvis du gerne vil bevare overblikket og øge effektiviteten på projektet, skal du kigge på vores artikler om effektivitet. Det er simple råd, der sikrer, at du har tid til ledelse.

Hvad er din rolle som projektleder?

Titlen projektleder dækker ofte over rigtig mange ting. Ansvaret griber hurtigt om sig, hvis du ikke sikrer dig fra starten, at din rolle er skarpt defineret i projektet.

10 typiske ansvarsområder for en projektleder

1. Projektbeskrivelsen
2. Planlægning af projektet
3. Lede og motivere medarbejdere i projektarbejdet
4. Samle og sammensætte en optimal projektgruppe (eller optimere den du har)
5. Rapportere til ledelse
6. Sikre fremskridt i projektet
7. Holde projektet på sporet (og gribe ind, hvis det begynder at gå galt)
8. Sikre en god informativ kommunikation til alle parter i projektet
9. Løbende opfølgning
10. Få projektet helskindet i mål

Det er enormt vigtigt at definere en klar rolle. Da vi spurgte ekspert i projektledelse, Lise Halskov, hvad der er projektlederens største udfordring, så svarede hun:

Husker du tid til det uforudsete?

En god tommelfingerregel, når vi arbejder med den personlige planlægning er, at du skal huske at holde 40 % af kalenderen fri til uforudsete hændelser. Vi har spurgt Mark Mayland: Hvor meget tid skal projektlederen afsætte til uforudsete hændelser? Det er svært at pege på et præcist tal, men Mark Mayland fortæller:

”Det er et meget relevant spørgsmål, fordi de fleste ikke tager højde for, at der kan komme uforudsete opgaver, som man derfor ikke kunne planlægge sig ud af.Der er, af gode grunde, ikke noget empiri der underbygger, at du skal sætte en bestemt mængde tid af, fordi det jo er meget forskelligt fra person til person, hvad deres job består af, og hvilke situationer de befinder sig i.Det kan endda variere for den enkelte person, hvor meget tid de skal sætte af, fordi man kan være mere eller mindre under pres, og det kræver forskellige tilgange fra gang til gang.Når det så er sagt, så er de 40 %, som I nævner ikke en dårlig tommelfingerregel, fordi der nok kommer flere nye opgaver, end du havde regnet med, og skulle der ikke komme ad hoc opgaver, så kan du altid starte på de opgaver, du først havde tænkt dig at skulle løse i næste uge, og så starte på dem.

Du skal altså teste, hvor meget af din kommende uge, der skal bruges på ad hoc opgaver, og hvor meget, der skal bruges på opgaver som du har planlagt. For nogen vil det betyde 40% for andre 90%. Det vigtige er, at du har en stor nok buffer.

Det omfatter selvfølgelig også, at du bruger noget tid i den kommende uge til at planlægge den næste uge. Finder du den rette balance, så kan du skabe mere ro og mere overblik. Et andet interessant fænomen er, at tid ikke er den eneste ressource du skal tage højde for. Energi, motivation og fokus er i virkeligheden meget vigtigere ressourcer end tid – hvilket projektledere ofte glemmer. De har det i hvert fald ikke med i deres projektplaner, og derfor smutter deres planer engang i mellem.”

Det er svært med alt det der uforudsete, der sker, når vi implementerer vores plan i praksis. Din plan er ligesom paradis. Hvis ingen rører det forbudte æble, så skal det nok gå godt. Men der er langt fra herrens mark til paradis. Og det er på herrens mark, at din projektplan skal stå sin prøve.

Sådan brandslukker den gode projektleder

Du har muligvis prøvet det selv. Verden er forbandet uforudsigelig, og alle de skarpe mål, den hårde planlægning og effektive opfølgning til trods, så er projektet nu ved at køre af sporet. Det kan være små ting, der sparker benene væk under dig. Det kan være en tidsplan, der begynder at skride.

Det værste er, at panikken nu begynder at brede sig. Så er det svært at redde noget med intensiv motivationsledelse – som ellers har holdt dine medarbejdere jublende glade indtil nu. Der skal skrappere midler til.

Så her får du en effektiv knofedts guide med 4 trin til at slukke ildebrande i et projekt.

1. Få alle problemer beskrevet og vurderet i forhold til indflydelse på, om I når målet.
2. Hiv alle teammedlemmerne med og gå gennem listen – et punkt ad gangen.
3. Find løsninger.
4. Læg en ny plan. Start fra scratch og lav en realistisk plan for, hvordan I nu kommer i mål.

Det kan godt være at tidsplanen ryger sig en tur i den her manøvre. Men det er ingenting i forhold til, hvis du stikker hovedet i jorden eller kigger den anden vej.